确定空间
你需要确定一个具体的地点来作为处理事务的中心区域。如果你在办公场所有一张办公桌，这里当然就是最好的选择。如果你在家中办公，那么家里的工作台就是你最好的选择。如果你在这两处都有办事的空间，你就得想办法在这两个地点建立起统一的、可以交替工作空间。
构成一个工作空间的最基本要素，仅仅是一个用于书写的平面及一个用于存放工作篮的地方。对一部分人（如一个机械修理店的工头、一个在医院的问事处人员、一个照顾孩子的保姆）来说，拥有这样的条件就足够了。但对于大多数专职人员来说，这个用于书写的平面还需要进一步的扩充，包括一部电话，一部电脑，资料架、名片夹、文件夹等。有的人还可能需要传真机、打印机、录像机，或者多媒体会议设备等。更有甚者，可能还需要放置一下用于健身、休闲和个人爱好的物品。
一个实用的工作空间至关重要。如果你还没有一个这样的工作空间和工作篮，现在马上动手安排。无论是学生、家族主妇或者退休者，这都同样重要，每一个人都应该建立一个自己工作空间用以处理各种事务。
如果要我在几分钟内建立一个紧急的工作区，我会买个门板，把它架在两个两层抽屉的文件柜上（一边一个），再在上面放三个工作篮，一摞白纸和一支笔。这就足以构成我的总部基地了（如果我需要下来的话，那就还要买个小凳子！）。信不信由你，我曾经去过几个经理的豪华办公室，都没有我上面建立的区域那样实用。
即使你是个上班族，在家里你仍然需要一个工作空间
千成不要吝惜在家中的工作空间。在家中建立一个工作区域的“分部”吧，你会发现这是非常重要的。我接触过很多人，大多因为家里杂乱的环境而感到窘迫，根本无法同他们上班时的工作环境相提并论；而当他们在两个地方都建立了工作区域后，会感到受益匪浅。如果你同他们的情况类似，花上一个周未的时间在家时打造一个工作区域吧，这对于组织管理自己的生活来说，将是一个重大的变革。
你必须准备一个专门的工作空间——在家、在工作场所，如果可能的话，甚至在旅途中。
在移动中的办公空间
如果你是一个频繁出差在外的生意人，或者过着一种流动性的生活，需要到处奔波，那么你就需要在路途中配备一个高效的微型办公室。这常常包括一个公文包、背包或者一个小书包，并配有一层层文件夹以便于携带的办公用品。
很多人丧失掉了一些有效工作的机会，就是因为他们没有随身准备好必要的办公设备，结果无法有效利用起零散时间和旅途中的空闲时间。一个运行良好的管理模式，一些得心应手的工具，加之将住所和工作地点紧密结合的完善系统，这三者结合，就可以使你的旅程变得富有成效。
不要共享办公区域！
拥有自己的工作空间是极其必要的，或者至少拥有一个独立的工作篮和处理文件的地方。我结识了许多已婚夫妇，他们为家中惟一的一张写字台你争我抢。而当他们在家中又增添了一套办公空间后，发现结果真的是天壤之别。这样做法并没有产生他们想像的那种隔阂，反而减轻了管理共同生活时对夫妻关系所产生压力。有一对夫妇甚至打算在厨房也配备一个迷你工作台，这样在家里照顾小孩的妈妈也能同时兼顾到其他要处理的事务。
某些机构对“旅馆式Hoteling”这个概念情有独钟，即要求员工具有完全独立的、可移动的工作区，可以在任何临时的工作空间随时开展工作。对于这一概念在实践中将会取得什么样的成效，我表示怀疑。我的一位朋友在华盛顿的一家政府机构就职，他也参与了建立这种“未来办公室”模式的活动。据他说，这种旅店模式往往由于“我的”这一因素而分崩离析。也就是说，人们只希望处理自己的事情。我认为，失败的结果还有更深层次的原因：任何一套系统，只有当我们在潜意识中对其没有抵触的时候，才能得到应用和推广。当我们不得不一次次重新建立我的工作篮、我的归档系统，不断改变处理信息的方式和地点的时候，这必然会使我们心烦意乱。
拥有自己的工作空间是十分重要的。你希望运用自己的系统，而不仅仅是在头脑中想象它。
假如已经建立了一套完善的系统，并且你的工作和相关工具都是可以可以随身携带的，那么你当然可以在任何地方展开你的工作。然而，你仍然需要一个“总部基地”：要有得心应手的工具，以及存放各种参考资料的宽敞空间（并且要便于随时取阅）。我遇到的大多数人往往至少需要4个抽屉来存放他们的常用资料——把这些资料轻松地搬来搬去可不是什么容易事。
博文
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