辅助项目计划的工具和架构
只要你手边随时都有理想的工具，无论什么样的想法在你脑海中出现，你都可以第一时间把它抓住记下、保存起来了。一旦你捕捉到这些想法，就可以根据你的需要随时拿出来参考了。
思维工具
获取想法、增强生产力的最重要的绝招之一就是利用“形式决定功效”这一哲学——合适的工具更容易激发出你的好想法。（原文注：当我在机场候机时，随意把玩着掌上电脑就曾引发我最具创造力的想法！）（修订者注：形式决定功效，原文为function-follows-form，另一种译法为“机能随着造型”。）
在你思考的时候，如果不能动笔写写画画，你会发现自己很难长时间的保持注意力高度集中（最多不过几分钟），独自一人的时候尤其如此。只要你在思考过程中能够使用一些外界的工具记录你的想法，那就像给风筝加上了线，你就可以一连几个小时保持高效而敏捷的思维。
好运气只垂青那些有准备的人。时刻准备好记录头脑中的灵光一现吧。
书写工具
在手头上随时准备一些方便好用的书写工具，这样你就不会因为缺乏记录工具而在潜意识里对思考产生抵触。对我来说，如果手中没有记录想法的工具，我就无法投入地考虑。
形式往往能够决定功效。将自己置于易于捕捉思想的环境之中，那些你都没有意识到的好想法便会自己冒出来。
相反，有时一个绝妙想法的诞生，仅仅源于我一心想用一下我那漂亮又好用的圆珠笔！也许你不像我这样，会受一个书写工具的驱使，但是只要你也有这样的倾向，那就应该成全自己，在高质量的书写工具上进行一些投资吧。
建议你在工作台上放上几支漂亮的圆珠笔，因为你很可能会在那里做一些记录——特别是在家中的电话旁。
纸张和记事本
除了书写工具外，还应该准备一些实用的记事本。标准记事本功效不凡，因为你可以轻松地撕下记录着想法和事情的那几页，放入你的工作篮中，以便日后有机会的时候再行处理。有时你可能在纸上画下一些非正式的脑图，你可以非常方便的直接把它们放入别的文件夹中，完全不用重新再画一次。
离你最近的记事本在哪？把它们放的更近一些。
黑板和白板
如果你有足够的空间，黑板和白板也是非常实用的思考工具，并且可以多次重复使用。它们为你提供了充足的空间，可以在上面草草记上几笔心头闪现的想法。此外，录你在思考某一主题时，它们还可以使你的想法一直活生生地展现在你的眼前。在办公室和会议室中配备一些白板将会很有用，而且越大越好。如果你有几个孩子，我建议你在他们的卧室中也装上一个（原文注：我是多么希望在成长过程中一个鼓励思考、百无禁忌的环境中啊！）。注意手中准备一些充足的水笔；当你打算在白板上写些什么的时候，却发现所有的笔都不能用了，那多让人丧气。
只有在我将自己的想法表达出来之后，我才能清楚的了解自己的想法。
——E·M·Forster
每当两个人或者更多的人聚集在一起开会时，谁都可以在白板写上几笔，别人也可以一目了然。即使几分钟后你擦去了这些思想火花，刚才把它们记录下来的过程本身就可以促进大家的建设性思维。这令其他的工具都自叹不如。
计算机
我喜欢运用笔记本电脑来进行思考。当我把有得考虑的事情以某种数字模式存储起来，便于今后的编辑、剪贴以及投入各种各样的应用之中，这实在太便捷了。一旦启动计算机，坐在屏幕前，我的大脑的思维就会活跃起来。这也成为了掌握键盘输入技能的一个重要理由，这样你才能灵活自如地驾驭计算机。
让你的电脑充当一个思考场地吧。
辅助架构
除了拥有随身携带的得心应手的工具以外，一个可以方便地收集思考结果的系统也有利于提高效率。这就像在你的面前摆出纸和笔时可以帮助你进行头脑风暴一样，拥有便于组织管理项目细节的工具和环境，也同样可以促进项目计划的进程。
根据需要创建文件夹或者活页夹
一个好的一般性参考资料归档系统，不仅要便于归档和查阅一般的项目资料，还应该对项目规划起到重要作用。一个项目的进展，一般都是由某些关键数据、票据、资料推动的，所以，你非常有必要针对某个主题设定一个文件夹，这样当你手头出现相关资料的时候，你就可以立即将其保存到文件夹中。如果你的归档系统太过正式（或者根本不存在），那你一定会错过很多提前关注项目的机会（修订者注：这是可能是指对项目的发生在其出现前就做出预判，并做好准备）。比如你刚刚参加完一次会议，写了不少笔记和备忘，现在你就应该马上建立一个文件夹，把相关的资料全部放进去（当然是在收集到下一步行动之后）。
有许多次，在培训客户时，我发现当他们仅仅创建了某个主题文件夹，并放入可以搜集到的备忘录和其他具有潜在价值的相关资料后，就可以大大地提高他们对事物的控制力。这种方式无论在客观上还是精神上，都能让你感到“一切都处于控制之中”。
如果你对活页本或者计划手册情有独钟的话，一定要存储足够的空白页，这样每当一个主题或者项目出现时，你就可以马上为它配备上一页。某些项目日后也许会占用比较大的篇幅，甚至会占据一个完整的记事簿，但是开始的时候，一页纸也就足够了。绝大部分项目也就仅仅需要一两页空间，保存需要跟踪的几个想法即可。
如果缺乏一个良好的系统来存储你的坏主意的话，恐怕你的那些好主意也会无家可归。
软件工具
说到这里，很多人会想到那些“项目管理”工具，这其实是个误区。大多数情况下，那些为项目的组织管理而设计的软件都太过复杂了，而且对于98%的项目管理需求来说，也都太过强大了。只有很少一部分专业人士才会需要用到它们。对于我们大多数人来说，一些非正式的、界面友好的小程序反而更有用。世界上没有两片完全相同的叶子，同样，也没有两个完全相同的项目。因此，这世上不可能有一个可以适用于任何项目的万能的项目管理软件。
数字式的分级概要
当你希望整理一下有关某项目的想法时，可以选择任何一种包含等级划分功能的简单明了的应用软件。我过去用Symantec公司的Grandview软件，而现在我一般用Microsoft Word来处理这类工作计划。下面就是我自己的某个项目计划的实际情况：
（修订者注：Microsoft Word 的大纲视图非常方便，便于使用者理清思路。整个GTD的修订过程中，我一直都在这种视图中进行的。）
显示分级概要的优势在于，它完全可以按照你的需要变得复杂或者简单。目前市场上大量的软件都可以提供类似的显示分级概要的功能。关键在于找到一种使你感觉好的软件，然后熟练的掌握如何插入标题或子标题，以及如何改变标题的级别等。直到不再为如何操作这个程序烦恼时，你才可能无拘无束地通过它来协助你的思考和组织整理。
事实上，在哪里存储你的思考成果并不重要，只要易于使用、便于随时输入和回顾就行了。
头脑风暴软件
人们已经专门开发出几款应用软件来促进头脑风暴的过程。“Inspiration”就是其中之一，它是基于Tony Buzan的心智图理论的思维导图软件。这个软件的确显示出一些极具价值的特点，但对于我自己来说，我通常习惯于用纸和笔来进行这种快速且非正式的思考过程。
数字化头脑风暴过程的问题是：多数时候我们不关系头脑风暴的过程和细节——我们只关心最后的思考结果。所以那些老一代的头脑风暴工具（就像是电子白板和数字化的书写记录工具），最终都没有像厂商预期的那样获得商业成功。我们不需要一丝不茍地保存每一个思考过程，重要的是思考的结果。（修订者注：此处删去两句，疑为原文有误。）
项目规划软件
我在前面提到过，大多数项目策划软件对于我 们需要进行思考计划的活动来说，过于严谨和精确了。多年以来，我看到人们不断地尝试这些程序，接着又一个一个地放弃掉了。当这些程序获得令人满意的效果时，往往是由于它是为了达到某一家公司或者产业的具体要求而量身订做的。
我期待在未来的几年里，能够看到人们着眼于思维和计划的自然模式，开发出一些结构要求比较宽松、功能更强大的应用程序。在那一时刻至来之前，最好还是坚持选用一种简单好用的工具吧。
附加的电子备忘录
如果你正在使用一种数字式组织管理工具，那么，你需要获得的大多数信息完全都可以令人满意地存储于其中的备忘录区域中。比如，你把项目当作Palm中清单上的一项内容或者Outlook中的一个任务（task），你就可以打开对应的“记事本Note”功能，记录下有关这个工作的一些想法以及进一步的分析。只要你能在需要的时候浏览这些附加信息，它们就会发挥应有的作用。（修订者注：Palm没用过，Outlook中的“任务”，是可以很方便的写入备注信息的。）
博文
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