基本分类
从组织整理的角度来看，需要跟踪和管理的事情可以为7大类（就是除去Trush意外的另外7个外围图标内容）：
l 一个“项目”清单
l 项目的辅助资料
l 记录在日程表中的行动和信息
l “下一步行动”清单（一个或多个）
l 一个“等待”清单
l 参考资料
l 一个“将来/也许”清单
界限的重要性
保持这些分类彼此之间界限分明，这一点至关重要。他们每一种都代表着我们与自己达成的一类约定，如果他们彼此混淆、没有界限，那么整个组织整理工作的意义也就丧失殆尽了。
必须对这些事物类型分门别类地加以保存，无论是在视觉上、具体形式上，还是心理上。
比方说，你把参考资料混杂在那些你需要阅读的资料中，你就会对这些阅读的资料逐渐丧失兴趣。如果你把应该列在日程表中的工作（因为这些事情必须在指定日期完成）写在“下一步行动”清单中，你就会失去对日程表的信任，转而频繁地反复浏览行动清单，以免漏掉这个工作。如果有一件工作你暂时还不想考虑实施，那么它就必须归入“将来/也许”清单，这样你才能在浏览“工作”清单的时候，全身关注地考虑具体的行动计划。如果你把交给他人办理的事情放在你的某个“下一步行动”清单中，你在执行这个清单的时候，自然会因为由这个事情引起的无意义思考而造成不应该的停顿。
你需要的仅仅是清单和文件夹
一旦你认清需要跟踪的内容（在前一章中已经论述过了），这时，你真正需要的就只是清单和用来保存参考及辅助资料的文件夹了。你的清单（如我曾经指出过的那样，也可以以文件夹的形式出现）将保存所有的“项目”和“将来/也许”的内容，以及其他需要你跟踪的事务。文件夹（电子或者书面）也将用于保留正在运行中的各项工作的参考资料和辅助信息。
我不在乎复杂事物所呈现出的简单表象，我追求的隐藏在复杂现象背后的简单本质。
——奥利弗·温德尔·霍姆斯
清单这个东西很多人都在使用，但是大多数都无法让清单发挥其应有的效力。这也造成了许多人对我所推荐的这样一个以清单为基础的管理系统持怀疑态度。这不是清单本身的缺陷。多数人都没有把事情分门别类地列入清单，甚至清单上的内容就不是完整的，清单的效力自然大打折扣。一旦你把要进行的各种事情合理地整理成几个清单，事情就会变得非常简单，你只要管理好这些清单就成了。
正如我曾经提到的，你大可不必对清单中的内容按照重要程度进行排序，因为一旦情况有变，你就不得不重新排序。对于许多人的组织整理工作而言，强行对事情进行排序正是导致挫败感的根源。事实上，当你看到整个清单时，完全能够根据实际情况快速找出其中最重要的事情。其实清单仅仅是一个目录，他帮助你跟踪那些正在进行的事情，并让你在回顾的时候有一个依据和参照。
当我提及一个“清单”时，请记住，我只不过是指一群具有相似特征的、并被分类在一起的事情的集合。一个清单可以是下面3种形式中的任何一种：
1、 一个文件夹，每页纸记录一个事情，这也是请都是具有相似特征并被归为一类；
2、 在一张有标题的纸上列出的目录（当然也可以列在活页夹或者小本子上）；
3、 一个保存在软件或者数码设备中的电子目录，比如outlook软件中的分类任务，或者PDA中的分类目录。
博文
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