更新你的系统
要保证你的系统是值得信赖的，最关键的一点就是定期以更高的视点扫描自己的内心、并对系统进行更新。当然，如果你很长时间没有对系统进行更新的话，系统会远远落后于客观情况，更新一次系统将会比较费力。要知道，如果你的系统远远落后于客观情况的话，你的大脑就不得不把大量的经历浪费在“记忆”，“回忆”之类的低等级工作上。
我们要学会观察局部和整体，而且必须学会将它们联系起来，这样才能使我们学到的知识更有效。
现在我们将面对一个很大的挑战：一旦你体验到了拥有一个清晰的大脑是怎样的一种滋味，领悟到事事处于你的控制之下是多么的惬意，你要怎么做才能维持这种状态呢？经过我多年来的研究和实践，并且经过大量人的使用和检验，证明保持状态的最好办法就是“每周回顾WeeklyReview”。
每周回顾的力量（重要性）
如果你和周围的大多数人一样，你会发现，你的脑子再好，也不可能跟上世界变化的步伐。而我们大多数人，都有这样一种倾向：放任自己纠缠于大量的超过自己处理能力的事务。
大多数人无论最初有多么好的基础，恐怕也不能跟上现实中紧张而快速的生活节奏。我们许多人似乎天性就是这样，总会让自己陷入各种事情中不能自拔。工作时，我们把一天的时间安排的满满的，一个会议接一个会议；下班后还是不时地想起要完成的任务，要履行的约定；我们每天在任务、合同、约定、协议中纠缠，我们的创造力也在这日复一日的劳作中不断萎缩。
这种旋风式的生活模式，更加凸显了每周回顾的重要性。他能让你有机会夺回生活的主动权、对事情重新评估、重新安排，让自己重新找到平衡。而这些恰恰是在每天疲于奔命的忙碌中，无论如何也做不到的。
在一天的时间里，你接触到的机会通常会超过你系统的每日承载能力。
每周回顾还有一个重要的作用，就是让你在面对如潮水般涌来的事务时，始终记得最要紧的工作、最重要的目标，把握住自己的方向。这会让你认识到，有的时候你必须学会说“不”——而且要斩钉截铁毫不犹豫——才能让你保持清晰方向，免于陷入混乱的境况。给自己留一点时间吧——至少让自己能在“项目Projects”的层次考虑一下自己面对的问题，这会对你大有帮助的。
什么是每周回顾
非常简单，每周回顾检查就是为了再次清空大脑而需要采取的行动。它执行了工作管理流程的5大阶段的前4个——收集collecting、加工processing、组织organizing、回顾reviewing那些你没有付诸行动的事情——直到你能够确认：“我目前已经完全掌握了我没有处理的一切事情。一旦我决定处理，马上就可以付诸行动。”
下面给出的一些实例将有助于你理解这一过程：
收集散落的纸片
搜罗出各样的零碎纸张、名片、收据，以及所有收藏在你的办公桌、衣服、缝隙中的纸片，把它们统统收入到你的工作篮中，以备处理。
整理笔记
检查所有的日志、会议记录和记事本上的各种内容。提炼出其中的行动、项目、等待事宜、日程表事宜，以及将来要完成的事情。并将其中包的资料进行归档，需要阅读的资料也要归入“阅读”文件夹。在这个过程中一定要对自己严格，收集、处理你所遇到的一切有关交流、工作、创意、信息的记录，同时清理掉没用的垃圾。
过往的日程
仔细检查日程表上的那些过往日期，搜寻未完成的工作、参考信息等诸如此类的资料，并将它们重新纳入到你当前运行的系统中。一定要保证将上一周的日程表全面地扫描一遍，确保没有遗漏。
即将到来的日程
浏览一下你将来的事情安排情况（长期的和短期的）。确保对即将发生的事情和约会作出安排和准备。
清空大脑
把大脑中的一切事情都写下来，包括新的项目、行动、等待事宜、未来要完成的事情（projects, action items, waiting-fors, someday/maybes），以及所有尚未捕捉的事务。
回顾项目清单（包括目标和愿景）
逐一地评估所有的项目、目标和愿景，以确保在你目前的管理系统中，不会遗漏任何一个需要行动的项目。
回顾“下一步行动”清单
清除系统中已经完成的行动（不是删除，而是标记为完成）。检查将要进行的行动的提示。
回顾“等待”清单
记录下那些为了跟踪事情发展而需要进行的行动。检查最近放入其中的物品（比如文件、表格等，别忘了GTD的清单是可以包含物品的）。
回顾相关的核查清单
参照你的核查清单来进行查缺补漏的工作。（还有没有一些需要解决而还没动手的工作呢？）
回顾“将来/也许”清单
核查其中有哪些内容可以付诸行动了，就把他们列入“项目”清单，并转化为行动。当然，还要删除其中那些你不再感兴趣的事情。
回顾“悬而未决”和辅助资料
浏览所有正在进行的项目的的辅助性资料，以便由此激发出新的行动方案、促进任务的完成、产生新的等待事项。
搜集你的奇思怪想和新奇点子
是不是在你的脑中经常会冒出一些新鲜的、巧妙、富有创意、发人深省、风险十足的念头。你可以利用这个机会对它们进行整理，并添加到你的管理系统之中。
整个回顾处理过程只是一个对未尽事宜的集中整理过程，但是却很少有人能做到最好。要知道，每次执行这样一个过程之后，我们都会重新获得一个清醒的头脑，并在此体验到那种轻松控制生活的状态。
“视点”是人们面对过量信息时的一种极为有效的解决办法；这是一个凭直觉处理的过程，摒弃无足轻重的资料，将其精简至本质的、相关的、可以控制的最小量。在任何时间和地点，统一的“视点”都是最稀缺的资源。
——保罗萨福
进行回顾的恰当时间和地点
每周回顾的过程非常关键，你有必要为它建立一个合适的环境，准备合适的工具，并将它逐渐变成你的习惯。一旦你为整个GTD工作建立起了一个舒适的工作区域，你会发现定时进行回顾变得轻而易举——你完全可以把更多的精力放在具体事情的处理上。
到那时，你所需要做的就是，每周抽出几个小时，让自己摆脱日常事务的干扰——并不是要完全置身世外，而是将自己提升至“1万尺”以上的高度，来更好的总览全局。
如果你拥有自己独立的工作空间，可以让你免于外界的困扰，并且你的工作是周一至五的标准五天制，那么我建议你每周五下午留出两个小时的时间，专门用于每周回顾。之所以选择这个时间，主要是因为下面三个原因：
l 对于这一周的事物你很可能还记忆犹新，这使你能够进行完整的反思和回顾（“哦，我差点忘了，我还得给她打个电话说说那个事情……”）
l 如果你在每周回顾的过程中，发现必须与他人取得联系，这时你就可以在他们周未外出渡假前与他们取得联系。毕竟这个时间段大家都还没有下班。
l 清理一下自己的大脑和办公桌，让自己把烦心事儿都抛到脑后，这样就一刻安心地享受周末的休闲时光。
然而，你也许属于根本无法拥有正常周末的一类人。我就是这样，在周六和周日，需要我处理的事情和平时一样多。但是我出差的时候经常会遇到长途飞行，这为回顾提供了一个理想的机会。我的一位好友（也是我的学员）在世界上最大的一家航空公司任职，他习惯于利用每周日晚上的时间，在家里的书房进行他的“仪式”——集中处理一周内各种会议上的数以百计的笔记和备忘录。
无论你的生活方式属于哪一种，都必须建立一个每周重新组织安排的仪式。也许你已经拥有了这种仪式（或者接近于这种模式），那么尝试在其中加入更高层次的回顾，将其变成你的每周回顾吧。
有些人发现他们很难抽出时间进行回顾检查，因为工作和家庭随时都有出现新的问题，让他们根本就没有闲暇时间停下来重新组织工作。我所见过的压力最重的专业人士，要数那些在工作时必须随叫随到并且能够迅速作出重要反应的人，下班后，他们还要回家应付几个10岁以下的孩子，和同样奔波了一天、满身疲惫的配偶。唯一称得上闲暇时间的可能就是每天上下班途中的一个小时（通勤车或者城铁）的时间了。
如果你恰巧处于这种情况之中，那么你所面临的最大困难就是找到合适的时间和地点，能够让自己的每周回顾一直贯彻下去。要么在每周五晚上在办公室中加班几个小时；要么在家里建立一个令人放松的可以正常工作的空间。
高级管理人员的回顾时间
我培训过许多的管理人员，我指导他们在每周五的日程安排中规划出2个小时的时间。对于他们来说，最大的问题莫过于在高质量的思考和及时处理突发事件之间找到平衡。这确实让人难以抉择。然而，那些工作经验更丰富的人却能认识到“磨刀不误砍柴工”的道理——创建一个不被打扰的时间，仔细梳理和重组自己的工作——这其实就是某种程度上的每周回顾。
工作上的好点子往往都是在你没有进行工作的时候蹦出来的；而在你工作时，最绝妙的点子则往往不会出现。
尽管有些公司高管已经习惯于将深思熟虑的过程融入到日常的工作当中去，但他们仍然不得不承认每周回顾的重要作用——它给了你一个站在“万尺高度”总览全局的机会。
甚至连那些已经把反思时间融入到自己工作当中的管理人员仍然常常不由自主或不耐烦地处理一些细枝未节的东西，以弥补一些处于“1万英尺”层次的问题。一边是一个接一个的会议，一边是漫步于夕阳下的池塘边，在这两者之间，需要有一个中间状态，让你有时间对事务进行思考和重组，让自己在更高的层面上控制自己的生活。要知道，任何人也不可能保证自己的所有事情都已经得到了彻底的确认、澄清、评估、付诸实施，这根本就不可能。
博文
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