第十二章 确定“下一步行动” （4）

“下一步行动”技巧的巨大价值

有几位经验丰富的高级主管人员曾经告诉我，在他们的机构中把“下一步行动是什么”作为一个行为标准建立之后，就很快发生了立竿见影的效果。这一做法对机构的文化和习惯产生深远影响，并对机构的发展起到了良性作用。

为什么呢？因为这个简单的问题，就会帮助你在处理事务的过程中，澄清问题、明确责任、提高效率、同时还能提升自身的能力。

澄清问题

现实中有太多的讨论没有得到一个明确的行动方案，得到的可能仅仅是模糊不清的意向。对下一步行动没有明确的结论，不知道要做什么，也不知道该由谁来负责，整个问题基本上是处于悬而未决的状态。

人们经常请我参加会议，以帮助他们促进会议效率。而我也学会了百试不爽的一招：无论会议讨论进行到什么状况，在会议结束之前20分钟，提出一个问题——“那么，目前需要做的下一步行动是什么呢？” 根据我的经验，人们往往需要花费20分钟的思考（有时甚至是痛下决心），才能对此问题给出一个答案。

这种做法通常都会迫使参会人员讨论和思考更深层次的问题，而不是在问题的表面上浪费时间。“我们真要这么做吗？”“我们真的知道自己在做什么吗？”“我们真的准备好为此付出宝贵的时间和资源了吗？”这些一针见血的问题，通常会被我们无意识的忽略掉。而防止出现这种状况的最有效的办法，就是迫使自己去决定下一步的具体行动。这会自然而然地将会议引入更深层次的讨论、探究、斟酌、磋商。问题和事务通常太过复杂和不可预期，以至于我们无法去设想结果：我们有责任让问题变得更简单明了。

talk does not cook rice。

——中国谚语

你需要具备一些实际经验，才会了解到我的意思。如果你具备类似的体会，你会肯定会同意我的观点；如果你对我说讲的觉得不清楚，我建议你这样做：在下次会议的时候，尝试在最后提出“那么，我们下面要具体做什么呢？”然后注意观察就行了。

明确责任

“团队协作”的一个可能不良后果，就是没人负责。在许多的组织中，根本分不清一件事到底应该由谁完成、由谁负责。可能我这么说会让人一些读者觉得不快：“大家共同参与此事，也都为此事负责！”但是在实际工作中，这种观点并不可取，要知道多人负责就等于无人负责。许多会议结束后，相关人员会意识到：我们该做些什么。但是与此同时，他们又暗自希望这个任务千万不要落在自己头上。

在我看来，真正会令人不快的是：任务没有布置清楚就让会议结束。所谓“团队协作”，应该是成员共同讨论，确定具体行动方案，然后由特定的人负责执行，这样才能把大家从“悬而未决”的折磨中解脱出来。

再重复一次，如果你有类似的经历，你就能理解我的意思。如果你没有类似的经历，也可以主动尝试一下：在下一次召开的员工会议上或者在饭桌旁举行的“家庭畅谈”中，当每一次讨论结束时问上一句“那么，这个问题的下一步行动是什么呢？”

提高效率

如果一个组织机构在各个环节都采用“确定下一步行动”的思考方式，那么它的效率必然会大幅度提升。由于以上所提到的各种原因，一旦人们在明确目标之后，立即分配人力物力投入工作，必然会事半功倍。

每个行动计划意味着风险和代价，但是比起懒散懈怠导致的延长行动时间所带来的风险和代价来说，前者要少得多。

——J·F·Kennedy

我们内心的思维定势会严重阻碍我们进行创造性的思维，学会如何突破思维定势是非常高深的技能。近十几年来，“效率”一直是各个组织机构极为关心，人们采用任何可能的方法来使其得到提高。但是在当前的信息时代，计算机的出现、通讯技术的发展以及管理理论的成熟，已经使个人事务处理能力和响应时间成为提升效率的最后瓶颈。所有需要你处理的事务都早早地落如你的视野（然后就可能是堆积），没有人会真正的“无事可做”。

我在某些机构中观察到，他们在提升效率方面的最大缺陷就是缺乏对“长期”项目的“下一步行动”决策。这里说的“长期”可不是“某时/也许”。这些项目虽然目标长远，但是依然有些工作是需要尽快完成的；“长期”只说明“为了达成目标需要完成更多的步骤”，而不是“任务截止时间还很远，用不着立即确定下一步行动”。如果一个机构中所有的项目和未尽事宜都获得监控，那将是一个全新的境界。

只有在提升个人的响应效率之后，才能使团队的效率得到提升。在“知识工作中”，这意味着在前期阶段判定行动方案，而不是拖到后期。

提高自己的能力

也许，采纳“下一步行动”方法的最大好处在于：它可显著地提高你推动事务发展的能力，同时增强你的自信心和前瞻能力。

人们一直忙碌于处理各种各样的事情，但是通常是在那些事情不得不完成的时候才着手处理。他们体验不到成功感，也体验不到自己的控制力，更体验不到自己和世界同步运转的快感。人人都应该尝试一下这些感受。

我们惯常使用的对未完成事务的定义，以及对这些事务的处理方式，都需要作出改变。对待事务，我们应该主动将其纳入你的系统，让它们服从你的节奏，而不是问题爆发的时候，再四处救火、疲于奔命。面对事务时刻处于主动地位，这会使你的人生发生巨变。如果把生命比做航船，那你就是自己的船长，你看得越远、想得越超前，对你的航程越有好处。

提出“下一步行动是什么”这个问题，可以帮助你摆脱困境。它告诉我们，如果情况是可以改变的，你就可以通过采取行动来促成变化的发生。这其实也是一种“假设肯定assumed affirmation”的心理暗示。而这类暗示更能够从根本上发挥作用，帮你建立起一个积极的自我形象。这比单纯地重复“我是最棒的”、“我非常有能力”、“我能实现自己的愿望”有效一千倍。

你是否经常听到别人的抱怨？下次再听到别人为了什么事情而抱怨的时候，你可以尝试问一下“那么接下来你要怎么做呢？”人们只会对那些本应该更好的事务而心生抱怨，这个关于“行动”的问题会改变他们的视点。如果情况可以改善，那么就一定可以通过某些行动使其发生改善。如果情况不能改善，那这必定是为了更宏观大局而作出的牺牲或让步（这也就没什么可抱怨的了）。抱怨可能意味着某人不愿意为改善状况付出努力、承担风险，也可能意味着某人不愿承认客观环境的不可变性。抱怨实际上就是自我认知缺失的一种表现。（修订者注：这段分析得非常精辟，让人眼前一亮。）

人们总是把自己的困境归咎于外在条件。我不相信外在条件会决定一切。这个世界上所有的成功者，都是那些勇于站出来寻找合适条件的人。如果找不到，他们就自己创造条件。

——萧伯纳

尽管我和很少以这种方式促进我们的工作，但是我注意到当人们学会运用“下一步行动”技巧时，他们就会赋予自己更大的力量。他们双眼有神，步履轻盈，举手投足间流露出信心和智慧。每个人都很有能力，但是有效地管理那些推动事务发展的具体行动，会进一步激发自身积极的方面，使其开始发挥作用。

当你开始着手处理事务的时候，你内心其实就已经相信你能够做到这一点，而这恰恰又进一步促成了事务的发展。