第七章 组织整理：建立好清单 （5）

核查清单：创造性的提示

（修订者注：Checklists，原意是“核查工作中容易遗漏的细节的清单”，比如翻译一篇文章之后的Checklists，可能会包括“大小写问题”、“空格有无”、“标点符号问题”等。这里翻译成“核查清单”，不是动宾词组，而是表示“列出要核查内容的清单”。）

在个人系统的组织管理工作中，最后一个值得我们注意的问题就是建立和使用核查清单，用以关注项目、时间、有价值领域、职责等潜在信息。

通常情况下，在团队或者公司内部进行一次成功的咨询，将会产生最具创造性的核查清单。细致而周到的备查清单也可显示出日后面试新人和培训员工时的一些重点方向。

当我与客户一起清理他们的工作篮，检查他们记在心上挥之不去的其他事情时，经常会遇到一些琐碎的“自我承诺”，比如：

l 定期进行体育锻炼

l 确保每一次培训时，我们都有足够的评估表格。

l 多抽出些时间来陪陪孩子。

l 为部门准备更多的计划

l 让我的团队保持高昂的斗志

l 确保我们与公司的策略保持一致

l 实时更新我们的用户培训列表

面对你内心这些含糊不清的承诺和分散你注意力的方面，你应该怎么办呢？

首先，澄清内心的项目和行动

对于大多数这类“材料stuff”而言，它们是可以转化为项目或实际行动的。对于许多人来说，完全可以把“定期参加体育锻炼”转化为“建立定期运动的计划（项目）”或者“给萨莉打个电话问一下私人教练的情况（实际行动）”。在这种情况下，内心的承诺就可以转化为项目和实际行动，之后就可以按照正常的方式纳入你的个人管理系统中了。

然而，在这类情况之外，还有些别的情况。

规划工作和责任范畴内的关键性区域

像“坚持锻炼身体”或者“保持健康并且精力充沛”这类目标，还是需要制定某种概况核查清单，才会便于定期回顾和检查。面对任何事情，你的大脑中都会在各个的层次设定不同愿望和标准，它们直接影响你的决定和选择。所以，了解自己在各个层次上的不同愿望和标准，是一件非常有好处的事情。

我在前面曾经建议过，你的“工作”至少可以定义为6个级别，每一级别都应该拥有专门的确认手段和评估方法。在每一个不同的级别中你都应当建立一个核查清单，它应该包含该级别中所有对你来说重要的、以及有所承诺的事情。它可以包括：

l 事业目标

l 服务

l 家庭

l 人际关系

l 公众事务

l 健康和精力

l 财政资源

l 创造性的表达（如绘画、工艺等表现）

现在我们专注于你的工作，向下一个级别，进一步考虑。对责任、员工、行业价值等不同的方面，你都需要为自己建立一些提示。这可能会包含以下各点：

l 团队士气

l 工作流程

l 时间进度

l 人员问题

l 工作量

l 交流沟通

所有这些事务全都可以纳入到你个人管理系统的各个清单中去。根据需要来提醒自己，以保证你的航船能沿着正确的方向平稳的前进。

情况越是异常，控制力越应该加强

对于某件事情（或某个领域）来说，我们需要核查清单和外部控制的程度，与我们对这件事情的熟悉程度成反比。如果你已经从事某项工作有相当长的时间了，而且也不需要你在这方面做出任何改变，那么你也就没有必要在你的个人管理系统中专门对其设立外部监控措施。你知道工作的每个步骤应该在何时进行、如何进行，才能保证工作正常进行。然而，实际上这种情况并不多。

许多时候，在你多某项工作足够熟悉以前，你都需要某种形式的核查清单来帮助你抓住工作的重点。比如，如果你公司的CEO突然失踪，你不得不立即填补他的空缺，你就需要立刻过目一些资料，以掌握目前工作最为紧迫的方方面面。如果你刚刚接受了一个新职位的任命，其中的一些新的责任对你来说相当的陌生，那你一定希望拥有一个控制和管理的模式，哪怕只是在最初的几个月也好。

通常，在情况快要失去控制的时候，我会暂时开列一张清单，上面写着我不得不处理的任务，直到情况重新得到控制。比如，当我和妻子决定为我们经营多年的生意创造一个全新的经营模式时，我承担了一些前所末有的职责，如财会、电脑操作和维护、市场营销、法律事务和管理。一连几个月，我必须坚持认真地把这些责任范围内的核查清单经常摆在面前，填补所有的空白，尽最大努力经营好这一过渡时期。当生意在某种程度上稳定下来以后，我就不再需要这个核查清单了。

核查清单功效显著，它使那些重要的工作不再给你带来忧虑。

各个级别的核查清单

根据你的需要大胆地创建各种类别的核查清单吧。你可以建立各种各样的核查清单——从“生活的核心价值”到“郊游的有关事宜”。列出清单——特别是当你一想到事情时就为它列出清单，这将成为对你最有效、同时也是最简捷的生活方式。

为了激发你的创造性思维，下面我列出一个核查清单的题目列表，这些都是我使用过多年清单。

l 个人主张（如有关价值观的个人陈述）

l 工作责任范畴（工作的职责范围）

l 旅行核查清单（旅行前要检查和完成的事情）

l 每周回顾（在每周回顾中药检查和更新的事情）

l 培训计划的组成要素（当推出某项计划时，一切需要处理的情况，从前期到后期）

l 客户

l 会议核查清单（准备召开一个会议时，所需要筹备的事情）

l 焦点区域（生活中所扮演的重要角色和承担的责任）

l 生活/工作中的关键性人物（定期评估人际关系，以推动事态的发展，捕捉新的机遇）

l 组织系统图（需要管理和维持的输出区域和关键性人物）

l 个人发展（应该定期评估的情况，以确保个人平衡与进步）

慢慢地习惯于接受各种核查清单，包括特殊的临时性的和永久性的核查清单。根据需要随时创建和删除核查清单。合理而恰当地运用核查清单，可以极大地提高你的工作效率。

到目前为止，你应该已经收集了生活和工作中所有的未尽事宜，并且已经逐项的进行了处理，明确了它们的价值和需要并采取了适当的行动，最后还把结果纳入了一个完整的系统——这个系统包括了对当前和“将来某时”的所有工作计划的完成概述（无论事情大小），那么你也就已经准备好进入下一阶段的课程——回顾检查阶段。