过程：管理你的行动（Actions）
你几乎可以像训练运动员那样来训练你自己，在“知识工作”中表现得快速、敏捷、积极主动和精力集中。你可以更加积极有效地思考问题，轻松自如地控制事态的发展。你可以使形形色色的闲杂琐事减少到最小程度，完成更多的工作，消耗更少气力。此外，你还可以针对搜集到的全部“材料”进行前期阶段的处理，为你的工作和生活制定出一套标准的事务处理模式。
然而，在你未达到这一境界之前，你首先需要培养一个习惯：在大脑中不留任何事情。正如我们已经看到的那样，单纯的时间管理、信息管理或者优先事务管理都无法实现这一目标。毕竟：
l 你不可能通过管理时间，把5分钟变成6分钟；
l 你无法管理大量的信息量，过量的信息只会被遗忘和忽视——否则，当你走进图书馆，打开电话黄页本，或者上网的时候，脑子非爆炸了不可；
l 你无法管理事务的优先级，因为事务是否优先完全是你的主管决定。（you don't manage priorities—you have them.）
因此，管理你的行动是管理好你全部“材料”的关键所在。
管理行动的重要性
你向利用自己的时间做什么事情？你要把你获取的信息运用到哪件事情上？你要把有限的精力花费在哪件事情上？这些是人们分配有限资源的时候必须作出的选择。这个问题的本质是，在某个时间，你应该做什么。也就是，我们要如何管理行动（actions）。
这个推理似乎显而易见。然而，你所要关心的项目、事务、未尽事宜的具体行动的数量之大常常会令你震惊。更别说那些没有确定的和没有决定方案的事务了。常常听到有人抱怨“我没有时间去____”（请自行填空），这完全是可以理解的，因为许多项目似乎势不可挡地向你涌来。之所以有这种感觉，是因为没人能进行项目（do project）！你所能做到的仅仅能够完成这项任务中的某一个具体的行动步骤。在多数情况下，那些具体的行动步骤可能仅仅需要一两分钟的时间就可以完成，而正是这些不起眼的行动在推动整个项目的进展
开始便是行动的一半。
—希腊谚语
在培训成千上万名专业人士的实践中，我发现，他们的突出问题并不是缺乏时间（尽管他们自己这样认为）。问题的关键在于，他们无法断定到底要干些什么，下一步需要采取哪些行动。就像在用雷达监视敌情，你在发现异常的第一时间作出反应，而不是等到问题严重化了才手忙脚乱地处理。这将让你在行动管理中收获丰硕成果。
事务极少由于时间匮乏而受阻。它们陷入困境往往是由于未能判定行动而造成的。
采用自下而上的方法
经过多年的观察，我发现自下而上的工作方法对提高个人工作效率具有实用价值，即从当前活动和任务的最底层入手来处理事务。一般观点认为，最恰当的做事方法应该是自上而下地进行处理：首先确定个人的人生目标或公司的长期目标；然后定义工作的主要目标；最后把焦点集中到实施计划的细节问题上。然而实际情况是，大多数人总是陷于繁杂的事务中难以脱身，严重地阻碍了他们去集中精力总揽大局。结果，自下而上的方法反而更加行之有效。
完全掌控各种事务（无论是工作篮中的还是脑海中的），并且采取一切有效方法保持这种清爽的状态，这将成为拓宽视野的最佳途径。如此一来，你的创造力就获得了解放，它将更加有力地支持你着眼于新的高度、开拓创新。这是一种自由、舒展和精神振奋的奇妙感觉，只有采用自下而上地处理事务的人才能体会到。
当处理底层具体行动的能力，已经成为你日常事务处理的一部分的时候，你也就为进行更高一级的思维活动作好了充分的准备。事实上，在你的日常工作以外，有更多有价值的事情尚待思考。但如果你在底层的具体行动上的控制管理能力不够的话，就很可能无暇他顾了。这就好似穿着宽大的泳衣游泳——你不得不一手提着泳裤防止他掉下去，根本无心抬头看看游的方向是否正确。
仅仅怀有对前景的展望是远远不够的，它必须与大胆的行结合起来。仅仅靠双眼盯住阶梯是不够的，我们必须勇于跨上阶梯。
—瓦茨拉夫·哈维尔（VaclavHavel）
我接触过许多主管经理，他们在白天处理着各种繁杂琐碎的事务，到了晚上，头脑里仍塞满了对公司前景以及个人前途的考虑和展望。这是没有妥善地管理工作流程的必然结果。
对行动的横向管理和纵向管理
你需要从“横向”和“纵向”两个角度，来控制各种事务、项目和行动。“横向”控制把你所涉及的所有行动都管理起来，保证毫无遗漏地加以执行。这就好像是一部不停地进行全方位扫描的雷达，它的对象是一天里任何一件能够吸引你注意力的事务：药店、管家、玛萨姑妈、战略计划、午餐、办公室里枯萎的植物、一位抱怨不迭的顾客、需要擦的皮鞋，买邮票、存一张支票、预订旅馆、取消一次员工会议、今晚去看一场电影等等。你也许会对自己在仅仅一天的时间里需要考虑和处理如此之多的事情而感到惊异不已。因此，你需要配备一个完善的系统来辅助你记录这些事务，并在需要时及时地提供必要的提示，确保你能够轻松、快速地将注意力从一件事情转移到另一件上。
相比之下，“纵向”控制则是指针对每个具体的主题或项目所进行的思考。比如，吃晚饭时，你和你的配偶谈论起下一次度假，这时，你内心深处的“监控雷达”开始锁定这一信息——你们将去哪里，什么时候去，将做些什么，要作什么准备等；或者你即将对部门进行重组，你和老板需要商讨一些决策；或者你仅仅需要挑选一个日期，在那天给一位顾客打一个电话。从广泛的意义上讲，这就是“项目规划”，它的焦点聚集在某一情况或某一个人身上，勾勒出执行过程中一切必要的想法、细节、重要环节和事情的先后次序。
横向控制和纵向控制的目标是一致的：解除你精神上的负担，并把事情做好。恰到好处的行动管理能够令你轻松自如地游历于工作和生活的广阔领域之中，同时又能保证那些需要关注和跟踪的环节切实得到了你的注意。
最重要的技巧：把一切事务赶出大脑
如果你把所有事务都存储在大脑里，那么，你就无法真正地获取我所承诺的那种轻松的控制感。你将发现，我们的这套方法中所包含的那些行为和技巧是你早就已经掌握的。这里与其他方法不同的是，要将所有的“材料stuff”百分之百地存入实实在在的工具篮中，而不是遗留在我的头脑中。这一方法适用于一切事务——重大或者微小的，个人或者工作的，突发的或者常规的，绝无例外。
通常，你大脑中盘踞问题的数量与其解决问题的效率成反比。
我想你可能有过这样的经历：当你的工作（比如某个庞大的项目）或者生活达到某一个阶段时，你需要坐下来平静一下，拿起纸笔列出一张清单来帮助你进行分析和思考。如果是这样的话，对于我所说的一切，你就有了一个参考。然而，大多数人只是在生活工作变得一团糟、混乱不堪，令他们难以忍受、不得不采取措施时，才会开始草拟工作清单。通常情况下，这个清单也仅仅涉及使他们备受折磨的那些具体问题。但是，如果你能够把这种做法转化为你现在生活和工作中运行模式中的一种常态，并使之贯穿于你生活中的各个领域（不仅仅在处理“紧急情况时”），那么，你就开始进入了我们所描述的“黑带”（blackbelt）水准的管理模式了。
在实际的行动执行过程当中，我尽量让我自己可以凭直觉去挑选要执行的行动，而不是重新思考那些行动的来龙去脉。因为我早已对事物进行周密严谨的斟酌，而思考的结果都是单纯的、可辅助执行的行动。所以我不会再次浪费时间来进行思考，否则，就是徒劳无益地耗费创造力，徒增挫折和压力。
你没有理由两次产生同一想法，除非你对它情有独钟。
任何你要进行的事务都需要你付出据思考，这是无法逃避的。你的大脑会紧紧地抓住那些未经思考的事情不放。但是，大脑负载这些未尽事宜的能力是有限度的，一旦超越了这个限度，它的效率就会急剧下降。
大脑中肩负短期记忆的那部分组织——往往负责存储不完整、尚未决定和没有组织安排好的“材料”——其功能类似于个人计算机中的随机存储器RAM。你的意识就好像是计算机的CPU，是一个负责处理的工具，而不是一个存储场所。你每一次只能考虑两三件事情。但是那些不完整的项目仍然存储于短期记忆空间里。大脑保存“材料”的能力是有限的。要想让大脑高效的工作，就像让CPU告诉处理任务一样，必须要保证RAM里排队的任务尽量少。很多人终日里忙忙碌碌，大脑的存储空间早已不堪重负。他们时常感到心神不宁、坐卧不定，正是因为在他们内心深处，超负荷的精神负担无时无刻不在侵扰他们的注意力。
现在让我暂停一下，看看你自己。在刚刚过去的几分钟里，你是不是已经走神了，脑子里冒出一些与你现在阅读的内容毫不相干的事情了？你的大脑很可能开了小差，跑到一些未处理完的事情上去了。它们从你大脑的RAM里一跃而起，冲着你大吼大叫。而你又是怎样做的呢？除非你把它记下来，放在一个可靠的工作篮中（“可靠“是因为你知道你将很快再次回顾这个问题），否则，它只会跟你纠缠不休。那将导致最糟糕的结果：事情毫无进展，而压力徒然激增。
糟糕的是，你的大脑是个认真负责的器官，虽然你对某些事情感到无能为力、无可奈何，可你的大脑仍然会毫不懈怠地一个劲地提醒你。大脑中从来就不存在过去或者将来的概念。也就是说，一旦你告诉自己有些事情需要处理，并把这一信息传递到你的RAM中，大脑中的某一些区域立即认定，你应该自始至终努力完成那件事情。对于任何你应该去解决掉的问题，大脑都会自认为你应该立刻投入办理。一旦把两件事同时放入随机存储器就注定了失败，因为你根本无法同时对付它们。就这样，无孔不入的压力一下子冒了出来，而这种压力常常会让你摸不到头脑、无从解决。
同一个在你的大脑中没有岗哨的敌人作战，是十分艰巨的任务。
—萨莉·肯普顿（SallyKempton）
大多数人都长期处于这样的精神紧张状态，其持续时间之长他们全然意识不到这种状态是不正常的。就像万有引力无时不在，以至于感受万有引力的人们甚至意识不到压力的存在。只有当人们彻底地摆脱了这种压力的束缚，拥有一种完全不同的体验时，他们才可能认识到自己曾经承受着多么大的压力。
那么，有办法摆脱这种压力的束缚吗？你肯定会的。下面的内容将告诉你具体的做法。
博文
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