2009年1月14日星期三

第三章 控制项目:纵向项目规划的5个阶段 (2)

自然式计划模式.

世界上经验最丰富的计划家就是你的大脑。

对于世界上那个才华横溢、最具创造力的计划者,就是与你朝夕相处的大脑。实际上,你自己就是一个生产计划的机器。当你穿衣,吃午饭,购物,或者是在与人侃侃而谈、高谈阔论时,你的大脑都在一刻不停地盘算着。尽管其过程可能毫无章法可言,但事实上在大脑闪现出任何一个具体的方案之前,一些相当复杂的步骤就已经抢先登场了。人的大脑在面对任何一项任务的时候,都要经过5个步骤:

1.定义目标和原则

2.展望成果

3.头脑风暴

4.组织管理

5.明确下一步的行动方案

一个简单的事例:计划出去吃饭

你上一次出去吃饭时,最初的动机是什么?原因可能有很多:因为饥肠辘辘,或是朋友之间的社交活动,为了庆祝某一个特殊的日子,签订一笔生意的合同,或是为了谈情说爱。只要是出于上述的某一个原因,你就马上开始进行计划了。你的意愿就是你的目标,它自然而然地启动了你内心深处的计划过程。你的原则规定了你所作计划的界限。可能你自己并未意识到这些外出就餐原则的存在,但是你的思维却从来没有逾越这一边界:食物和服务的标准、支付能力、方便程度以及舒适度。无论如何,在制定计划时,你的目标就是你的动机,而原则限定了你的计划。

一旦作出决定要实现这一目标,首先进入你脑海的实质性问题是什么呢?恐怕不是“计划,第二部分,第1点,第3小点”吧。你的第一批想法很可能是这样的事情,如“在餐厅吃意大利风味的晚餐”,或者“在比斯特罗咖啡馆街边的桌旁坐一坐”。你很可能还会想像出晚餐时的一些美好体验,或者设想一下晚餐的结局,也许你还想到了共同吃饭的人、气氛什么的,这就是你对结果的预期。当外出就餐的原因成为你的目的时,对晚餐进行的种种想像便成为你的展望

一旦认同了这种展望,你的大脑便会自然而然地开始想些什么问题呢?我们应该几点出发?这家餐馆今天晚上营业吗?人会不会非常多?天气怎么样?是否应该换身衣服?汽油还够吗?现在饿不饿?这就是头脑风暴。一旦作出承诺要达到某一目标,在达到之前,你就会身不由己地向自己接二连三地发问。这些问题是这个创造性过程中的一个组成部分。当大脑意识到,在你设定的目标和你目前的状况之间存在着一定的差距,这时它会千方百计地弥补这一差距,以消除这种“认知不协调”。这就是自然式计划法中“如何……”这一阶段的起始点。但是,这种思考模式显示出一定的随意性。你会想到有关外出就餐方方面面的事情。当然,你不一定把所有浮现在脑海里的事情逐一地写在“信封背面”,但是,你的大脑确实经历了类似的过程。(原文注:如果你最要好的朋友最近取得了成功,而你负责为此举办一个庆祝活动,那么你头脑中可能浮现出的各种复杂烦琐的细节问题,这就在一定程度上印证了“信封背面”式思维的价值。)

一旦头脑里装满了大量的想法和细节,你也就不由自主地开始了组织整理的工作。你会这样想,“首先,我们需要弄清楚那家餐厅是否开门营业”,或者“我们给安德森一家打个电话,看一看他们是否愿意同我们一同出去吃晚饭”。一旦你对相关的结果产生了各式各样的想法,大脑将自动地根据事情的组成要素、重要程度和事件发展的先后顺序,分门别类地进行归纳整理。组成要素是指“我们要考虑逻辑性问题、人员和地点方面的事宜”,重要程度是指“搞清楚大家是否愿意外出就餐是非常关键的”,先后顺序是指“首先,我们需要确认那家餐厅是否营业,然后给安德森一家打电话,接着更衣准备外出”。

最后,为了确认首要的要素,你需要把注意力放在具体的下一步行动上。“给苏珊娜餐厅打个电话,问问那里是否开门,然后预订一下座位。”

每天你无论做什么事情,都会顺理成章地遇到工作计划中这5个不同的阶段。这就是你创造事物的途径—晚餐,一个轻松愉快的夜晚,一件新产品的发布,或者筹建一家新公司。你的内心里充满着促成某一件事情的冲动;你设想着可能的结局;你冒出一个又一个可能的想法;你把它们分析归纳整理,并纳入一个系统中去;你为了达成目标,确定了下一步的具体行动。你的一切举动自然而然地发生了,并没有给予过多的考虑。

自然式计划法不一定就是常规做法

但是,上面所描述的那种过程是否就是你的委员会作出决议的模式?你的IT团队是不是正在以这种方式开发一个新的系统?你是不是正遵循这个原则安排布置一个结婚典礼?或者考虑可能出现的公司合并的问题呢?

你是否已经详细地阐明了这项工作的主要意图?是否已经向每一个应该了解内情的人通报了情况?你们是否已经对即将采取的标准和行为达成了共识?遵循这些标准和行为将是成功计划的保障。

你是否已经展望了成功的前景?是否已经考虑到了,如果目标实现将会带来什么样的变革?

你最近是否预想到成功的结果?

你是否已经把所有的想法全都明明白白地摆在桌面上了——所有那些有可能影响到预期后果,而你又必须加以考虑的情况。

你是否已经确定了所有至关重要的构成要素、重大事件和结果?

你是否已经明确了那些目前可以开始投入运作的方方面面的事情了呢?每一方面的下一步行动是什么?具体由谁负责各个部分的环节呢?

如果你如同大部分人一样,对这些问题的回答是:“大概还没”。那么这就说明,你在计划的过程当中很有可能遗漏了自然式计划法中的某一些步骤。

在我所组织的几次学术研讨会上,我要求与会者运用这个计划模式进行实际操作:为目前的一项重要工作制定计划。他们仅花了几分钟的时间就完成了所有5个阶段的程序。与过去一直作出的艰苦努力相比,他们对取得的成绩深感震惊。后来,一位男士走过来告诉我:“我不知道我应该感谢你呢,还是应该感到气愤?我刚刚制定了一项商业计划,过去我一直告诉自己“这项工作至少要花上几个月的时间才能够完成”,而现在我再也找不到借口逃避这件事了!”

如果你愿意,现在就可以试一试。选择一项新任务,或者一项使你进退维谷的工作。考虑一下你的目的,想一想你希望得到的结果是什么:你将在物质、金钱、名望或者其他方面获取怎样的收益呢?动动脑筋,看看有什么可行的操作步骤。归纳你的想法,决定下一步的行动方案。通过这几个步骤的思考,你是否对你的目标以及达到目标的方法更加心中有数了呢?

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