GTD中文版之洋葱修订版

结论

2009-01-21T16:21:00.000+08:00

结论

我希望这本书对你有所帮助，你已经开始收获事半功倍的成果，同时减轻了精神上压力。我真心希望你通过运用这些技巧体会到“心如止水”的状态，施展了你的创造才能。那些刚刚着手实施这些方法的人，总能够发现比他们在此看到的更加丰富多彩的内容。也许你走得更远，已经开始着手改造这个方法，让他更加适合自己了。

我相信，本书印证了许多你早就熟知的道理，证明了一些你长期以来坚持的行事方法，也许这会让你在这个日益复杂、令人紧张烦躁的世界里，更加游刃有余。

今天，到处都能看到成功理论和模式的书，而我写这本书的意图，并不是添加雷同的一本。相反，这本书的核心方法不会随着时代的变化而发生变化，而且每当人们使用这些方法时，总能够收到良好的效果。像万有引力一样，当你理解了这个原则，无论做什么事情，都可以大大提高动作的效率。也许这就是所谓的返璞归真（修订者注：也可说是万变不离其宗）。

GTD就是这样的一个指路图，它帮助我们达到一种精力集中同时放松自如的状态，这恰恰体现了获得最高效率时的特点。你可以把它当作一个工具，当你需要时让它帮你恢复到积极的状态。

为了能够保持良好积极的状态，你必须将此方法持之以恒，尽管到目前为止，你很可能还没有养成习惯——把一切事情从你的大脑中理出去；每当事情出现在大脑中就作出决策，而不是拖到日后；回顾和更新包含了各种悬而未决问题的完整清单。我希望到目前为止，你至少已经建立起一个参照点，来评估这些行动所产生的作用。尽管需要花费一些时间才能够养成这些习惯，但你千万不要裹足不前。耐心一些，享受这个过程吧。

最后，这里有一些推动这一进程的小窍门：

l 建立起个人组织管理的设施，安排整理你的工作台，准备几个工作篮，创建一个个人的归档系统（在公司和家里），准备一个性能良好的计划手册，上面有完整的管理项目的清单。我还建议你付出一些行动，来切实改善你的工作环境。挂些照片，准备好笔，清理杂物，重新布置工作环境。让自己有一个崭新的开端。

l 预留出一些时间，让你可以整理办公室中某一个完整的区域，然后是家中的每一个角落。把搜集到的一切纳入到你的系统当中，并采用GTD的方法对其进行处置。

l 同别人分享你从书中得到的知识、你的实践经验以及感受（这是最快的学习方法）。

l 3-6个月后，再回顾本书的内容，你会发现很多第一次阅读时漏掉东西。只要你认知阅读，你得到的会比第一次更多。

l 与推广GTD方法的人保持联系，参与他们的讨论和时间。（可以访问GTD的官方网站http://www.davidco.com/ ，你也可以直接使用邮件和电话联系David Allen的公司 info@davidco.com or 805-646-8432）

l 修订者注：豆瓣的知识管理&时间管理小组（http://www.douban.com/group/km/）；GTD中文版洋葱修订版blog http://gtdcn.blogspot.com/

请尽情享受生命！

第十三章学会关注结果（2）

2009-01-21T16:05:00.000+08:00

在多层次上“关注结果”

我目前从事着一个热点行业。作为一名管理顾问和培训教练，我开口问一些简单的问题，就常常引发别人（有时甚至是自己）富有创意的思考和回答，而这又通常会为当前的形势和工作增添价值。人们并不会因为参与我的教学而变得更聪明——他们只是学会了更合理有效地使用自己的智慧和资源。

最难做到的就是把远大的理想融入平凡的日常活动中去。但其实两者在思维层面上的要求是相同的。

GTD思想在实践过程中的特点是，将效果和效率结合在一起，给你生活的每个层次都带来改变。他会帮助你在思索 “人生观”、“价值观”的时候带给你灵感，也会在你处理日常琐碎事务的时候得心应手。人们很对生活的两极给予同样的关注，而GTD给了你这个机会，并将它们联系了起来。

“这对于我意味着什么呢？”“我希望哪些成为现实呢？”“促成这件事的下一步措施是什么呢？”这些无疑都是我们必须回答的基础问题。这种思考过程以及相关思维方式，将为你带来意想不到的收获。

理想主义者认为，短期的问题无关紧要。愤世嫉俗的人相信，长期的目标没有什么了不起。而现实主义者认定，短期内已经完成的和未完成的工作状况，决定了长期目标的实现。

——Sidney J.Harris

自然式计划法的神奇力量

自然式计划法的价值在于，它提供了一种综合完整、灵活可变、连贯一致的思维模式。

你应该学会并习惯于对自己正在进行的行动的目标提出质疑。在想出具体的办法之前，先对成功的景象进行充分的想象，这是我们需要强化的一种特殊能力。发挥聪明才智的关键因素，在于激发思维想出主意，先不要区分好坏，也不要评价，只管把它们全部表达出来、记录下来。把你想到的主意、搜罗到的信息统统摆在一起，再结合事务的目标，对它们进行排列组合，这是一个很有意思的智力训练。在此过程中要保持对“下一步行动”的关注——毕竟，只有它才能推动事务的发展，也只有它才能让你切实提高效率。

将大量的信息、观点、主意结合在一起，并进行合理的统筹安排，是新世纪人才的一项重要能力。但目前，这还远没有成为职场人士的行为标准。将这种行为方式应用到工作和生活的方方面面，好像会让人觉得很难做到。但是，只要你尝试将这个方法应用到生活的某一方面，你就会目睹立竿见影的效果。

在我多年从事咨询、教学和培训的生涯中，我所收到的有关该模式的反馈信息证明：即使人们仅仅采纳了自然式计划法中一小部分的内容，他们的工作都将得到不同凡响的重大改进。看到越来越多的人开动脑筋、集思广益，并使之成为一种标准的处理手段，真是令我感到振奋不已。这一切再次证实，顺其自然的思维模式正是推动这个物质世界中任何事务向前发展的方式，对此应该充分地加以利用。

这个模式仅仅是一个简单的基本原则。它规定了如何确定工作的预期结果和具体行动。当这个关键点成为我们日常生活中的行动准则时，生产力的水平就将显著提高。此外，头脑风暴——表达和捕捉种种各样的富有创造性的想法、观点和细节——有助于让人们找到最佳的模式、最好的办法，帮助人们轻松地搞定任何事情。

让整个机构变得积极向上

提高一个机构的整体效率，并不是意味着要大动干戈。我不断地收到这样的反馈：只要将本书中的方法稍加推行，就可以让整个机构运作得更迅速、更容易。

在我所熟知的每一个企业中，参照目标和预期成果对日常的各种行动、资产分配、交流沟通、政策方针以及操作程序进行富有建设性的评估和测定，变得日益重要了。近年来，随着全球化进程不断地向前推进，竞争变得日益残酷，技术革新的步伐不断加快，市场变化无常，业绩和生产的标准也随之大大地提高，各方面的压力导致企业面临日益艰巨的挑战。

“我们希望这次会议达成什么样的决议呢？”“这个表格的目的何在呢？”“这项工作的理想人选应该具有什么样的能力呢？”“我们希望通过使用这种软件取得何种成果呢？”在大多数情况下，我们听不到这样深刻的问题。在重大会议上我们确实会听到很多不错的意见，但学会在日常工作中不断问自己“我为什么要做这个？”、“这事情要是做成了会是什么样子？”才是最有效的——这会对你产生极为深远的影响。

当人们把自己的角色从抱怨者和受害者转换成为自己的主宰者时，权力感就产生了。当这种感觉在一个机构内广泛出现的时候，整个工作氛围也会为之改观。每个机构都有更重要的事情需要关注，不应该让消极情绪成为机构运作和发展的绊脚石。

企业中，每个个体成员处理日常事务（工作篮、电子邮件等等）的方式，在宏观上就形成企业文化。如果企业内信息流通不畅、行动执行不力、责任不明确，那这些缺陷带来的不良影响会迅速扩散，最后的结果就是大家都忙于救火，人人觉得风声鹤唳。与此相对，如果每个人都能切实推行GTD的原则，那么整个企业运作必然达到一个全新的境界。当然，各种问题和矛盾冲突不会就此消失，只要试图改变（或者维持）世界上的任何实务的状态，它们都将随之出现。然而，本书中提到的行为方式将会帮助你轻松解决这些问题。

只有远大目标没有具体行动是白日做梦，只有具体行动没有明确目标是无用的劳作，同时拥有目标和行动才是世界的希望。

——英格半萨塞克斯教堂1730

第十三章学会关注结果（1）

2009-01-21T16:04:00.001+08:00

精通此道的魔力

我的客户经常对此难以置信：当他们花了几个小时去清理办公桌的抽屉，痛苦地搜索着积聚在大脑和周围的细小琐事时，我竟然一直安稳地坐在他们的办公室里，他们认为我肯定早就烦得要死了。然而恰恰相反，我发现这是最让我陶醉的一种与人共同工作的方式了。因为我知道，解脱和自由的感觉很快就会在完成这些琐碎的处理之后出现。因为我明白，在他们建立起内在的行为准则、习惯于所需的行为模式之前，需要不断地实践、需要别人的帮助、需要精神高度集中才能够达到的目标。我清楚这些人将在随后的几个小时，几天和几年的时间中，体验到他们与老板、合作伙伴、配偶、孩子、以及他们自己之间的相互关系，将会发生多么重大的变化。

这一点都不让人感觉到厌烦。这是我最喜欢的工作。

“预想结果”的意义

这里我想强调的是，使用GTD方法处理工作并将这套方法贯彻始终，是如何对自己和他人产生深远影响的。

我曾经说过，运用“下一步行动”方法，会帮助你在处理事务的过程中，澄清问题、明确责任、提高效率、同时还能提升自身的能力。当你让自己认明目标，明确项目时，也可以达到完全相同的效果。

判明事务的目标，确定下一步行动，这才能最大限度地提高工作效率。

结果和行动是紧密联系、相互影响的。只有当你对预期结果一清二楚时，才有可能找出恰当的行动。只有你知道要如何行动的时候，结果和现状才能联系起来。你可以、而且必须同时从这两方面入手来解决问题。

我的好友史蒂文是大脑认知领域的一位专家，他有这样的观点：“生活中只存在两个问题：（1）你知道你想要达到的目标，但你不知道如何达成它；（2）你不知道你的目标到底是什么。”如果这种说法是真实的（我认为是的），那么，也就只存在着两种解决方法：

l 找到具体的办法（行动）

l 找到你的目标（结果）

这可以从阴/阳、右脑/左脑、破/立、或者其他类似的对立模型中进行分析。事实上，人类的发展的过程处处可以印证二元论和目的论：人们总是在尝试发现新的事物或现象；当我们发现的时候，我们又会尝试将其纳入已有的知识体系去解释它，或者由此对原有的知识体系进行修正和完善，以帮助我们去进行更多的发现。

人类一直在不断地发现问题、解决问题。

任何吸引你注意力的事务都需要对其进行关注。“这件事对我意味着什么呢？”“为什么会出现在这里呢？”“我希望哪些成为现实呢？（成功的结果是什么呢？）”你所体验到的任何一个“不完善”，都必定以一个“完善”作为参照。

人生的最大乐趣莫过于客服困难、坚定脚步，亲眼目睹自己将目标一一实现。

——Dr.Samuel Johnson

一旦你决定要改变某个事务的状态时，你就要问自己：“我现在如何才能促成它发生改变呢？”或者“我需要调用哪些资源来确保改变的发生呢？”（“下一步行动是什么？”）

你的生活和工作是由结果和行动所构成的。当你日复一日地以此为动力来组织管理一切事物时，这将成为习惯，融入你的血液，你看得更透彻、想得更深远，得到更多、效率更高。你，不断地发现问题、解决问题，不断地设定目标、达到目标，不断地预想结果、付诸行动。

集中精力，让自己驶入快车道

在过去的几年里，很多人通过GTD的应用而获得成功。随着你将这种方法变成习惯，并把它应用到生活和工作的方方面面——从处理电子邮件到管理企业，从外出购物到收购公司，从安排会议到与孩子交流——你个人效率的提升会远远超出你的预期。

我接触过的许多职场人士都已成功地应用了这种方法，现在他们有的体验到了焕然一新的感觉，有的甚至由此为事业开创了新局面。这套方法确实对工作中的方方面面都是行之有效的。如果你曾经尝试过这套方法，并且亲身感受过它所带来的好处，那你肯定不会甘于回到原来的老路上去的。（原文注：实际上，热衷于将GTD付诸实践的人通常是那些渴望自我提升的人，他们一般都在努力地提升自己改变现状，他们可不希望明年的自己和现在一模一样。请放心，本书中的方法会让他们更快地达到自己的目标。）而这套方法中，处理日常事务时一个重要的技巧就是：学会在脑海中对结果作出正面的预期，并以此影响实践。说实话，在对此技巧的学习和传播中，我自己也获益匪浅。

上面标题中的“快车道”一词可能并不恰当。因为人们在成功使用这套方法之后，通常的感觉是自己节奏变慢了，摆脱了原来疲于奔命的状态，并找到了对自己的主控权。最后，这套方法会让你变得更加自觉、更加集中，无论你想要的是什么，都能通过自身的努力促成其实现。

“想出一个方法，好让我能定期多抽出一些时间来陪女儿。”这是一个明确具体的项目，并且会迫使你中指定具体的下一步行动。而与之相对，如果你写成“我该为改善父女关系做点什么”，这样的任务毫无目的性可言，对你也没有足够的推动力，只会白白消耗精力。我所教授的学员们，则积极地承认在目前的生活中很事情都“不完善”，他们把这些事情记录下来，明确了问题的实质，确立“项目”，指定下一步行动并付诸实施，知道最终目标达成。这才是效率，这才是工作效率提升的终极体验。

第十三章学会关注结果（0）

2009-01-21T15:47:00.000+08:00

第十三章学会关注结果

对于思维和想象力对实际行动的积极作用，人们已经在多个领域、不同角度进行了大量的研究和发展——早期的有“积极思维”的书籍，现在有高级神经生理学方面的全新发现。

我个人对此理论的兴趣更偏向于实际应用：它能帮助我们把事情搞定么？如果可以，我们如何才能在管理工作和生活的过程中有效地利用它呢？她能帮助我们做到事半功倍吗？答案是肯定的。

第十二章确定“下一步行动” （4）

2009-01-21T15:44:00.000+08:00

“下一步行动”技巧的巨大价值

有几位经验丰富的高级主管人员曾经告诉我，在他们的机构中把“下一步行动是什么”作为一个行为标准建立之后，就很快发生了立竿见影的效果。这一做法对机构的文化和习惯产生深远影响，并对机构的发展起到了良性作用。

为什么呢？因为这个简单的问题，就会帮助你在处理事务的过程中，澄清问题、明确责任、提高效率、同时还能提升自身的能力。

澄清问题

现实中有太多的讨论没有得到一个明确的行动方案，得到的可能仅仅是模糊不清的意向。对下一步行动没有明确的结论，不知道要做什么，也不知道该由谁来负责，整个问题基本上是处于悬而未决的状态。

人们经常请我参加会议，以帮助他们促进会议效率。而我也学会了百试不爽的一招：无论会议讨论进行到什么状况，在会议结束之前20分钟，提出一个问题——“那么，目前需要做的下一步行动是什么呢？” 根据我的经验，人们往往需要花费20分钟的思考（有时甚至是痛下决心），才能对此问题给出一个答案。

这种做法通常都会迫使参会人员讨论和思考更深层次的问题，而不是在问题的表面上浪费时间。“我们真要这么做吗？”“我们真的知道自己在做什么吗？”“我们真的准备好为此付出宝贵的时间和资源了吗？”这些一针见血的问题，通常会被我们无意识的忽略掉。而防止出现这种状况的最有效的办法，就是迫使自己去决定下一步的具体行动。这会自然而然地将会议引入更深层次的讨论、探究、斟酌、磋商。问题和事务通常太过复杂和不可预期，以至于我们无法去设想结果：我们有责任让问题变得更简单明了。

talk does not cook rice。

——中国谚语

你需要具备一些实际经验，才会了解到我的意思。如果你具备类似的体会，你会肯定会同意我的观点；如果你对我说讲的觉得不清楚，我建议你这样做：在下次会议的时候，尝试在最后提出“那么，我们下面要具体做什么呢？”然后注意观察就行了。

明确责任

“团队协作”的一个可能不良后果，就是没人负责。在许多的组织中，根本分不清一件事到底应该由谁完成、由谁负责。可能我这么说会让人一些读者觉得不快：“大家共同参与此事，也都为此事负责！”但是在实际工作中，这种观点并不可取，要知道多人负责就等于无人负责。许多会议结束后，相关人员会意识到：我们该做些什么。但是与此同时，他们又暗自希望这个任务千万不要落在自己头上。

在我看来，真正会令人不快的是：任务没有布置清楚就让会议结束。所谓“团队协作”，应该是成员共同讨论，确定具体行动方案，然后由特定的人负责执行，这样才能把大家从“悬而未决”的折磨中解脱出来。

再重复一次，如果你有类似的经历，你就能理解我的意思。如果你没有类似的经历，也可以主动尝试一下：在下一次召开的员工会议上或者在饭桌旁举行的“家庭畅谈”中，当每一次讨论结束时问上一句“那么，这个问题的下一步行动是什么呢？”

提高效率

如果一个组织机构在各个环节都采用“确定下一步行动”的思考方式，那么它的效率必然会大幅度提升。由于以上所提到的各种原因，一旦人们在明确目标之后，立即分配人力物力投入工作，必然会事半功倍。

每个行动计划意味着风险和代价，但是比起懒散懈怠导致的延长行动时间所带来的风险和代价来说，前者要少得多。

——J·F·Kennedy

我们内心的思维定势会严重阻碍我们进行创造性的思维，学会如何突破思维定势是非常高深的技能。近十几年来，“效率”一直是各个组织机构极为关心，人们采用任何可能的方法来使其得到提高。但是在当前的信息时代，计算机的出现、通讯技术的发展以及管理理论的成熟，已经使个人事务处理能力和响应时间成为提升效率的最后瓶颈。所有需要你处理的事务都早早地落如你的视野（然后就可能是堆积），没有人会真正的“无事可做”。

我在某些机构中观察到，他们在提升效率方面的最大缺陷就是缺乏对“长期”项目的“下一步行动”决策。这里说的“长期”可不是“某时/也许”。这些项目虽然目标长远，但是依然有些工作是需要尽快完成的；“长期”只说明“为了达成目标需要完成更多的步骤”，而不是“任务截止时间还很远，用不着立即确定下一步行动”。如果一个机构中所有的项目和未尽事宜都获得监控，那将是一个全新的境界。

只有在提升个人的响应效率之后，才能使团队的效率得到提升。在“知识工作中”，这意味着在前期阶段判定行动方案，而不是拖到后期。

提高自己的能力

也许，采纳“下一步行动”方法的最大好处在于：它可显著地提高你推动事务发展的能力，同时增强你的自信心和前瞻能力。

人们一直忙碌于处理各种各样的事情，但是通常是在那些事情不得不完成的时候才着手处理。他们体验不到成功感，也体验不到自己的控制力，更体验不到自己和世界同步运转的快感。人人都应该尝试一下这些感受。

我们惯常使用的对未完成事务的定义，以及对这些事务的处理方式，都需要作出改变。对待事务，我们应该主动将其纳入你的系统，让它们服从你的节奏，而不是问题爆发的时候，再四处救火、疲于奔命。面对事务时刻处于主动地位，这会使你的人生发生巨变。如果把生命比做航船，那你就是自己的船长，你看得越远、想得越超前，对你的航程越有好处。

提出“下一步行动是什么”这个问题，可以帮助你摆脱困境。它告诉我们，如果情况是可以改变的，你就可以通过采取行动来促成变化的发生。这其实也是一种“假设肯定assumed affirmation”的心理暗示。而这类暗示更能够从根本上发挥作用，帮你建立起一个积极的自我形象。这比单纯地重复“我是最棒的”、“我非常有能力”、“我能实现自己的愿望”有效一千倍。

你是否经常听到别人的抱怨？下次再听到别人为了什么事情而抱怨的时候，你可以尝试问一下“那么接下来你要怎么做呢？”人们只会对那些本应该更好的事务而心生抱怨，这个关于“行动”的问题会改变他们的视点。如果情况可以改善，那么就一定可以通过某些行动使其发生改善。如果情况不能改善，那这必定是为了更宏观大局而作出的牺牲或让步（这也就没什么可抱怨的了）。抱怨可能意味着某人不愿意为改善状况付出努力、承担风险，也可能意味着某人不愿承认客观环境的不可变性。抱怨实际上就是自我认知缺失的一种表现。（修订者注：这段分析得非常精辟，让人眼前一亮。）

人们总是把自己的困境归咎于外在条件。我不相信外在条件会决定一切。这个世界上所有的成功者，都是那些勇于站出来寻找合适条件的人。如果找不到，他们就自己创造条件。

——萧伯纳

尽管我和很少以这种方式促进我们的工作，但是我注意到当人们学会运用“下一步行动”技巧时，他们就会赋予自己更大的力量。他们双眼有神，步履轻盈，举手投足间流露出信心和智慧。每个人都很有能力，但是有效地管理那些推动事务发展的具体行动，会进一步激发自身积极的方面，使其开始发挥作用。

当你开始着手处理事务的时候，你内心其实就已经相信你能够做到这一点，而这恰恰又进一步促成了事务的发展。

第十二章确定“下一步行动” （3）

2009-01-21T15:16:00.002+08:00

为什么越是精明的人，延误的事情越多呢

事实上，那些最聪明的人所列出的清单上，未解决和未决定的事情的数量也是最多的。这是为什么？想一想，我们的身体对于头脑中的想象是如何作出反应的。我们的神经系统根本分不不清哪些是大脑的想像，哪些是现实的生活。

为了证实这一点，我么可以一起做个实验。想像你自己走进了一家超市，来到了水果蔬菜柜台前。面前是柑橘类水果的货架——柑橘、柚子、柠檬。现在你看到了很多柠檬，旁边还有切菜板和水果刀。你拿起一个柠檬，切开，闻一闻它的美味！柠檬的汁水一滴一滴的往下流。好了，再切一刀，这样你手里拿着四分之一的柠檬了，把这块全部塞进你的嘴里，咬下去！

越是才智过人的人，越敏感，也越容易被自己的想象所感染。

如果你一字不落地读完了上面的这段，你应该会注意到你嘴里的唾液增加了。你的身体正在试图对付这些酸溜溜的柠檬汁！尽管这一切其实都只存在于你的想象中。

如果你的大脑对你呈现给它的景色作出反应了，比如说，当你考虑到“报税”（在中国，可能想象一下“周末到工商银行排队交电话费”更合适）的时候，你的身体又会有什么样的感觉呢？你是不是正在给自己发送一些“这太容易了”、“我们开始吧”、“完成，成功”，以及“搞定了”这类的画面呢？大概不会。按照上面的原理，哪些人最容易对完成这类事务而产生强烈的抵触情绪呢？哪些人总是不断地拖延工作呢？当然这一定是那些最具创造力、高度敏感、聪明绝顶的人！他们的感悟能力可以在大脑中充分地展现出执行这一类的工作时将会遇到的恶梦一样可怕景象，以及如果工作不能顺利完成将会千万什么样的负面影响。瞬间，他们变得躁动不安，旋即便选择放弃了！

我是一个年老的人，认识到许许多多的困难和问题。但是，它们中的绝大部分从未发生过。

——马克·吐温

谁不会拖延呢？只有那些感觉迟钝的笨人（修订者注：比如许三多。）才会一味地只知道接受，然后开始艰难地跋涉，完全不考虑事情搞砸的后果。而其他人则倾向于尽量推迟所有的事情。

报税？噢，这不是件简单的事。我肯定今年的情况会和往年的不同。我已经看到那些表格了，它们看起来不一样了。大概今年会出台新的规则，我必须搞清楚。可能我还必须先读读那些该死的资料。冗长的表格、简短的表格，不长不短的表格，是将它们归类放到一起呢？还是分门别类地保存呢？我们还要申请用发票抵扣税金，但是如果我们这样做，就需要提供所有的发票。噢，天呀！我不知道我们是否能够拿得出我们所需要的全部发票。如果我们找不出所有的收据，又申报了抵扣税金，那么我们将会受到审计。那该怎么办呢？被查账？噢，不！美国国税局，监狱！！

仅仅扫一眼1040税表（修订者注：　美国每年报税主表的编号是1040。此处由豆瓣上的limpid 指出原有错误，鸣谢。），就已经有许多人“把自己关到了监狱里面”。因为他们太聪明、太敏感、太富于创造力了。在我多年来的培训生涯中，这种情况已经多次得到了证实。通常，堆积事物最多的人正是那些才智过人的人。我接触过的大多数经理和主管人员手上都有几个重要复杂的、尚未定性的工作，要么堆积在书柜中，要么藏匿在他们的大脑里。这些地方总是潜伏着一些消极的想法——“如果我们对它不看、不想、不听，也许它们可以保持安静！”（修订者注：本质上每个人都是潜在的掩耳盗铃者。）

停止消极的想像总是能够增强你的精力。

那么怎么样解决呢？人们总是先喝上一杯。这确实可以帮让你忘掉烦心事儿。当人们的大脑中灌进了酒精后，就会使人反应迟钝，但是通常的状况是，人们在微醉的时候通常会有一阵感到精神振奋。为什么呢?因为酒精能够抑制神经的活动，同时也抑制了大脑中的消极的想象，阻断了那些令人心神不宁的前景预测，这让我们振奋了起来。当然如果我们主动抑制大脑中那些让人沮丧的失败景象，我们的精力也会随之有所增强。然而，这种自我麻醉的策略最多只能暂时生效，那些“烦恼”并没有因此而消失。而且，当我们用酒精麻醉自己的时候，我们同时也无法做出任何判断和选择，一切灵感、热情和精力的源泉似乎也同时消失了。

学会更聪明的抑制烦恼

还存在着一种解决方法：通过制定下一步行动来更聪明地平抑烦恼。当你确定了推动事物进程的下一个具体步骤时，就会有从压力中解脱出来的感觉。从本质上说，决定下一步行动不会使世界发生任何改变。然而，当你认识到你所关注的东西是一件可以完成的任务时，就会增强你的信心和方向感，让你有完成它的动力。如果你在“头脑大扫除”的过程中捕获了所有事务的话，现在就拿出那份清单，去决定每项内容的下一步行动吧。注意在此过程中你的精力的变化。

无论问题多大、多严峻，你总可以向解决它们的方向迈出小小的一步，这就足以除掉那束手无策的感觉。行动起来吧。

——乔治

清单中的事务，要么强烈地吸引着你，要么令你深恶痛绝，这里是不会有中间状态的。对于清单上面的任务，要么就是一心想尽快完成，要么就是极不愿意涉足其中。前者通常是你对某一事务确定了下一步行动后的情形，而后者则恰恰相反。也就是说，是否确定任务的下一步行动，会使你对任务的态度存在180°的逆转。

在对培训的客户进行跟踪调查时，我发现引起许多许多人故态重演的一个难以察觉的原因，就是他们的下一步行动清单不再单纯地罗列下一步行动，而是重又变为他们的任务或子任务目录。当然，他们仍然走在其他人前面，因为他们毕竟把要做的事情记录了下来。然而，他们经常发现自己面临着重重的阻碍，而且常常把事情一拖再拖。这是由于他们的行动清单包含着下面这类内容：

“与宴会委员会的委员们见面”

“约翰尼的生日”

“招待员”

“准备幻灯片”

换言之，事物又被还原到“材料”的状态，而没有转化为具体的行动。在这种状况下，行动和材料没有明确的分界线，无论是谁，拿出这样一份清单的时候，都将不可避免地使其大脑进入超载状态。

这是额外的工作吗？确定下一步行动的过程会让你浪费额外的精力吗？不是，当然不是。比如，如果你想要调整汽车的发动机，那么你迟早都要去决定接下来的具体行动。问题是大多数人会一拖再拖，直到下一步行动变成“赶紧给汽车修理厂打电话，让他们马上派拖车过来！”

因此，你认为大多数人是什么时候才真正地开始考虑下一步行动呢——是当事情刚刚露头时，还是等到事情快搞砸的时候？如果人们在事情的前期阶段着手处理，而不是拖延至后期阶段的话，他们生活的质量将会是完全不同的情形，这一点你也会同意吧？你认为以哪一种方式来生活更加积极有效呢？是每当事情在你的脑子里一出现时，就立刻判定它的下一步行动呢（并将行动分门别类地列入各个下一步行动清单中等候处理）？还是尽力拖延这一思考过程，直到无法逃避的最后一刻，再匆匆忙忙地赶去救火呢（这时你还是要考虑你的具体行动，这是谁也躲不开的）？

直到最后一分钟压力逼人时才匆忙地作出决策，这导致了低效和不必要的精神紧张。

听起来有些夸张，但是，当我询问众多的客户，在他们的公司时大多数行动方案是什么时候决定时，他们几乎都异口同声地回答“当问题出现时”。一位来自跨国公司的客户，在公司内部的调查中，询问压力的来源的时候，排名第一的答案是“最后关头式”的紧急任务，而这类任务通常是由于团队领导没有在问题已出现的时候及时确定处理方案而造成的。

第十二章确定“下一步行动” （2）

2009-01-21T15:16:00.001+08:00

找到需要执行的“下一步行动”

“下一步行动是什么？”——一个这么简单的问题，为什么会有如此奇妙的力量呢？

为了帮助你寻找这个问题的答案，建议你回头看看头脑大扫除时列出清单（参见第五章的“引子”清单）部分。你是否觉察到，有些事情并没有始终如一地，高效地向前推进。大多数人回答“是这样的“，很多事情多多少少受到“阻挠”。

如果你一直没有确定具体的下一步行动（也许是打个电话、发封电子邮件、找样东西或者买件工具等等），那这一步行动就永远不会完成。具有讽刺意味的是，几乎每件事都只需要花10秒钟的思考，就可以确定它的下一步行动。正是由于大多数人没有付出这区区的10秒钟，才导致事情不断被延误。

例如，在一位客户列出的清单上，有一项写着“轮胎”。

我问“这是什么意思？”

他回答：“我的汽车需要更换轮胎。”

“那么，下一步行动是什么呢？”

当时这位客户皱起眉头，想了一下，得出结论：“应该是给轮胎商打个电话，问一下价格。”

这大概就是做出下一步行动决定的花费——仅仅几秒钟的深思。但大多数人却都没能这样来处理他们手中的工作。

这个需要换轮胎的人很可能已经考虑这件事情很久了，他可能多次地坐在电话旁，也不缺少时间和精力来打这个电话，但为什么他没这么做呢？这是因为他当时所处的精神状态，使他根本不愿意手头的事务进行深入思考，这其中当然也包括换轮胎的下一步行动。换句话说，他根本无心进行思考。

他所需要的是，已经再此之前完成了必要思考的过程。如果他对“换轮胎”这一项目（project）早先已经完成了思考，并确定了下一步行动，那么他就可以在恰当的时间完成这一行动。比如，当他在会议开始前有15分钟的空闲、手头上又有一部电话、精神状态为40%时，他就可以拿出行动清单，看到上面列着“给轮胎商店打电话询问价格”这一项，高兴地想到“这件事我现在可以完成！” 他会真切地体会到打这个电话的冲动，至少这样做可以让他体验一下利用时间和精力的空隙来完成某项工作时获得的那种“胜利感”。在这种情况下，他也许没有充足的精力去起草一份重要的文件，但是他有足够的能力拔上几个号码，快速地收集一些简单的信息。极有可能的结果是，很快他就能亲眼看到汽车换上了全新的轮胎，并为此感到满足。

在行动中保持领先的秘诀在于尽早开始行动。而尽早开始行动的秘诀在于，把复杂的大任务分解成为易操作的小任务，然后立即实施其第一项内容。

——马克·吐温

从最基础的层面入手，定义出行动的具体计划，并将行动提示有效地组织和管理起来，这是我们提高工作效率的关键。

这些技巧可以通过学习而获得的，并且，还可以通过实践来使其不断完善。

通常情况下，由于我们没能对下一步行动作出最后的判断，即使那些最简单的事情也会被耽搁。我的学员经常会在清单上列出这样的条目：“调整汽车的发动机状况”。难道“调整发动机”是下一步的行动吗？不是的，除非当你穿上工作服，手持工具走进车库。

“那么，下一步行动是什么呢？”

“我得把汽车送到修理厂去。是的，我需要弄清楚修理厂会不会处理，我想我要给他们打个电话，约个时间。”

“你有电话号码吗？”

“呀，没有……那个修理厂是弗雷德向我推荐的，但我不知道电话号码。我知道了，我还缺少一些信息。”

通常，这就是最常发生的情况。我们扫了一眼这项工作，我们头脑中的某个部分就启动起来了，“我还没有获取全部的信息。”我们知道有所缺失，但又无法确定到底是什么，因此我们就退却了。

如果你不知道具体的下一步行动，那么在现实和目标之间就留下了一个潜在的、巨大的断层。

“那么，下一步做什么叫？”

“我需要弄到电话号码。我猜，我可能从弗雷德那里拿到。”

“你有他的号码吗？”

“有的”

因此，下一步的真正的行动是“给弗雷德打电话，问一下修理厂的电话号码”。

你是否注意到了，在我们真正地判断出下一步的行动方案之前，需要经了几个步骤呢？这种情况非常典型。在大多数人的清单上，列出的都是类似的事情，而不是具体的下一步行动。

第十二章确定“下一步行动” （1）

2009-01-21T15:05:00.000+08:00

“下一步行动”技巧的来源

这个简单但效果非凡的“下一步行动”技巧是我在20年前从我的老朋友迪安·艾奇逊（与前国务卿没有关系）那里学来的，他也是我在管理咨询方面的一位良师。迪安花了多年的时间采访了许多管理人员，调查他们是如何成功地使自己摆脱了工作和环境对精神的困扰。偶然的一天，他尝试从一位主管的办公桌上顺手那起一张张写了任务的文件，并且迫使这位经理立即决定推动它们向前发展的必要的下一步行动。这一做法的效果对那位主管非常显著，而且意义深远，这让迪安在那以后的数年中逐步完善这种方法，并将其发展成处理工作篮内容的标准做法。从那时开始，我们两个使用这个重要的理论培养和训练了成千上万的人，而这也证明了这一技巧确实简单有效。每个采用这种一技巧的人，都会感到工作效率的大大提升，并同时获得了平和的精神状态。

第十二章确定“下一步行动” （0）

2009-01-21T15:04:00.001+08:00

第十二章确定“下一步行动”

我有种“强迫症”，在我的任何思考过程中，我都会同时考虑 “下一步行动是什么”。首先，让我们幻想这样一个世界：会议和讨论永无休止，事务间的相互影响让人无法得出结论，没人知道一件事情该不该做、如何去做、由谁来做。如果没人考虑“下一步行动是什么”，世界也许就会是这个样子。下面，我们在想象这样一个世界：各个组织和个人都对所辖的事务考虑并确定出具体的“下一步行动“，而且对行动的执行和结果的评估也都有严格的管理。如果每个人都尽力回答“下一步行动是什么”这个问题，世界也许就会是这个样子了。这将使我们从无休止的会议、讨论、协商中解脱出来，使我们专注于更重要的事情。

当一个组织习惯于将“下一步行动是什么”作为一个标准问题时，它会自然而然地在效能、生产率、透明度等方面获得显著的提高。

在过去的几年里我注意到，每当个人或团体把“下一步行动是什么”列为一个最基本的问题并坚持提出来时，他们自身的能力以及工作效率就会发生显著的变化。这个问题看似简单，但是它却难以得到全面的贯彻。

你可能面临的最大的挑战就是：一旦你自己和周围的人们已经习惯于提问“下一步行动是什么”时，再碰上那些没有同样习惯的人时会让你感到异常沮丧。因为你已经认识到这个问题可以帮助你那么快速地阐明任务、提出方案，所以当你看到别人不采用这种方法的时候，必然会感到难以接受。

对于我们与自己或别人做出的承诺，我们有责任给予兑现。为此，我们要尽早确定具体的下一步行动。毕竟，当事情刚刚出现的时候就着手处理，与当问题难以收场时再动手解决，是完全不同的。

第十一章养成收集的习惯（2）

2009-01-21T11:47:00.001+08:00

收集习惯给团体带来的好处

当团队中的每一个人（在同一个部门中、同一个家庭中、同一家公司里）都养成收集的习惯，并且保证不会遗漏任何一件需要关注的事情，又会怎么样呢？一旦达到这种境界，大家根本就不会花费心思去考虑“遗漏”的问题，所有人的精力都会放在更重要的事情上。

如果在沟通交流这一环节上还存在隔阂，就往往导致在团队协作中产生挫折感和普遍的紧张情绪。大多数人认为，如果对某件事情不能保持持续关注，就会使其在个人管理系统中销声匿迹，最后的结果就是突然爆发，让你措手不及。他们并没有认识到，之所以会体会到这种感觉是因为他们长久以来一直身处在这种环境中，以至于误认为这就是事务的客观规律（就像万有引力一样）。但实际上情况并非如此。

几年来，不少成功人士通过GTD的学习，学会了将上面提到的这些好习惯整合入他们的个人管理系统和生活，着使他们获益匪浅，并很快使他们在同行中脱颖而出。近二十年来，我一直时刻清空我大脑的“内存”和“硬盘”，随时将各种资料收入我的“工作篮”中。每当我在别人的工作篮中发现一个没有处理的备忘录，或者在他们在谈话中做出允诺却没有将允诺记录下来的时候，都会让我感到惊诧和疑惑。这些行为对我来说是无法接受的行为。我还有更重要的事情急要着处理呢，不能总是为团队中的这些漏洞烦心。

这就好比坐在一艘漏水的小船上，往船外淘水就会耗费你的大量精力，甚至让你根本无心划船。

我需要确信，我所输入语音留言、电子邮件、一段记录、一个字条，以及任何形式信息都能输送到别人的系统中去，它们将快速地经过加工处理和组织整理的步骤，并且成为行动清单上的一个选项，最终获得执行。如果接收到信息的人只习惯使用电话和语音留言，而不是电子邮件和书面文件，那么我就不得不放弃那些方式，而使用对方唯一信赖的这种媒介。在那些关注执行效率和执行成本的组织中，这种情况是让人无法接受的。

当我们要对系统做出改造的时候，我们必须要确信进行改造的每一步骤都是恰当的，不会造成不良副作用的。水桶原理告诉我们，木桶能盛装的水量是由最短的那块木板决定的，同理，一个组织中的效率是由组织中效率最低的关键人物决定的。

当我漫步于某些机构时，特别注意到这一点：在那里，工作篮要么根本不存在，要么塞得满满的、长时无人问津。这些企业内的交流往往充满了“中断”，人与人、部门与部门之间的交流都是效率低下，人们对“交流”无法信任，没有高效的“交流”也就没有高效的工作。

有的企业则建立了严密的信息搜集和传递系统，信息的管理和传递清晰透明，一目了然。几乎没有人为了信息“交流”操心，大家都可以集中精力对付更加重要的问题。其实，这种信息搜集系统对于家庭来说同样有效——为父母、孩子、保姆、管家或者任何一位家庭成员设置工作篮。我和我的妻子就是如此，就算我们坐得非常近，我们也会把需要对方完成的工作放入对方的工作篮中。许多人都会对此感到惊讶，认为这太冷漠、太机械化了。事实上，这种做法非常有效的避免打断别人正在进行的工作，而且使我们彼此关系更融洽，也让人感到更加自由——因为正是这种方式，让那些机械的事情被纳入彼此的系统并得到处理，而不是在彼此面对面的交流时吸引我们的注意力（或者说跑出来煞风景）。

很不幸，我们无法强制每个人都建立起自己的个人事务处理系统。每个人在如何处理事务的问题上有完全的自由度，别人无权干事。但是，至少你可以做到的是，确保他人（按照他们自己的方式去）处理、跟踪和管理事务，让他们知道这是他们份内的工作而且必须完成。同时，你也可以将本书的内容拿出来分享。这样，他们至少没有理由会遗漏任何事情了。

一个成功的组织内部必须创建这样一种文化（或者说习惯、机制）：每个人都可以坦然面的超出自己能力的工作量；对于那些无法及时完成的工作，可以对其重新协商、制定计划。

我们并不要求每个人都完成所有工作，对于现在的“知识工作”职场，每个人都有做不完的工作。我希望我所做到的是为大家提供一套方法来坦然地面对和处理这种状况。其中的一个关键方法就是对那些没有及时完成的协议进行重新进行商议，这会让我们减少负面感受。这才称得上是高水准的“知识工作“。要做到这一点，缺少了一个严谨的收集系统，则是根本不可能的。请记住，你不可能与自己重新商议那些你想不起来的协议，同样，你也无法与他人重新商议那些丧失头绪的事情。

一群人完全学会使用完善的收集系统，就好比是一艘配合默契的舰船在海上航行。当然，仅仅这样还并不意味这舰船的航行正确，甚至都不能保证大家没有上错船；这只表示他们的船正高效地全速前进。

第十一章养成收集的习惯（1）

2009-01-21T11:39:00.000+08:00

收集习惯给个人带来的好处

在整个收集（Collecting）的过程当中，你会有什么样的感受呢？大多数人说，感觉糟透了，但又感觉好极了。这是怎么回事？

如果你同大多数完整地完成了收集过程的人们一样，你肯定会感觉到某种程度的焦虑。在我的研讨班上，当我让学员们描述他们在收集过程中的感受时，出现频率最高的是这些词汇，“难以招架”、“恐慌”、“挫败感”、“疲惫”以及“令人反感”。想一想，你是不是已经拖延了某项早该完成的任务？如果有，你自然会对此产生一种内疚感：“我其实早就应该搞定这件事的。”

与此同时，你是否又感受到一种如释重负的和有控制力的感觉呢？大多数人的回答是肯定的。这又是如何产生的呢？在你进行一个单独的过程之后，竟然同时出现完全相反的感觉——焦虑和解脱，难以招架和控制良好。这到底是怎么回事？

当你认识到了面对各种材料（stuff）时，也就等于找到了各种消极情绪产生的根源，就自然就会发现消除焦虑的方法。如果你确实从收集材料的过程中体验到积极的感觉，那就证明你其实已经自己开始铲除那些消极因素了。

产生消极情绪的来源

不良的情绪来自何处？是要做的事情太多了么？不对，要做的事情总是太多。如果你仅仅因为要做的事情比你能做的多而感觉不好的话，那你就永远无法感觉好起来了。因此，要做的事情太多并不是引发消极情绪的来源，这种情绪应该来自别处。

当某人单方面撕毁了与签订的协议时，你会怎么样想呢？他们告诉你星期四下午4点与你见面，而当约定的时间到了，他们却连个招呼都不打就爽约了，这是一种什么样的感觉呢？我想必定是沮丧和失望吧。当人们在生活中食言毁约时，他们为之付出的代价就是人际关系中的信任感的瓦解，一种绝对负面的影响。

焦虑和内疚并不是因为承担太多的工作而造成的，这是由于你撕毁了同自己的约定而导致后果。

然而，你的工作篮中装的东西都是什么呢？这些东西其实都代表着你同自己签订的协议。消极情绪都是你违反这些协议所产生的直接后果——它们是自我信任感丧失的症状。如果你告诉自己要起草一份战略计划，当你未能完成时，你一定感到十分沮丧。如果你计划要整理一下当前的工作，但是最终却未能实现，那随之而来的自然就是内疚和挫折的感觉。如果你决定要多抽出些时间来陪你的孩子，但是却没有做到，那你感受到的肯定是焦虑和挫败感。

应该如何防止同自己违约？

如果你的消极情绪来自于毁约，那有3种方法来对付这种局面，消除负面影响：

l 不签订协议

l 完成协议

l 重新协商协议

所有这些方法都有助于摆脱不良的情绪。

不签订协议

面对一大堆积压已久的陈旧资料，最让人感到轻松的处理方式，就是决定不再理睬它们，直接把它们扔到垃圾桶。对付生活中未尽事宜的方法之一就是，学会说“不”！

只要你降低对自己的要求，便会立刻轻松起来。如果你对生活的各个方面——对子女的培养教育、学校的教学制度、团队的精神面貌、软件的代码——都降低关注的程度，那你需要处理的事情就相应地大大减少了。（原文注：通常的观点是，关注自己的核心价值观会让生活变得更简单。而我的观点与之相反：绝大多数要办的事情恰恰来自于人们对自身价值观的关注。价值观确实为人们指出了生活的意义和方向。但是要知道，你越是关于于自己的价值观，你就越会发现有更多的事情要自己完成。你的价值观确实会帮你做出选择和决定，但是绝不会让生活变得简单起来。）

没人愿意随便降低对自己的标准和要求。然而，一旦你理解了这种方法的真正含义，你就会减少“协议”的数量。我自己就是这样。过去我为了赢得别人的赞赏，而订制了大量的协议。直到我后来因为无法履行协议而付出了惨痛的代价，才增强了对协议的认识。我培训的一位保险公司的经理人这样描述他从这种方法中获得的益处：“从前，我只会告诉每一个人，‘OK我会处理这件的事’，因为我并不清楚我到底需要做多少事情。而现在我有一个一目了然的、毫无遗漏的工作清单。为了维护我的信誉，我不得不说‘哦，不行，我做不到，很抱歉’。令人惊讶的是，我并没有因为我的拒绝而被人厌恶，相反，所有人都被我的严格的自律所打动！”

保持一份工作清单，可以让你更加轻松地并理直气壮地说“不”。

一位客户，同时也是一位个人培训领域的企业家，最近告诉我，通过创建一个工作清单，他减少了生活中大量的焦虑和压力。把一切分数注意力的事情全部放进了工作篮，这一习惯让他有机会重新考虑哪些任务才是真正值得关注的。如果他发现这个事情已经超出了自己的能力范围，那就可以直接把他丢入垃圾桶。

我认为这种思维方式非常成熟。整个方法最为重要的一点就是，在整个捕捉和追踪头脑中的事务的过程中，你有两次机会去过滤掉那些你并不是真心希望完成的工作。不清楚哪些工作是自己必须完成的，就好比不知道信用卡中的余额和限额——这绝对危险和不负责任的。

（修订者注：这一部分的核心新思想就是“学会说不”。不要盲目地答应他人（也包括自己）的任何要求，答应之前都应该仔细考虑自己是否想完成，是否有能力完成。而当你完全搜集了生活中所有未尽事宜的时候，“说不”的时候就会更加有理有据。比如，你可以拿着你的任务清单和你的领导说“我的任务清单在这里，目前我没有任何精力去完成其他工作了，所以这个工作我接受不了，请您把他安排给别人吧。”再比如，你想报名参加每周三的声乐学习班，好在以后卡拉OK的时候出出风头，但是清单上写着“每天晚上回家给孩子喂奶，哄孩子睡觉”，没办法，直接把“学唱歌”放入“某时/也许”清单吧。）

完成协议

当然，根除消极情绪的另一种途径就是完成这项工作，然后标上“已经完成”。只要你最终可以获得完成工作后的那种成就感，你当然就愿意去做了。我相信，当那些花不了2分钟就可做完的事情刚冒头时就立即完成它，你就能看到这种心理上的收益。我的大多数客户在花了几个小时清理他们堆积如山的事务后，就会感觉非常棒，因为运用2分钟原则完成了大量事情。

Out of the strain of the doing, into the peace of the done.

—-Julia Louis Woodruff

一个原本轻松快乐的周末很可能被家中积累下来的各种杂务消耗殆尽。而当你捕捉到所有的未尽事宜，并能随时在清单中看到它们，你的大脑中的某一个部分就会迸发灵感（或因为压力和紧迫感造成创造力），尽快把它们一一完成。

每一个人都渴望成功。为了满足这一愿望，给自己安排一些能够轻松完成的任务是一个非常好的方法。

你是否曾经完成了在清单中并未列在首位的任务，并在清单中把他勾掉了？这时，你就会明白我的意思了。

然而这里还存在一个问题。工作清单和堆积的资料全部成功地处理掉之后，将体验到什么感觉呢？你可能欣喜若狂。猜一下在3天之后你又将获得什么？对了——另一个工作清单，而且可能包含更加庞大复杂的内容！完成了所有的任务让你感觉良好、干劲十足。很有可能，你将承担一些更加重要更富挑战性的工作。

当你了解协议的内容时，完成协议才会更容易。

你的老板在注意到你出色的工作能力和显著的工作效率之后，将会怎样做呢？你又答对了——分派更多的工作给你！这就是职场的第二十二条军规：无论你做得多好，你都应该做得更好。

因此，既然你不打算大幅度地降低对你的标准，也不希望停止工作，同时仍然期望逃离紧张压力的折磨，那你就必须学会下面提到的第三种方法。

重新商定协议

假定我曾经告诉你，我星期四下午4点与你见面，但当我约定好这一时间以后，情况发生了变化。考虑到我有一些更重要的事情需要处理，我决定取消我们星期四见面的约会。我除了干脆到时不露面以外，我还有什么更好的选择不让我们良好的关系受损么？没错——打一个电话改变协议。这是重新调整约定，而不是毁约。

现在你是否已经明白，为什么把所有的事务从大脑中清理出来、放在你的面前会让你感觉更好一些呢？这是因为当你注视着它们，心里不断地琢磨着要么立刻实施，要么干脆说“不”，你会自然而然地重新审定这些协议。这里存在一个问题：你不可能同自己重新商议那些你已经记不起来的协议！

正是宽容，方能打开惟一可能通向创造性思维的道路。

——Desmond Wilson

事实上，记不起你曾经同自己签订的协议，这并不意味着你打算逃避应该承担的责任。你可以向任何一个心理学家咨询，在你的心灵中有多少空间会用来记录那些你丢掉的事情，答案是：0。这就意味着一旦你告诉自己应该处理某件事，然后仅仅把它存入短时记忆中去，结果你头脑的某一部分将自始至终地认为你应该立刻采取行动。也就是说：每当你给自己布置了两项工作，并且只将它们存在大脑中时，压力感和失败感就随之而来——因为没人能同时完成这两件事。

如果你同大多数人一样，在家里也有一些贮藏区域——也许是一个车库，你过去（甚至是6年前！）曾经告诉自己应该清扫和整理一下这个车库了，你很可能在过去的6年时，每天不停地考虑你应该清理车库。难怪人们活的这么累呀！每次走过车库，你就听到身体发出声音：“为什么我们只是路过车库呢？难道我们不应该彻底打扫一下吗？”你无法忍受这种抱怨的折磨，只要还有其他的办法，你就永远不愿再走进这个车库。如果你希望阻断这种不绝于耳的抱怨，有3种选择来对付你同自己达成的这个协议。

1、降低你对车库的标准（你可能早就这么干了）。“我的车库又脏又乱……谁在乎呢？”

2、履行协议，清扫车库。

3、至少把“清理车库”这一项列入“将来/也许”清单中。然后，当你每周浏览这个清单看到这一项内容时，你可以对自己说，“这一周不行”。下一次当你再经过车库时，你就不会再听到其他的声音了，除了“嘿！这周不行”。

我是非常认真的。我们的内心深处是不会觉得清扫车库与购买一家公司这两个协议之间有什么区别的。在你的内心中，它们只不过都是协议罢了——已经付诸实施的或者已经违背的协议。如果仅仅凭记忆来提醒自己需要完成某个协议，那么只要你当前没有采取行动，那它就始终是一个未能履行的协议。

与传统时间管理方法背道而驰

这种方法与传统的时间管理法有很大区别。那些传统方式可能会给你留下这样的一种印象：如果你告诉自己需要处理的事情并非是那么重要，结果它就真的变的不重要了（不值得追踪、管理、处理）。但是根据我自己的经验这并不完全准确，至少对于下意识的事物处理而言不是完全准确的。这是我们神志清醒时处理事情的方法，所以所有协议也必须在神志清醒的签订的。这就要求我们随时保持完全清醒的头脑，以捕捉每一个协议，使之具体化，并进行定期的回顾检查，这样才能把它存放在自我管理体系中的相应位置上了。如果事实不是这样发展的，那么它将占用你更多的心思，比其应该用到的要多的多。

根据我的经验，任何仅凭记忆力保存的事情，都将占用（比需要得到的）更多的关注。收集所有未尽事宜的原因，并不是因为它们都具有完全同等的重要性，恰恰是由于它们的重要性不同。任何没有收集到的事情（无论是否重要），都会一样地产生心里压力，消耗宝贵的精力。

需要收集多少内容呢？

如果可以搜集到一切未尽事宜，你将感到无比轻松。当你对自己说：“对了，我下一次去商店时，要买一块黄油”，接着把这一条加到你的食品清单，你的感觉肯定会很好。当你想起“我必须给银行顾问打一个电话，谈谈有关托管基金的事”，就把它记在电话清单中，你知道一旦手头有一部电话时你一定能够看到它的，你的感觉也会变得好起来。不过这种感觉与你认识到你已经收集了所有的事情时的感觉比起来，那简直是天壤之别。

什么时候你才能知道大脑中还有多少的剩余事情有待收集呢？——只有当你完成全部收集时。即使你仅仅是模模糊糊地感觉好像还有些事情没有搜集到，你也无法判定已经搜集到的事情所占的百分比是多少。那么怎么样才能知道不存在剩余资料呢？——当头脑中不再浮现出任何事件的提示信息。

这并不意味着大脑中空无一物。只要意识清醒，你的大脑肯定会专注在某一事物上。如果你每次将精力聚集于某一件单独的事情上，没有一丝分心，那么你就是处于“心如止水”的境界了。

我建议你开动脑筋，仔细地考虑事情，而不仅仅是想起事情。当你对某个项目或人进行思考的时候，要让此过程能够产生效果，而不仅仅是让自己记起他们。为了能够全面地达到提高效率的目标，你必须紧紧地抓住一切。而这需要耗费一定的精力，改变愿来的习惯，才能够训练你自己：当你的头脑中产生哪怕是微乎其微的协议时，也要立刻将它们辨别出来并捕获下来。尽可能全面地完成搜集，每当新生事物出现你都要及时抓住，并使之成为你的习惯，这将使你变得无比强大。

第十一章养成收集的习惯（0）

2009-01-21T10:56:00.000+08:00

第十一章养成收集的习惯

前文介绍的方法和模式，看似简单实际上却蕴含了十分丰富的内容。它们提供了一套系统的方法，使你的头脑摆脱杂事的困扰，确保你在工作中达到高水准的效果。这本身就已经成为实施这些做法的充足一理由了。

然而，这些正在发挥作用的基本原则中还有更深远的意义。在下面的3个章节中，我将介绍一下在我20年来运用这些基本原则的过程中的心得体会。这些基本原则的运用会对个人产生非常重要的影响，同样，对大型公司或组织同样能起到积极的作用。

当你与别人交流与合作的过程中，在接收信息、组织处理以及管理的各个方面都做到无懈可击，别人自然就会对你建立特别的信任。而这恰恰就是悉数收集生活中各种未尽事宜所产正的直接结果。它将显著地提高你的心理健康程度，大大增强你的人际关系的质量，无论是在个人生活方面，还是在工作方面。

第三部分 GTD系统中的几个关键原则

2009-01-21T10:52:00.000+08:00

第三部分 GTD系统中的几个关键原则

第十章学会控制项目（4）

2009-01-21T10:47:00.001+08:00

在我的生活中，我将如何应用所有的手段呢?

就像你的“下一步行动”清单需要不断地进行内容更新一样，你的“项目”清单也应该如此。要做到这一点，你应该抽出一段比较完整的时间（1~3小时比较理想），对付每一个项目进行尽可能深入的“纵向”思考。

准备工具、创造条件，对项目进行一些创造性的思考。这就足以让你把大多数人抛在后面了。

现在，就请找出你目前最关心或者最感兴趣的几个项目，对这些项目进行一些思考，并进行收集和组织整理的工作，在此过程中你可以使用任何你认为用得上的工具。

对这些项目逐个关注，每次只面对一个项目，采用自上而下的思考方式。问问自己：“对于这件事情，我还需要了解什么？获取什么？记住什么？”

你可以使用纸笔工具，绘制出思维导图，然后建立一个文件夹以保存这些纸质文件。你也可以在你的管理软件中，随手输入一些要点和想法。你还可以打开Word软件，写出这个事情的分级概要。

让我们把超前的焦虑变成超前的思考和策划。

——温斯顿·丘吉尔

关键在于你要学会思考并将思考的结果辅助实施。要培养一个好习惯：在考虑问题的时候高度集中精力，有预见性地发现问题解决问题，而不是要等到迫不得已时才行动。

GTD中文版 之 洋葱修订版

结论

结论

第十三章 学会关注结果 （2）

在多层次上“关注结果”

自然式计划法的神奇力量

让整个机构变得积极向上

第十三章 学会关注结果 （1）

精通此道的魔力

“预想结果”的意义

集中精力，让自己驶入快车道

第十三章 学会关注结果 （0）

第十二章 确定“下一步行动” （4）

“下一步行动”技巧的巨大价值

澄清问题

明确责任

提高效率

提高自己的能力

第十二章 确定“下一步行动” （3）

为什么越是精明的人，延误的事情越多呢

学会更聪明的抑制烦恼

第十二章 确定“下一步行动” （2）

找到需要执行的“下一步行动”

第十二章 确定“下一步行动” （1）

“下一步行动”技巧的来源

第十二章 确定“下一步行动” （0）

第十一章 养成收集的习惯 （2）

收集习惯给团体带来的好处

第十一章 养成收集的习惯 （1）

收集习惯给个人带来的好处

产生消极情绪的来源

应该如何防止同自己违约？

不签订协议

完成协议

重新商定协议

与传统时间管理方法背道而驰

需要收集多少内容呢？

第十一章 养成收集的习惯 （0）

第三部分 GTD系统中的几个关键原则

第三部分 GTD系统中的几个关键原则

第十章 学会控制项目 （4）

在我的生活中，我将如何应用所有的手段呢?

GTD中文版之洋葱修订版

第十三章学会关注结果（2）

第十三章学会关注结果（1）

第十三章学会关注结果（0）

第十二章确定“下一步行动” （4）

第十二章确定“下一步行动” （3）

第十二章确定“下一步行动” （2）

第十二章确定“下一步行动” （1）

第十二章确定“下一步行动” （0）

第十一章养成收集的习惯（2）

第十一章养成收集的习惯（1）

第十一章养成收集的习惯（0）

第十章学会控制项目（4）