第二章 掌控生活：横向管理工作流程的5个阶段 （0）

第二章 掌控生活：横向管理工作流程的5个阶段

要想掌握既轻松又不失控的知识工作，就必须要征服工作流程的5个阶段，而这正是我所教授的这套方法的核心部分。无论在什么情况下，我们在工作时都将经历这5个阶段：首先，我们收集（Collect）一切引起我们注意的事务和信息，对这些材料进行加工（Process），决定下一步行动，对这些行动要进行有效的组织整理（Organize），以便我们回顾和检视（Review）这些行动，好确定要执行（Do）的下一步行动，这样才能完成工作。这些阶段共同构成了我们生活中的“横向”管理。

我们所认知的知识已经在行动中证明了自己。我这里所谈的知识是指行动中的信息，以及关注结果的信息。

The knowledge that we consider knowledge proves itself in action. What we now mean by knowledge is information in action, information focused on results.

—彼得·F·德鲁克（Peter F Drucker）

这几个步骤看起来很简单，也可能你没有察觉到，不过这确实就是我们习以为常的处事方法。但是，根据我的经验，大多数人在这5个阶段中，都还有很大的提升效率的空间。我们对工作流程的管理包括了5个环节，因此，除非所有的环节都紧密地结合起来，并且由统一的标准加以管理维护，否则，其最终效果难以保障。大多数人在收集（Collect）工作中存在着重大的遗漏。有些人虽然收集了大量信息，但是，他们却没有对其进行进一步的加工（Process），也就无法确定下一步的具体行动。另一些人虽然制定了下一步的行动，却由于缺乏对其结果的有效组织（Organize），而不能有效的执行。还有一些人虽然建立了良好的组织整理系统，但是由于缺少回顾和检视（Review），结果导致整个工作系统的功效大打折扣。最后，如果这些连接点中出现任何一个薄弱环节，就可能影响工作执行（Do）的结果和效率。

了解了这5个阶段的本质和相互关系后，我们还需要运用一些有效的技巧和工具，才能使它们的功能发挥得淋漓尽致。我发现，如果将这5布分开来做，会达到更好的效果。有些时候，我只是搜集（collect）各种信息，而不做进一步的处理。而有时，我只进行分析和处理（Process）（比如利用会议后的间隙，整理会议笔记）。我还会利用远途旅行的路上时间，对一路上收集和加工好的材料进行组织整理（Organize）。还有一些时候，我检查我的工作清单，进而回顾（Review）我的整个工作状况。很显然，大部分时间我都在做我该做的事情。

许多人无法把工作安排得井井有条，主要原因正是他们试图一口气完成这5个阶段的工作。当他们坐下来“开列工作清单”时，大多数人试图按照重要性和紧急程度，来收集“最重要的事情”，但他们却没有拟定任何具体的行动方案。如果你因为某些事情（比如秘书的生日）目前“并非那么重要”，而暂时搁置一旁不作任何考虑，那么这件事就成了一个悬而未决的问题。它将时时刻刻地消磨你的精力，阻碍你集中精力思考那些真正重要的事情。

本章将阐述这5个阶段的具体内容。在第4章到第8章中，你可以看到一个逐步实施的方案，它针对每一阶段介绍一个无懈可击的系统，并且附有大量经典的实战经验。