加工处理（Process）
对于参加这个课程的所有人来说，我帮助他们所作出的最大改进，恐怕就是指导他们按部就班地对每一项工作进行思考，最终清空他们的收集工具。当我与在某家环球公司的一个部门经理共同处理了她的“收集篮”以后，她坐在那里，感前所未有轻松。此前她为了减轻大量的会议给自己带来的繁重压力，便依赖于工作日程表提醒会议日程，而效果还不错；在我的帮助下，她对工作的其他方面也进行进行了归纳和整理，使她在各个方面都变得井井有条了。最后，我们把她需要提醒的行动和信息分门别类地逐个确定，并存入了一个看得见、摸得到的具体的系统里面。
对于你所搜集到的每一封电子和语音邮件、每一条备忘录或者每一个自然萌生的念头，你该如何处理呢？这是行动管理过程中的一个组成要素，它是整个个人组织管理体系的基础。许多人试图把一切整理得井井有条，但是他们却错误地直接整理那些收集到的“材料”。那些你搜集到的事务时无法有效的组织（Organize）起来的，你只能收集它们，加工（Process）它们。对这些事务加工后产生的下一步行动，才是真正的组织整理的对象。在决策树型分析图中（见后图），加工（Process）和组织（Organize）这两个阶段是整个过程的主干部分。
在后面的章节里，我将针对加工（Process）过程的每一个环节详细地进行指导。而现在，我建议你在我们总览全过程的同时，从你的任务篮中拿出几项工作，或者拿出一摞资料，以它们为例，对这个过程有一个大致的了解。
“它”是什么？
这个问题并不愚蠢。我们前面已经讨论了收集工具以及收集的“材料（Stuff）”。但是，我们还没有讨论过这些材料到底是什么，需要我们如何处理。比如，我们从上级主管接收的很多信息，往往因为含糊不清，而很容易从我们的管理系统中溜掉，我们是不是应该先搞清楚这些信息的含义呢？当我们收到人力资源部门转发的电子邮件，通知我们某某政策的某某情况时，我们是不是也需要先看清楚内容？我曾经从客户那堆积如山的文件中，挖掘出一打有价值的信息，这仅仅是由于他们当时不愿意花上几秒钟的时间来搞清楚文件内容就随手一扔造成的。搞清楚了这个问题，我们也就可以了解下一步决策的重要性了。
“它”是否需要采取行动呢？
对于这个问题有两种回答：是和否。
如果是“否”这个答案，也就是“它”不需要我们采取任何行动，那么有三种可能的情况：
1. 这是无用的垃圾（trash），我们根本就没必要保留它。
2. 目前没有采取行动的必要，但是日后可能需要处理（孵化，酝酿incubate）。
3. 该信息具有潜在的利用价值，今后也许能够派上用场（参考reference）。
这三种情况各自都有一套处理方法，我们以后的章节详细介绍。就目前而言，对于要删除的东西，你所需要的就是一个垃圾箱和一个Delete键；对于那些需要日后处理的事情，就将他们写在备忘录或者日程表里；对于那些有潜在价值的东西，把他们放在一个完善的归档系统中就可以了。
需要采取行动
这一类信息要求我们亲自着手处理。典型的情况可能是一封要求你参加公司活动的电子邮件；或者别人留给你的参加某一专题会议的留言条；又或者是请求你回复电话的短信留言。
面对这类需要着手处理的信息时，你必须解答两个问题：
1.你完成它会达到什么样的目标和结果？（Outcome是什么）
2.下一步需要采取的行动是什么？（Next Action）
如果它代表一个项目
如果你对手头的事情需要一系列的行动才能达到他的目标或结果，你就可以将其视为一个项目（project）并将它列入“项目”清单中。这如同在地上树起一个树桩，提醒你有些目标尚未达成。每周回顾一下这个清单将会帮助你想起起这个尚未解决的问题。这些目标时刻存在于你的管理系统中，直到你达成这个目标或者放弃这个目标。
下一步要采取什么行动？
对于你所收集到的任何材料Stuff来说，这都是一个关键的问题；如果你能给出合适的答案，你便拥有了下一步组织（Organize）工作的基本材料。“下一步行动（Next Action）”是指那些可执行可操作具体行动，完成了它们才能推动整个事情向着既定目标发展。
做事情时，并不需要花费很多气力，但是在决策行动时，却要求投入大量的精力。
——爱因斯坦
“下一步行动”的几个例子：
l 给弗雷德打个电话，问题要那家修理厂的电话号码。
l 起草预算会议的具体议程。
l 向安吉拉建议建立一套文件归档系统。
l 上网了解一下数据库管理软件的知识。
这些都是一些需要实实在在地发生的、真实而具体的活动。这些需要完成的活动也是你整个个人管理系统的重要管理对象。
立即完成、指派他人、或者延迟处理。
一旦你决定了下一步行动，紧接着，你面临三种选择：
1、 立即完成Do it。如果这步行动能在2分钟内完成，那么你就应该立刻完成它。
2、 指派他人Delegate it。如果处理这件事情需要花费的时间不止2分钟，那么，你应该问一问自己，你是否就是解决这个问题的最佳人选呢？如果回答是否定的，那就委托给一个合适的人员去办理。
3、 延迟处理Defer it。如果预计花费时间超过2分钟，而你又恰恰是最佳人选，这时，你不得不推迟行动，把它记录在 “下一步行动”清单上，以后再来完成。
博文
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