第八章 检查回顾：保障系统的有效运行 （1）

要检查哪部分的内容？在什么时候进行？

在你的个人管理系统中，你应该可以在任何需要的时候看到需要的行动提示，这正是个人管理系统和个人行为方式的基础。其实这个道理是显而易见的，但是很少有人能够在处理和组织后能够达到这一要求。

当你身边有部电话并且正巧有些空余时间，你应该拿出电话清单扫上一眼，是否选择一个电话号码拨打出去全由你自己决定；当你正准备去参加与老板或者合伙人的讨论时，花一分钟浏览一下你所记录的与他未了的事宜，这会让你的这次讨论更有成效；当你打算去干洗店取回衣物时，应该先快速地检查一下还有没有可以在途中解决的事情，以便一次性办妥。

只要你保证在适当的时间查阅适当的资料，那么每天的回顾检查时间可能仅仅是几秒钟而已。

人们经常问我：“你花多少时间来关注你的系统？”我的回答是：“只要我能够对当前的行动感觉良好就足够了。”实际上，这个关注的时间通常是这里两秒、那里三秒这样堆积起来的。从某种意义上来说，我的各种行动清单就构成了我的办公室。就像你在的办公桌上贴着记录了电话号码的即时贴一样，我的“下一步行动”清单上也随处可见类似的记录。假设你已经彻底地完成了收集、加工、组织管理一切事物的步骤，你很可能只需要零散地在这里或者那里短暂回顾一下，就能帮你找到当天所要进行的行动。

（修订者注：这与我原理理解的review不同。我原来觉得review就是每周回顾，或者更长时间，像是一次检查和总结。而这里的review好像更加广泛，甚至包扩了每次行动之前对各种清单的浏览。）

首先看一看你的日程表

查看最频繁的应该是你的日程表（或者是每日备忘录之类的东西），这样你就能看到那些是当天必须进行的工作（修订者注：再次不厌其烦地提醒，日程表中记录的都是对时间有严格要求的任务）。这样你就了解了当日的时间和空间要素。比如，你看到自己早八点到晚六点都排满了会议，只有中间有半个小时的午饭时间。这能帮你决定当天是否还要进行其他任务。

然后看一看你的行动清单

当你检查了所有对时间有严格要求的活动，并对它们进行了适当的安排之后，接下来你浏览最多的应该是对应当前情景的行动清单。例如，如果目前你在办公室中，你就可以看一下你的电话清单、电脑工作清单，以及其他办公室内的事务清单。但是这并不意味着你要完成清单上所有的内容；你仅仅需要结合接下来的工作（前面预留的时间有多久），然后选择一个合适的行动，并将其执行。你应该充满自信：自己绝不会遗漏任何重要的事情。

坦白地说，如果你的日程表的内容非常可靠，并且你的行动清单也没有问题，那么在你每天的工作中，就查看这两样东西就足够了。事实上，我有的时候根本就不需要去查看行动清单，因为我看了日程表之后，就知道自己已经没有条件去完成其他任务了。

在适当条件下，进行适当的回顾

也许你需要在任何时间查阅你的任何一份清单。当你和配偶劳碌奔波了一天归来，最终放松下来的时候，你希望确定你们共同经营的家庭事务，这时如果你能拿出需要去他讨论的事务清单就太方便了。如果你的老板突然走进你的办公室，打算与你谈谈当前的工作，你能够立刻拿出最新的工作清单和准备的话题，这显然将大大提高你的工作效率。