第四章 准备工作：确定时间、空间和工具 （2）

预留时间

我建议你用一整块时间来启动这个系统，并准备出一个工作区（合理的空间布置、舒服的家具、称手的工具）。一个舒适高效的工作区非常重要，它能减少你对事务处理的潜意识的抗拒，甚至能吸引你坐下来、加快你的工作节奏。最完美的时间安排是连续的两整天。（原文注：如果你找不到这样的时间也不用泄气，记住：无论时间长短，只要你按照我的建议去实施了，就一定会有收获。两天时间并不是这个启动这个管理方法的必要条件——只不过这些时间投入会让整个过程立竿见影。）一个完整的信息搜集过程（collect）将要耗费6个小时或者更多的时间，而处理（process）这些信息、确定下一步行动的耗时，将很可能在8个小时以上。当然，收集和处理的工作也可以分多个部分完成，但是一次性完成这些工作会更流畅一些。

对于一般的工作人员来说，进行这项工作的最理想的时间段是在周未或者节假日，因为在此期期间，外界的干扰最少。如果我们必须要在一般的工作日进行这个过程的话，首先要确认在这一天中没有任何预约，除非出现紧急情况，否则不接受任何打扰；所有的电话呼叫都转至语音信箱，或者先由秘书接听，等到休息时间再进行处理。我不建议你用下班后的时间，因为这时往往意味精力不济，而且很有可能出现“走神”的情况。（原文注：其实下班后的时间对某些平时不适合做的事情，反而是比较合适的，比如整理文件、照片，上网研究一下的度假的地点，或者清理一下个人发票之类的。）

我接触过许许多多的管理人员，对于他们来说，找到连续两整天的时间是执行整个计划过程中最困难的部分——他们工作时，必须时刻准备好进行各种不期而至的会议和通讯，让他们对这些工作放任不管是极其困难的。所以我们通常会选择周未时间。如果你的办公地点是一个开放式的大办公室内，那么在一个普通的工作日中找到大块不被打扰的时间就更加困难了。

这并不是因为程序本身是多么的“神圣不可侵犯”，而仅仅是因为要收集处理如此多的尚未解决的事务，需要耗费大量的精力，尤其是当人们让事务长期以来一直徘徊于这种“开放的”、“悬而未决”或者“陷入困境”的状态时。任何中断都可能导致之一过程的加倍延长。如果你能够在某一个有限的时间内一次性完成这个工作，那么，这会让你感受到自己的控制能力空前提高，并且体验到一种强烈的成就感，从而激发出更强的创造力。经过这次集中处理之后，你便能在日后利用各种工作之间的短暂间隙处理随时出现的问题了。

专门空出两天时间来处理这个过程，对于你的工作效率和精神健康而言，都将具有成倍的价值。