第二章 掌控生活：横向管理工作流程的5个阶段 （3）

组织整理（Organize）

在工作流程图的外环中，有8个独立的处理方向，这包含了你的“材料”经过加工处理后所有可能遇到的情况。将它们结合在一起就构成了一个完整的系统。这个系统可以组织处理你的当前工作，也可以随时接纳新工作。

对于那些无需采取行动的事务来说，可以将它们：丢入垃圾桶（trash）、放入孵化系统（incubation tools）或归档为参考资料(reference storage)。如果某个材料无需采取行动，你可以把当成垃圾丢掉，或者“存入备忘录”以备日后再次评估，或者归档保存起来以便今后能够随时查阅。对于那些可以付诸行动的事情，你则需要：一个项目清单（a list of project）、一个保存项目规划和资料的存储系统（storage or files for project plans and materials）、一个日程表（a calendar）、一个下一步行动清单（a list of reminders of next actions），以及一个等候别人完成的任务清单（a list of reminders of things you’re waiting for）。

由此可见，这8类行动都可以（而且也应该）分别放入几个客观存在的容器中。本书中我们将这种容器统称为“清单（lists）”，意思是可供人们可以经常查阅的一组提示信息。这个“清单”可能是纸质备忘录中，也可能是一个电脑程序，还可能是塞满纸质文件的文件夹。举个例子来说吧，一个目标清单，可以是一个写满个人目标的备忘本，也可以是个包含任务列表的PDA，或者是个贴着“工作清单”标签的塑料文件夹。提示信息（如“3月1日后，与我的会计师联系，约定一次会面。”）既可以保存在书面形式的备忘录文件夹中，也可以存放在纸质或者电子日程表内。

项目（Projects）

我是这样给项目下定义的：任何一个需要多个步骤才能完成的任务。这就意味着你的“项目清单”中会出现一些你以前不会当作项目看的小事情。我之所以如此下定义，其根据是：如果某项工作不能一步完成的话，那么，你就需要能够建立某种机制来提醒自己还有事情尚未处理。如果你没有建立这样一个提醒机制的话，这件事情很有可能会回到你的大脑中，重新成为一个盘踞在你大脑中的悬而未决的问题，时刻干扰你的工作。

“项目”清单的内容范例

安排新的董事会成员；

研发合资生产录像机的项目；

8月份的度假安排；

制作一个新的培训光盘

为非现场聆讯会安排人员；

确定明年学术研究会的日程安排；

出版书籍；

组织一个小时左右的重要讲话；

完成计算机升级；

演讲；

更新遗嘱；

熟悉视频会议的操作；

决定预算规程；

敲定一个新产品生产线；

签署一个雇佣协议；

了解新的联络管理软件；

在后院安装新的照明灯；

找到《财富》杂志的再版文章；

与南美的代表正式建立合作关系；

寻找一位公关人员制定雇员政策和工作程序；

在新果园里种一些植物；

为起居室添置一把新的靠椅；

这些工作不需要按照某一种特殊的顺序进行排列。你只需把它们列在一张主清单上便足够了。这样你就可以经常地查阅它们，以确保你对每个项目制定出恰当的“下一步行动”。

事实上，你不可能去执行一个项目（do a project），你所能执行的是与项目相关的“下一步行动”。当你完成了足够多的正确的步骤以后，才能达成项目的预期目标。实际上，这个项目清单就是一份罗列在我们面前的各种目标。它指导我们所采取的每一步行动都能将事务向着正确的方向推进。

项目的辅助性资料 Project Support Material

对大多数项目来说，都会积累大量的相关信息，这些信息都应当按照主题或项目组织管理起来。这时，“项目”清单便成为一个索引。各个项目所对应的细节、计划、辅助资料都应该分门别类地存放于独立的文件夹中，或存入电子文档、笔记本中或者活页文件夹，以便你处理各个项目时可以方便地查阅取用。

辅助性资料与参考资料

一旦你把项目的辅助性资料按照主题或者题目分类组织整理时，你会发现，它们与你的参考资料非常类似，甚至可以将它们一道保存在同一个系统中。他们之间的惟一的区别是，那些项目的辅助性资料需要我们更频繁的查询，以确保项目进程的正确发展。

我通常建议人们将项目辅助性资料保存视线之外的地方。但是如果你已经拥有一个运行良好的参考文件归档系统，而且他就在你触手可及的地方，那么将项目资料保存在这个视线内的系统中会更加简易和高效。项目辅助性资料有时需要频繁查阅，将资料放在近前会更加方便快捷。在这种情况下，纸质的资料通常放在桌面的文件筐里，或者抽屉盒中。

下一步行动的归类

正如同工作流程示意图所清楚显示的那样，下一步行动的决策是最核心的环节（就是中央的 What’s the next action. ）。对于每一个悬而未决的问题，下一步行动都应当是可执行的、一目了然的、没有歧义的具体行动。

那些不到2分钟即可搞定的工作和那些你已经早已完成的工作，作为已经过去的行动，就没有必要继续跟踪了。需要紧追不放的是：那些将在某一个特定时间或日期里将要执行的行动（把它们记入你的日程表calendar）；那些需要尽快完成的行动（把它们添加到你的“下一步行动”的清单"Next Actions" lists）；以那些等待他人去办理的事情（把这些添入“等候”清单 "Waiting For" list）。

日程表Calendar

行动的提示信息可以分为两类：一类需要在某一指定日期或时间里执行；另一类是应该尽快完成。而日程表所负责记录的就是第一类的事情。

你的日程表上只标注三种情况：

l 指定时间的行动；

l 指定日期的行动；

l 指定日期得到信息。

指定时间的行动

这其实是给约会起了一个花里胡哨的别名。比如说，某项目的下一步行动是参加某日某时召开的会议，你只需把它标注在日程表的对应时间点上就足够了。

指定日期的行动

一些事情需要在某一个特定的日子里进行，但不一定非得苛求于某一个确定的时间。也许你告诉玛丽星期五会给她打电话，问问你给她的报告有没有问题。她星期四才可能拿到报告，而星期六又要出国，因此星期五是采取行动的最佳时机，而这一天中的任何时间都无关紧要。因此，只要标注在那一天的工作日历中就成了。将指定时间的行动和指定日期的行动分开标注在日历中是非常实用的。

指定日期得到信息

有时候，你需要在特定的日期了解某些信息，但是并不一定要采取行动，这样的事情，也可以记录在日程表中，用以提醒自己。比如有关安排约会的注意事项，他人（家里人或员工）的日程安排，或者是其他对你有用的信息。同时，它也有助于记载一些短期的提示信息，如提醒自己等领导度假回来以后，给他打电话请示某个问题，等等。

不再需要“每日工作清单”（"daily to-do list"）

在我的做法中，只有上面那三种情况才允许被记录在日程表中，其他的一概免谈！我知道，这对于传统的时间管理方法来说，简直如同异端邪说。按照传统的时间管理方法，“每日工作”清单就是一剂百试不爽的灵丹妙药。但实际上，工作清单的收效却令人大失所望，这主要有两个原因。

首先，由于不断会出现新的问题需要处理，工作的重点也可能不断地转移，每天的工作安排也必将随之作出相应的调整。因此，人们不可能提前确定一个工作清单。制定一个工作清单作为工作参照自然是益处的，但是，实际情况是这个工作清单可能随时都被迫进行调整。如果你在日程表中记下一串长长的任务，一旦无法执行，又不得不将它们的逐项内容重新抄录到另一个日期里，这未免有些令人泄气吧，同时也浪费了宝贵的时间。我提倡使用的“下一步行动”清单包容所有行动的提示信息，甚至是那些有严格时间要求的事情。这样就避免了在日程表中每天重复标注同样的任务了。

其次，如果日程表上的某一项工作不一定非要在这一天中完成，那么，它将对其他工作起到弱化作用，对他们造成一定的负面作用。比如说，我必须在星期五给玛丽打电话（因为我只有在那一天才能找到她），然而同时，我又在那一天的日程安排中挤进了其他5个电话，它们无足轻重，也不存在严格的时间限制。如果那一天我忙得晕头转向时，就可能把给玛丽打电话的事情给忽略了。这样就必须让大脑提醒自己：这个电话必须要打，否则我不可能再有其他的机会了。这时，我们的系统就没有发挥它应有的作用。依我看，日程表是一块神圣的领地。一旦在那里做下了标记，你就必须在特定时间完成，而在别的时间想都不想。只有在约会本身发生变动的时候，才允许在日程表中进行相应的变更。

越是有弹性的工作安排，越是能承受大量的工作。

—迈克尔·麦格里菲（MichaelMcGriffy）医学博士

“下一步行动”清单The "Next Actions" List(s)

你所有的行动提示信息应该记在哪里呢？“下一步行动”清单。它和日程表一起，构成每日行动管理的核心结构。

任何已经确定的、需要2分钟以上才能够解决掉的事情，以及那些无法指派其他人代理的事情都应该记录在某个地方。“给吉姆·史密斯打电话，谈谈预算会议的事情”，“给雷切尔和劳拉的母亲打电话，通知在外过夜露营的事情”，和“为年度销售会议起草计划”等（注意，这些例子都是具体的“行动”，而不是“项目”，更不是“材料”）。这些行动的提示信息需要在适当的列表或工作篮中加以保存，以供我们日后完成。

如果这类行动的数量是20或30，那么你完全可以把它们统统列在一个“下一步行动”清单中，你什么时候有空都可以浏览一遍。然而，对于我们大多数人而言，这个数字很可能达到50~150件。在这种情况下，把“下一步行动”清单进一步地细分不失为一个明智的做法。例如，当你手头有一部电话机时，你可以拿出一张“电话”清单，或者在每周例行会议上随身携带“工作的问题”清单以供讨论。

我们应该使任何事物都变得越简单越好，而不是比较简单。

—阿尔伯特·爱因斯坦

无需付诸行动的事务

如同处理那些可以立即付诸行动的工作一样，对于一些不能够立即落实的事情，你同样需要一个组织良好、自成一体的系统。这个系统可以进一步划分为三类：垃圾Trash、孵化器Incubation和参考资料Reference。

垃圾Trash

对垃圾的处理不用多说。把一切没有行动价值或者参考价值的东西统统扔掉。如果你继续保留着这些东西并与其他的资料混为一谈，这些垃圾只会对你的系统造成损害。

孵化系统Incubation

除了垃圾以外，还存在其他两类情况。它们无需立即投入行动，但是你仍然希望保存这些材料。再重申一次，把那些不必立即付诸实施的事情与需要即刻解决的问题区分开来是至关重要的。否则，面对堆积如山的工作，你会逐渐地变得无动于衷，不知道从哪里切入，或者不知道要做些什么。

当你浏览一个备忘录或者阅读一封电子邮件时，极其偶然地获得了一丝启发，你很可能会在以后的某一个时间里再付诸行动，而不是现在。你希望今后能够再一次得到提醒，以便日后再评估行动方案。比如，你的邮箱里收到一个宣传册，是关于当地交响乐团下一个演出季的节目安排。你对演出的曲目颇有兴趣，但是距离演出还有4个月的时间——太遥远了，不可能立即确定行动（你还无法确定4个月后的行程安排）。但是，如果到那时你还留在城里，你很可能会去观看演出的。在这种情形下，你应该怎么办呢？

目前，有两种“孵化”体系可以应付这一局面即“将来/也许（Someday/Maybe）”清单和“备忘录（tickler）”清单。

“将来/也许”

可以用于保存一些目前你不打算实施，但又希望在将来某一时间运作的工作。拥有这样一个清单不仅具有实用价值，而且令人备受鼓舞。这就好比是一个“停车场”，用来停放那些你当前无法操作，却又不打算彻底遗忘的事情。这样以来你就会得到定期的提醒。

比较典型的“将来/也许”清单

弄一条钓鱼船；

制作雇员晋级录像带；

学习西班牙语；

找到斯坦福·里昂；

报名学习绘水彩画；

买一部数码摄像机；

添置一个厨房餐具柜；

去意大利北部旅行；

建造一个环状游泳池；

向木匠学习木工活；

为女儿买一个单脚滑车；

向公众展示我们的艺术品；

乘热气球游玩；

建造一个池塘；

建造一个酒窖；

将旧照片和录像带进行数字化处理

去蒙大拿州旅行；

举行一个社区晚会；

学习Photoshop软件；

在家里建立一个远程服务器；

设立一个非营利性基金；

很可能，你将在“将来/也许”的主清单下再设立几个子清单，如：

l 我需要的光盘

l 想租借的录像带

l 想要读的书

l 要品尝的葡萄酒

l 周末打算的外出旅行

l 要与孩子们一起做的事情

l 打算参加的研讨会

如果你打算收到良好的效果，你就必须定期地查阅这个清单。我建议在每周回顾（Weekly Review）的内容中添加一个一览表。

“备忘录”文件夹

在保存备查资料的工具中，堪称上品的当属“备忘录”。有时，也称之为“悬而未决”或者“有待继续跟踪”的文件夹。实际上，有了这个系统，你就可以在未来的某个时刻将需要的信息投寄给你自己。

你的工作日程表也发挥着相同的功效。比如，日程安排在3月15日提醒你还有一个月就该交税了，或者在9月12日记录着芭蕾舞团将在市内剧院上演《天鹅湖》。

在第7章，你将会看到更详尽的介绍。

参考资料Reference Material

很多你遇到的情况并不要求你采取任何行动，但是它们都是具有重要价值的信息。你希望保存这些信息，并在需要时能再次回顾它们。你可以把这些信息以书面或者电子形式加以保存。

书面形式的资料——可以是当地一家餐馆的外卖菜单，也可以是一项环境美化工程计划书、草图和销售报告——最好存储在一个伸手可及的便捷装置中。这些装置形式多种多样，你可以用一个活页夹中的几页纸来记录你所偏爱的一些饭馆的名字或者学校委员会成员的电话号码，也可以启用整个文件柜来存放公司合并的一切相关资料。

电子存储器的内容更是包罗万象，可以是从网上下载的数据库资料，也可以是通信软件中的本地资料。

这里要特别提醒的是，保存的参考资料能够需要时能够毫不费力地查寻到。一般情况下，参考资料系统有两种形式：（1）按特定主题或特定领域的分类存储；（2）一般性参考归档资料系统。第一种通常是按照资料的内容进行分类保存的——比如，某一文件夹专门用来存放按日期顺序排列的合同文本；而另一个文件夹仅用于保留有关雇员赔偿问题的机密计划；或者有几个文件柜专门用于已经了结了的法律案件的存档，以便日后审判时查阅。

一般性参考资料归档系统。

参考资料系统的第二种形式，是将资料保存在触手可及的地方，常备几个文件夹用于收集那些没有指定类别的信息。你总是需要有一个地方来存放移动电话的使用说明手册，某个特定工程的会议记录，还有你上一次去东京旅行结束时没有来得及兑换的几个日元（下一次去时，还可以使用）。

对于个人行动管理计划系统，一个不能高效运行的一般性参考资料归档系统，通常成为整个系统的最大瓶颈。如果归档的程序烦琐而缓慢（甚至枯燥乏味），那么，你很可能不是在进行归纳存档，而是仅仅将它们堆积在一起。如果你没有给参考资料设定清晰可辨的界限，就无法区分哪些是可以采取行动的事件，哪些是暂时无法实施的工作。大脑在面对这种局面时，会失去正常的反应能力，变得混沌麻木。因此，针对这一类资料建立起一个运行良好的系统，将是我们推行轻松高效行事的一个重要保障。我们将在第7章详细地阐述。