第十一章 养成收集的习惯 （2）

收集习惯给团体带来的好处

当团队中的每一个人（在同一个部门中、同一个家庭中、同一家公司里）都养成收集的习惯，并且保证不会遗漏任何一件需要关注的事情，又会怎么样呢？一旦达到这种境界，大家根本就不会花费心思去考虑“遗漏”的问题，所有人的精力都会放在更重要的事情上。

如果在沟通交流这一环节上还存在隔阂，就往往导致在团队协作中产生挫折感和普遍的紧张情绪。大多数人认为，如果对某件事情不能保持持续关注，就会使其在个人管理系统中销声匿迹，最后的结果就是突然爆发，让你措手不及。他们并没有认识到，之所以会体会到这种感觉是因为他们长久以来一直身处在这种环境中，以至于误认为这就是事务的客观规律（就像万有引力一样）。但实际上情况并非如此。

几年来，不少成功人士通过GTD的学习，学会了将上面提到的这些好习惯整合入他们的个人管理系统和生活，着使他们获益匪浅，并很快使他们在同行中脱颖而出。近二十年来，我一直时刻清空我大脑的“内存”和“硬盘”，随时将各种资料收入我的“工作篮”中。每当我在别人的工作篮中发现一个没有处理的备忘录，或者在他们在谈话中做出允诺却没有将允诺记录下来的时候，都会让我感到惊诧和疑惑。这些行为对我来说是无法接受的行为。我还有更重要的事情急要着处理呢，不能总是为团队中的这些漏洞烦心。

这就好比坐在一艘漏水的小船上，往船外淘水就会耗费你的大量精力，甚至让你根本无心划船。

我需要确信，我所输入语音留言、电子邮件、一段记录、一个字条，以及任何形式信息都能输送到别人的系统中去，它们将快速地经过加工处理和组织整理的步骤，并且成为行动清单上的一个选项，最终获得执行。如果接收到信息的人只习惯使用电话和语音留言，而不是电子邮件和书面文件，那么我就不得不放弃那些方式，而使用对方唯一信赖的这种媒介。在那些关注执行效率和执行成本的组织中，这种情况是让人无法接受的。

当我们要对系统做出改造的时候，我们必须要确信进行改造的每一步骤都是恰当的，不会造成不良副作用的。水桶原理告诉我们，木桶能盛装的水量是由最短的那块木板决定的，同理，一个组织中的效率是由组织中效率最低的关键人物决定的。

当我漫步于某些机构时，特别注意到这一点：在那里，工作篮要么根本不存在，要么塞得满满的、长时无人问津。这些企业内的交流往往充满了“中断”，人与人、部门与部门之间的交流都是效率低下，人们对“交流”无法信任，没有高效的“交流”也就没有高效的工作。

有的企业则建立了严密的信息搜集和传递系统，信息的管理和传递清晰透明，一目了然。几乎没有人为了信息“交流”操心，大家都可以集中精力对付更加重要的问题。其实，这种信息搜集系统对于家庭来说同样有效——为父母、孩子、保姆、管家或者任何一位家庭成员设置工作篮。我和我的妻子就是如此，就算我们坐得非常近，我们也会把需要对方完成的工作放入对方的工作篮中。许多人都会对此感到惊讶，认为这太冷漠、太机械化了。事实上，这种做法非常有效的避免打断别人正在进行的工作，而且使我们彼此关系更融洽，也让人感到更加自由——因为正是这种方式，让那些机械的事情被纳入彼此的系统并得到处理，而不是在彼此面对面的交流时吸引我们的注意力（或者说跑出来煞风景）。

很不幸，我们无法强制每个人都建立起自己的个人事务处理系统。每个人在如何处理事务的问题上有完全的自由度，别人无权干事。但是，至少你可以做到的是，确保他人（按照他们自己的方式去）处理、跟踪和管理事务，让他们知道这是他们份内的工作而且必须完成。同时，你也可以将本书的内容拿出来分享。这样，他们至少没有理由会遗漏任何事情了。

一个成功的组织内部必须创建这样一种文化（或者说习惯、机制）：每个人都可以坦然面的超出自己能力的工作量；对于那些无法及时完成的工作，可以对其重新协商、制定计划。

我们并不要求每个人都完成所有工作，对于现在的“知识工作”职场，每个人都有做不完的工作。我希望我所做到的是为大家提供一套方法来坦然地面对和处理这种状况。其中的一个关键方法就是对那些没有及时完成的协议进行重新进行商议，这会让我们减少负面感受。这才称得上是高水准的“知识工作“。要做到这一点，缺少了一个严谨的收集系统，则是根本不可能的。请记住，你不可能与自己重新商议那些你想不起来的协议，同样，你也无法与他人重新商议那些丧失头绪的事情。

一群人完全学会使用完善的收集系统，就好比是一艘配合默契的舰船在海上航行。当然，仅仅这样还并不意味这舰船的航行正确，甚至都不能保证大家没有上错船；这只表示他们的船正高效地全速前进。