组织管理项目提示Organizing Project Reminders
创建并维护一个包括你所有项目（再重申一次，需要多个步骤才能完成的事情，我们将其称为项目）的清单吧，这可是意义重大！这个清理里包含的事情肯定比你预想的多。如果你还没有开始制作这个“项目”清单，那么我建议清单格式应该简单，与你的行动清单类似就行了：可以是电子清单，或者一页纸上的清单，或者是写着“项目”字样的文件夹（每页纸一个项目）。
“项目”清单
“项目”清单中，不应该包含项目执行的具体细节或方案，也不应该按照重要性、大小、紧急程度来进行排序——其实它就是一个包含了所有未完成任务的目录。实际上，在日常工作中，你根本不用去理睬这个“项目”清单；每天占据你主要精力的是你的行动清单，以及突发的特殊事务。记住，你无法执行“项目”，你能够执行的是“行动”。
“项目”清单意味着你可以凭借它来宏观控制各个项目的进度，并让你确认各个项目都处于自己的掌控之中。同时它也能让你对自己的工作量有一个客观的认识。
一个完整正确的“项目”清单，是让你将视线从微观转置宏观的重要工具。
仅用一张清单？还是进一步细分？
大多数人发现，使用一张清单是最佳的选择，因为“项目”清单是作为一个总目录来用的，而不是用做每日的工作指导。在组织管理系统中，“项目”清单为你记录所有尚未完成的事务，这样你就能更加容易地总揽全局，做出恰当的战略决策。
坦白地说，你拥有多少个项目清单都无关紧要，只要你可以根据需要经常地游览这些内容就行了，其实这也是“每周回顾”的主要内容。
细分项目清单的几种常见方式
在某些情况下，进一步细分“项目”清单可能会带来不同的效果。下面，我们来逐一看看这些情况。
个人/职业
许多人喜欢把自己的项目划分为两个清单：个人私事和职业工作。如果你也属于这类人，那么我建议你要像对待你的“职业”清单那样，认真对待“个人”清单，而不是等到周末空闲的时候才去查看它。很多的私人事务也需要你在平日里去处理，这一点与“职业”清单的事情一样。私人事务处理中的疏漏，也可能造成不良后果，甚至会严重影响你的工作。
委派给他人的项目
如果你是一位高级管理人员或者公司主管，肯定有那么几项由你负责的工作，你已经交给你的下属去完成了。把这些项目直接列入“等待”清单中，要比单独创建一个“项目—已委派”清单效果更好：你只要定期查看“等待”清单，就可以确认所有委派的工作是否按照计划进行了。
特定类型项目
很多人在工作中都会遇到同一类型的多个不同项目，着这种情况下，为这类项目建立一个子清单可能会更有效。比如说，我就建立了一个单独的类，叫做“项目 待交付”，其中按照时间顺序，罗列了所有即将由我负责的研讨会、训练办和咨询工作。这些事情与“项目”清单中的其他内容没有区别，都需要我持续保持关注和推动，直至其完成。但是将它们与其他项目分开，单独按照时间顺序列在一起，对我的工作会更有帮助。
如果你是一名房地产经纪人，肯定会同时处理多个客户要求，如果能一目了然地看到所有“进行中的销售”肯定会很有帮助。它可以是纸质清单的形式（记事本中的“项目-处理中”），也可以是文件夹形式（每页纸对应一个进行中的项目，合在一起放在一个文件夹中）。这种项目子列表，其中应当完整包含了该类型的所有项目，并且要能像对待项目清单中的其他内容那样对其进行有规律的查看（以保持对其中项目的持续关注）。只有做到了这两点，它才能正常发挥效力。
如何处理子项目？
某些项目中会包含一些子项目，这些子项目都可以看作一个完整的项目。比如说，你现在买了新房子，要装修，就会列出一些需要行动的任务：“确定整体装修效果”，“厨房装修”，“地下布线”等等，这些任务都可以当作相互间孤立的“项目”来处理。在这种情况下，是在项目清单中写个“装修新房”就涵盖了所有这些工作呢？还是将各个子项目一一列出？
事实上，怎么做都可以，只要你能保证能够根据需要经常地回顾项目的各项内容就可以了。这世界上没有包治百病的灵丹妙，对于多个项目横向管理和单个项目的纵向管理也是如此，没有万能的工具和方法；你还是要定期回顾和掌握进行中的项目的整体情况（一般都利用“每周回顾”的机会进行）。如果你将一个大项目的主题列入“项目”清单，那你就应该针对该项目另列一个子项目清单，将其与项目计划放在一起，共同作为回顾项目时候的“项目支持资料”，以便你在回顾主项目时取用。如果各个子项目之间存在逻辑上的先后关系，我就建议你采用这种方式。在这种情况下，某些子项目需要“等待”其他子项目完成之后，才能够开展，所以也就无需先考虑它的“下一步行动”。比如，在“地下布线”完成以前，是无法开展“厨房装修”工作的。相对的，“确定整体装修效果”就是一个完全独立的子项目。对于“确定整体装修效果”和“地下布线”这两个子项目，你是可以决定下一步行动的。
如何在清单中列出项目和子项目，这完全取决于你自己，你只需要确保自己找到这些项目就可以了。
不要在这个问题上犹豫不决。如果你还没确定方案，那我推荐你将“大项目”列入“项目清单”，然后在“项目支持资料”中收录“子项目清单”，以确保在“每周回顾”中能看到它们。如果你觉得这种方法不太完善，那你还可以将那些进行中的子项目列入主项目清单中。
没有任何一种方法能够完美地追踪所有的项目和子项目。你要做的就是让自己知道有这些项目，并且知道在哪里能找到这些项目的提示信息。
项目支持资料
项目支持资料不是项目的行动，也不是项目提示。它只是支持项目行动和决策的辅助信息。
不要把项目支持资料作为项目提示
通常的情况是，人们保存了一堆文件或者塞满资料的文件夹，以此提醒自己：（1）他们接到了一个项目，（2）他们需要对此采取一些行动。人们基本上是将这些项目支持文件当作行动提示了。问题是，这些项目所需要的“下一步行动”和“等待”的任务都还不明确，都包含在成堆的文件当中，你需要从中挖掘出具体的下一步行动——这简直就是大量等待处理的材料，而不是具体的下一步行动。当你忙于每天的具体工作的时候，这种文件肯定是你最不愿意拿起来的东西。你会对这种成堆的文件逐渐麻木，它们不会让你立刻投入行动，它们只会让你陷入麻烦。
如果置身于这样的环境之中，你的首要任务就是将这个项目列入“项目”清单当中，以此提醒自己它的存在。然后，将具体的行动步骤和“等待”的事情组织到合适的清单当中。最后，当可以进行具体行动的时候（比如说要打个电话），你才可能需要将项目支持资料都拿出来以支持你的具体行动（在打电话的过程中可能需要查阅一些资料）。
再次强调（别嫌我烦），不要将支持资料作为行动提示——那是行动清单的职责（修订者注：想起个成语，越俎代庖）。如果在这些资料中除了包含一些特殊的参考材料外，还涉及到了计划方案以及工作概况等内容，这时你就会希望把这些资料安置在一种更加醒目并且便于随时调用的状态，而不希望仅仅是与文件柜中其他的参考资料混在一起。如果你养成在每周例行的回顾检查时，拉开文件柜的抽屉来扫一眼每一个计划的良好习惯，文件柜就是存放这些资料的最好地点；如果做不到这一点，你最好还是把这类工作的支持材料存放在一个常备的文件夹中，或者置于一个独立的“悬而未决”的工作篮中，放在你的书桌或者文件柜中。
让我们再回头看一看装修新房的例子。你可能建立了一个标明“新房子”的文件夹，专门用于保存有关规划、厨房和布线的各种计划、细节问题以及备忘录。当你进行每周回顾时，一看到“工作”清单上“装修新房”这一项内容时，你就会取出“新房子”文件夹，翻看所有的备忘录，以确保不会遗漏任何行动。接着这些行动便会被理解执行、委派给他人处理或者推迟并放入你的行动清单之中。这个文件夹会在你执行具体行动的过程中或者下次每周回顾的时候再次被拿出来查看并得到整理。
有许多人与客户交往时，往往试图使用“客户文件夹”，或者使用一些有关接洽管理的软件如“ACT！”来“管理帐户manage the account”。问题是这些方式将两类东西混在了一起：一些是需要作为背景资料来保存的事实或者历史数据；而另一些则是需要持续跟踪的具体行动，它们直接推动关系的发展。把后者放在你行动清单体系中可以更加有效。而客户信息可以存入有关客户的一般性参考资料中或者存放在“客户信息库”中。（原文注：我也使用ACT！软件，但是我只用到它的信息处理功能：它可以在公司简介，公司活动，公司要员等资料直接交叉查找和引用，是一个非常好的客户资料数据库。）如果我需要给一个用户打电话，我希望提示信息清清楚楚地列在我的“电话”清单上，而不是隐含在别的什么地方。
组织管理对项目的想法
在第3章中，我曾经提到过，你的大脑中会经常闪现出一些与工作相关的想法和念头，它们不是可以立即执行的行动，但是你希望将它们保存起来。它们正好符合“项目支持资料”的定义。它可能是有关你下一次旅行的一个念头，也可能是对某一项工作计划的阐释。这些想法可能是源于收音机里的一条新闻，或者是杂志里的一篇文章，谁知道呢，反正你脑海中冒出的有用的东西，那么你该怎样处理这些想法呢？
不应该丧失关于某个工作、主题或者话题的任何一个想法。
在这里我建议你考虑这样几个问题：你如何保存项目提示（实体的还是清单？）；如何在这种保存方式下写入更多信息；如果有大量相关信息，应该保存在哪里。大多数人都有多种方式来保存“支持资料”，在清单中加入说明，采用电子邮件或者数据库方式来管理电子信息，用文件夹或者笔记本的方式来管理纸质信息。
添加笔记
大多的管理软件都允许你在清单或者日程表的条目上添加笔记。如果你在某个软件中保存了一个“项目”清单，你就可以在清单中找到某个项目，打开（或者新建）笔记，敲入你的想法。这种方式对于“信封背面”的思考方式尤其适合。如果你的“项目”清单是纸质的，那么你就可以在项目后面贴上一个即时贴，写上你的想法；或者在每页一个项目的文件夹中，在对应的项目的那页纸上写下你的想法。无论如何，你要保证你在回顾项目的时候，能够看到你的这些想法，并能对此善加利用。
电子邮件和数据库
含有同一项目信息的电子邮件可以保存在一个专门的电子邮件文件夹中（参照创建“@行动”的说明，再创建一个“@项目”）。如果你目前还没有建立这样的文件夹，那么设置一个结构严谨的数据库来管理你对工作或者主题所产生的想法，也许同样会大有帮助。比如，如果你的公司使用Lotus Notes，你可以创建一个针对特定项目的数据库，既可以放在自己的电脑上供自己使用，也可以放在局域网上与其他人共享（原文注：许多Lotus Notes用户根本都不知道这个功能！多和公司的网管聊聊吧！）。因此，就算是为了自己，花些时间来学习和认识一下其他形式的自由格式数据库软件吧。这些软件都能让你自由复制、粘贴各种资料，保存在某一项目下，或者直接键入你自己的想法。当然了，研究了解现有的技术工具同样重要：学会在Palm（或者手机上）为你的项目添加笔记，就能让你可以随时记录那些“信封背面”的想法。
纸质文件夹
每个项目都有一个单独的文件夹，这样的系统非常利于保存纸质的支持资料；虽然技术含量不高，但确实是一种非常简洁的方案。管理简单、运用灵活，这些特点造就了一个良好的一般性参考资料的归档体系，它能够让你轻而易举地为那些从会议上搜罗来的零碎纸片创立起一个文件夹。
笔记本/活页夹
活页笔记本的一大优势是，可以为某个项目设定一页或者几页纸作为其专门区域。多年来，我一直坚持使用一个中号的笔记本，前面是“项目”清单，后面是“项目支持”资料区。在后页的部分中，我随时保留几张空白页，用于记录我的灵感和想法，或者用于制订计划或者考虑细节问题。
上述的每一种方法，对于管理项目思考，都可能取得显著的效果。关键在于：发现项目笔记中隐含的具体行动；根据需要定期回顾这些记录。
此外，为防止整个系统变得“陈腐”，一旦项目笔记中的内容过时或者无用了，你就应该立刻删除这条笔记。我发现捕捉这些思考、想法的最大价值在于促进了我的思维过程，而不是那些记录下的想法（其实大部分想法都没有付诸实现！）。（修订者注：重要的是过程而不是结果？！）所以，当你发现某些想法变得无用以后就尽快删除它们吧，以免让这些旧的想法扰乱你的思绪。
博文
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