第七章 组织整理：建立好清单 （2）

组织管理行动提示Organizing Action Reminders

如果你已经清空了工作篮，你肯定会发现已经拥有了一大堆“悬而未决”事务的行动提示，它们代表那些用时超过两分钟，并且无法委派给他人的任务。一般来说这些任务的数量可能会在20到70之间，当然也有可能更多。同时，你肯定还有一堆代表委派任务的提示，很可能还有一些事务别列入日程表或者“将来/也许”清单。

你需要将这些提示信息分门别类的进行整理，以便于你在有时间的时候执行和回顾。你还需要决定用何种形式在对这些信息进行组织整理：文件夹还是清单，纸质还是电子的？

组织日程表行动

正如我曾说过的，从组织管理的目的出发，行动可以分为两个基本类型：对执行时间有刚性要求的，没有指定时间、越快完成越好的（ASAP）。日程表上记录的行动就是前者，你在可以指定具体时间（“下午4:00-5:00与Jim会面”）或者指定具体日期（“周二给Rachel打电话，问她是否接受了男友的求婚”）。

当你在处理“工作篮”中的东西时，遇到这类有时间要求的事情，你可以很自然的将它们写入你的日程表中。比如说你想做个内科检查，你肯定会立即打电话到医院去预约（因为打电话预约肯定不用两分钟），约定了时间之后就将它立刻写入日程表中，这简直再自然不过了。

日程表应该只记录对时间有刚性要求的行动，而其他行动都应该为其让路。

对于日程表，大多数人都有个老习惯，就是每天把下一天想做的事情都列成一个待办事项清单（to-do list），想当然地把那些第二天能完成的事情都写在里面，但是实际却很难将这些事情如期完成，这样就需要将那些未完成的事情再抄到下一天的待办事项清单中。您可千万别这么做。将日程表当作一个神圣不可侵犯的圣域吧，一定不要将那些没有硬性时间要求的事情写入其中。这样一来，日程表中的行动会更加清晰，完成它们也更加容易。当你按照这样的规则来组织你的日程表之后，那么剩下的行动自然就是那些没有苛刻时间要求的ASAP行动了。

组织ASAP行动（越快越好）：根据情景分类

经过多年的实践，我发现这些ASAP行动最好是按照情景来进行分类——所谓的情景，就是完成该行动所需要的工具、地点或者相关人员。比如，如果某个行动需要在电脑上完成，你就可以把它列入“在电脑旁”清单。如果某个行动需要你开车外出（比如去银行或者去电脑市场），那么将其列入“跑腿”清单就是追踪这一任务的最好方式。如果某一工作的下一步行动是与你的同时Emily当面谈谈，那就应该把这一行动列入“Emily”文件夹或清单当中。

那么要如何决定情景之间的差异大小呢（或者说确定情景分类的数量）？这取决于：（1）你所需要跟踪的行动的数量；（2）不同行动所要求的环境差异的大小。

如果你是那种只有25个下一步的行动等待执行的“稀有物种”，那么一个单独“下一步行动”清单就足够了。它包括的内容可以五花八门，“买钉子”、“和老板谈谈换个工作岗位的事”、“考虑一下会议地点的问题”等等。如果手上有50甚至100个行动尚待完成，将它们保存在一个巨大的清单中会造成很多麻烦，你很难看到你应该看到的东西；当你有时间来完成某些行动时，你不得不花费一些时间搜索你想要完成的行动，比如你的时间只够打个电话，但是你必须在一大堆不相干的行动中找到那个要打的电话。当你外出去干些零碎事情的时候，拥有一个“跑腿”清单比拿着100个任务的清单更加方便。

这种分类组织行动的方式的另外一个好处就是，充分利用你所处的环境，将你的能力最有效地发挥出来，以此提高效率。如果你有一个“电话”清单，当你手边有部电话的时候，你就能以非常高的效率集中打出多个电话。当你打开电脑并且处于在线状态的时候，有一个“在线”清单，不用花费时间转到其他状态就能完成预定的行动了。从一种工作状态离开，进入另一种工作状态所花费的时间和精力要比一般人预想的多得多，这无疑会造成巨大的浪费。当一个人造访你的办公室的时候，如果你的手头已经准备了需要和他一起解决的问题清单，正好一次消灭所有问题，这简直太完美了。

有关行动提示信息最常见的分类

以下常见的下一步行动清单的标题对你有帮助：

l 电话

l 在电脑旁

l 跑腿

l 在办公室时

l 在家时

l 议事日程（按照人或者会议分类）

l 阅读/回顾

“电话”

这是一个包括了所有要打的电话的清单，只要是手上有一部电话，你就可以一项一项地完成它上面的内容。你越是行踪不定（特别是当你同时拥有手机的时候），就越会发现拿着一个包括了所有联络电话的清单是多么有价值：当你不在办公地点或者正在旅途中时，你总能找到一些小小的空闲时间（比如等飞机的时候），这是你就可以拿出“电话”清单来完成其中的内容。拥有一个独立的“电话”清单，可以让你很容易地利用起点滴时间来完成拨打电话的行动。

另外，我建议你花一些时间，在工作清单的每一项内容旁边注明相关的电话号码。很多时候，如果电话号码一目了然，你很可能就打了这个电话，而如果你还要费神地去查电话号码的话，你可能就懒得行动了。

“在电脑旁”

如果你的工作与电脑密不可分（特别是你如果你拥有笔记本电脑或者在工作地点和家里都有电脑的时候），“在电脑旁”清单就会对你的工作大有帮助。他能让你对需要利用电脑完成的所有工作一目了然，提醒你要回复的电子邮件，需要完成的Word或者Excel文档，等等。

因为我经常坐飞机旅行，所以我除了拥有一个“在电脑旁”清单外，还单独准备了一个“在线”清单。因为当我在飞机上的时候，我是没有办法上网的，也就买有办法完成那些在线状态才能完成的任务。为了避免在飞机上审视“在电脑旁”清单的时候，还要反复考虑是否是需要上网才能完成的，所以我特地将这类任务归入“在线”清单，这样就能节约出我的脑力资源用在更需要的地方了。

周密地斟酌在什么地点你能够执行和不能够执行哪些行动，然后相应地对你的各种清单进行组织和管理。

如果只在工作时拥有电脑，你可能不需要一个单独的“在电脑旁”清单。“在办公室时”清单可以包含这些内容，因为办公室是你惟一可以办理这些事物的场所。（类似的，如果你仅在家里有一个电脑，又不是便携的，你也可以把电脑类行动归于“在家”清单之中。）

“跑腿”

把所有需要外出时处理的事情归纳到一起，这种方法非常必要。当你需要开车外出时，在路上能够看上一眼这个清单，那就太妙了。像“从银行保险箱中取出股票证券”，“到设计者那里取图纸”以及“在苗圃购买牵牛花”一类的活动都应该纳入这个清单的范畴。

当然，这个清单可以是你保存在计划手册里的一张张即时贴，也可以是你掌上电脑里的“todo”部分中的“跑腿”一栏中内容。

在个人的“跑腿”清单中建立一些子清单，通常会非常有效。例如，如果你需要经常从五金商店购买材料，就可以在“跑腿”清单中创建一个“五金商店”的子清单，然后在此记录下你打算在那里购买的具体物品。在运用技术含量低的工具时，你可能在一张即时贴上创建一个“五金商店”的清单，当拥有先进的高科技产品时，如果你使用的是一个电子形式的清单，那你就可以在“五金商店”一项后面附加一个“备忘录”，并在那里输入详细的内容。

我们必须努力达到那种化繁为简的境界。

——JohnGardner

由于我穿梭往返于几个大都市，因此我保存着两个“跑腿”清单：“跑腿------奥哈伊”（我住的地方）和“跑腿----任何地方”（保存那些任何地点都能完成的事情）。“T形水管件”将被纳入“跑腿---奥哈伊”，而“买袜子”将被列入“跑腿----任何地方。”

“办公室中的活动”/“在办公室时”

如果你在一个办公室工作，那么肯定有些事情是必须在那里才能完成的，很显然，拥有一个这类事务的清单一定会非常有用。尽管在你的办公室里面也有电话和电脑，拥有单独的“电话”和“电脑”清单也还是有意义的。我更倾向于在“办公室”清单中列出那些需要长时间在线才能玩成的工作。（修订者注：作者完成此书的时候，互联网可能还没有彻底普及到每家每户。）比如，对我来说上网下载一个大型软件的程序将纳入这个清单中。（修订者注：我更倾向于将打印、复印和传真这类的工作写在“办公室”清单中，因为一般的中国家庭都没有设备能够完成这类工作。）

“在家时”

许多行动只能在家里搞定，因此，针对这个环境创立一个清单也很有必要。我相信，你一定有许多的私事和需要在家里处理的各种杂活。通常，这一类事件的下一步行动就是直接实际行动了。比如“挂一张新的画”，“整理CD”以及“把衣柜里的衣服换成冬装”都是这一类具有代表性的内容。

如果你像我一样，在家里设有一个办公室，那么只有那些在家中的办公室里才能解决的事情才可以放到“在家时”清单。（如果你仅仅在家中工作，而且并不去其它的地方办公，那你就根本不用设立“办公室的活动”清单，仅有一个“在家时”清单就够了。）

“议事日程”

不可避免，你总会发现许多下一步的行动需要进行与别人的交流，或者需要在委员会、团队或者员工会议上提出。比如说，你必须与合作伙伴讨论一下有关明年发展的想法；你希望同配偶协商一下春假的日程安排；你需要给秘书指派一项复杂工作，没办法一下子在电子邮件中交代清楚；你必须在星期一召开的有关调整费用报销政策的员工会议上宣布一项新的决定。

你应该为那些需要多次参加的会议或频繁会晤的人，列出专用的“议事日程”清单。

这些行动应该各自保存在单独的清单上，每个清单对应一个人或者某个会议（假设你定期参加这个会议）。有些人已经在使用类似的方法了：把要与老板汇报的信息整理在一个文件夹中。如果你认真整理你的下一步行动，你会发现的需要3-15个这种清单。我建议为这些人设立单独的清单：老板、同事、助手、配偶、孩子。除此以外还应该考虑你的律师、投资顾问、会计师、电脑顾问，以及所有那些你在电话中要与之商讨一件以上事情的人。

如果你经常参加了某个长期的例会——员工会议、计划会议、委员会会议等——它们也同样应该享有独立的文件夹，把需要在这些场合用到的资料放到对应的文件夹中。

如果某一段时间内，你会与某人进行频繁的接触，你也应该在此期间保存一个关于此人的清单。比如说你的放在正在进行装修，那么就应该为这个工程的工头设立一个单独的清单。当他下班走人以后，你可以在施工现场转，看看有什么事情需要同他交换一下意见，把它们写入这个清单。这个清单一定会给你巨大的帮助的。

鉴于这类清单效果显著，你系统应该允许方便快捷地增添新的 “议事日程”清单。比如，在活页夹式的计划手册中的“议事日程”部份，为某一个人或者某一个会议插入一页纸只需要几秒钟就能搞定。同样，往掌上电脑的“议事日程”目录中增加一个专门的“备忘录”也花不了多久。

阅读/回顾

你肯定会发现你的“工作篮”中有不少的东西是需要你进行阅读的。对于这些东西，你应该已经遵照“两分钟原则”的要求，对其进行了大致的浏览——扔掉无用的，把有用的归档或者发送给别人。

那些需要你花费两分钟以上进行阅读的资料，应该都被妥善的保管在一起，成为一大堆标识着“阅读/回顾”的文件。按照我对清单的定义，这样的一堆文件就可以称之为清单了。但是，更有效率的做法是：按照其内容，对这件文件和杂志进行分类，放置在指定的文件托盘或者便携文件夹当中。

对于许多人来说，需要“阅读/回顾”的东西很可能是很大的一堆资料。这也是为什么，只有那些你确实希望花两分钟以上的时间阅读的东西才能归入此类的原因。即便这样，如此海量的资料也足以让你手足无措，如果你的阅读资料与其他东西界限模糊（未做到清晰分类，而混杂了其他东西），这肯定会让你的内心麻木，导致整个系统失去控制。有了清晰的边界至少能够让你了解其中都包含了那些东西。如果你同大多数人的情况一样，能够以自己的阅读能力来调整阅读资料的数量，那这个时候就可以进一步判断哪些资料需要保留，哪些应该扔掉了。

当你去参加一个被延误的会议时，当你参加的一个研讨会的中间有段空闲时间时，或者当你约了牙医，却不得不等候片刻时——在这些时间片段中，如果你身旁恰好拥有这样的一叠阅读资料，这简直是太实用了。以上全都是可以用来阅读的大好时机。由于生命中充满了这类可以利用的时间片段，那些手边缺少“阅读/回顾”资料的人必然会浪费大量的时间。

那些最不擅长利用时间的人总是第一个跳出来抱怨时间的缺乏。

——Jeandela Bruysre

组织管理“等待”清单

如同行动需要整理成清单一样，那些等待别人完成的任务也需要组织成清单以提醒自己。所谓“等待”的，应该是那些你不关心过程，只关心结果的事情（或者由别人负责的事情）。比如你可能在“等待”在剧场预订的戏票，公司订购的新扫描仪，用户对某个提议的肯定答复，诸如此类。当某个事情的下一步行动需要由别人来完成的时候，你就没有必要将这个行动列入行动清单了，你只要想办法提醒自己这个任务该由谁来完成就可以了，这就形成了等待清单。你的任务就是根据需要定期回顾这个等待清单，检查完成的情况，并决定是否需要你执行某些行动以推动事态的发展。

也许你会发现，这个“等待”清单只有放在手边才能发挥效力，而且与“下一步行动”清单放在同一系统中才能发挥最佳效果。在某个工作结束之前，它可能会多次在不同的清单中跳来跳去。比如，你可能在需要给卖方打电话，要求他们出具一个工程方案（这个当然记在“电话”清单中）。打完电话之后，你要做的就是等候他们提出方案（这就转到了“等待”清单中）。当你接到方案之后，你就要找时间看看（转入“阅读/回顾”清单）。看完之后，你可能把方案交给领导，由他最后拍板（再次进入“等待”清单）。（原文注：这种情况下，数字清单系统或者多页的纸质系统会显得比较方便，你只需要把某页纸在不同的文件夹之间移动就可以了，不用反复重新抄写。）

要知道，你的“等待”清单中的内容都是完全要由别人完成的时候。当你认识到这一点的时候（特别是手中正拿着这样一份清单的时候），你肯定会感觉很棒的。

使用原始内容作为它自身的行动提示信息

跟踪任务的最高效的办法就是，当提示信息出现的时候，就第一时间将其行动列入清单或放入文件夹。一般来说，原始的提示信息在经过处理之后就没有用了。比如，与领导开会的时候你会写些笔记，但是会后你把这些笔记归纳整理成具体的工作和行动之后，笔记本身就没有用了。有些人喜欢保留语音消息，总觉得“以后可能用到”，但这种方式对于提示信息的管理来说，实际上并不怎么高效。

把可付诸行动的电子邮件和文件与其余的分开。

但是，也确实存在一些例外。某些类型的输入信息，恰好就是最为高效的行动提示，要比把它们列入清单的效果还要好。这种方法尤其适用于某些书面资料和一部分电子邮件。

纸质提示信息的管理

某些事物本身就是这项工作的最佳提示。最常见的例子就是，“阅读/回顾”中所包含的文章、出版物和文件资料等。显而易见，你完全可以轻松地把《财富》杂志放到 “阅读/回顾”篮中充当提示物，如果你还坚持要在行动清单中写下“看一下《财富》杂志”，这就有点画蛇添足了。

另一个例子是：有些人觉得把所有的账单在同一时间、同一地方进行支付比较容易，他们可以把自己的各类账单存放在一个标题为“要支付的账单“的文件夹或者篮子里（更常用的“待处理的财务票据”）。与此相似，报销的发票也应该如此，要么立刻处理，要末保存在“未报销的收据”信封或者是文件夹中。（原文注：注意，如果你不能把这些需要处理的票据时刻放在眼前，还是存在一定风险的。仅仅是把它们归拢到一起还不够，你还需要定期回顾它们才能确保不会出现问题。）

特殊的工作性质、信息的输入方式等，可能会让其他形式的纸质资料也可以成为高效的行动提示。比如说，一位在客服中心工作的人员可能要接受许多服务申请，这些都要求都填写在标准的表格中。在这种情况下，这些表格就可以成为最佳的行动提示。

当你决定如何保存一个事务的提示信息（清单还是纸质文件）的时候，还要考虑后勤方面的问题。如果你经常外出，就要考虑提示信息的便携性，你肯定不想带着等待他人审核的大量资料到处跑。如果你的所有工作都在办公室完成，那么把纸质文件当作其提示信息的载体可能会是更好的选择。

无论你选择采用哪种方式来保存提示信息，你都应当将他们按照“下一步行动”的类型分成不同的组。如果某次客户服务需要你接下来打个电话，那么就应该把它放入“电话”清单（或者文件夹）中；如果下一步行动需要你查看某些信息并输入到电脑中，那么他就应该标明“在电脑旁”。依我之见，对工作流程管理的最大破坏，就是把同类型的所有文件（比如客服申请）都放在一起，根本不考虑它们需要的下一步行动是否是同类的。某个申请需要你回个电话，另一个申请需要你查看一下相关的数据，而另外一个则需要等候其他人提供进一步的信息——可你却把它们都放在一起了。这样的做法最直接的效果就是，每次你拿起一个任务，都要再次判断一下它的下一步行动是什么，这很快就会让你厌烦，并且对这一打堆没有明确下一步行动的文件感到麻木。

我的个人管理系统都是基于清单构成的，所以它非常便携，但是我仍然需要保留两类纸质资料。出差时，我都会带着两个塑料文件袋，一个是标着“阅读/回顾”，另一个则标注了“输入资料”。在“输入资料”袋中，我会保存那些仅仅需要输入电脑的事情（需要添加到电话/地址簿中的名片，收集到的“格言警句”，以及我希望记录在“旅行——城市”子目录中的有关餐馆的各类文章，诸如此类）。

电子邮件类提示信息的管理

与纸质材料类似，那些需要付诸行动的电子邮件，其本身就是最好的行动提示——它们自来就保存在你的电子邮件管理软件中。特别是当你的工作是以电子邮件为核心（每天接受大量邮件，大部分时间花在处理邮件上）的时候，尤其如此。在这种情况下，你就可以直接将电子邮件管理软件作为你的工作管理系统，而不是把电子邮件中包含的任务提取出来列成清单。

许多人都会发现在电邮软件的导航栏上建立两三个特殊的文件夹会非常有用。其实在电邮软件里面，大部分的文件夹都是用来存放、归档各种参考资料的，但是如果我们想想办法，还是可以找到一套有效的方法来组织和管理我们的行动提示（也就是需要付诸行动的电子邮件）。我们要把这些邮件放到“收件箱”（邮件接收后自动存放的目录，这里恰恰是大多人习惯存放邮件的地方）之外的地方。

我的建议是，为那些需要进行“超过两分钟行动”的邮件建立一个单独的文件夹（在此重申，对电子邮件你也应该应该遵照“两分钟原则”进行处理）。这个文件夹的命名应当以特殊字符开头，这是为了（1）以此作为区别这个文件夹与其他保存资料的一般归档文件夹，（2）让这个文件夹始终处在导航栏的最顶端。微软系统里的“@”和Lotus里的“-”就是这样的字符。那么你就可以建立一个“@行动”文件夹来存放这些需要行动的邮件。

接下来，你应该创建一个标题为“@等待”的文件夹，它将出现在“@行动”相邻的位置上。当你接受到的邮件有你需要跟踪的信息的时候，你就可以将它们拖入“@等待”文件夹中。这里还可以存放那些通过电子邮件委派出去的任务：你要做的就是将发出的电子邮件拷贝一份，放入“@等待”文件夹中就可以了。（原文注：在Outlook中，可以将邮件转化为“任务Tasks”，再加上“类”的自定义功能，他会让你的感觉更加得心应手。）

有一些电邮软件（如Lotus Notes）允许你在发送邮件的同时，复制一份并归档存入你自己的文件夹中（发送的时候使用“发送并归档”按钮）。其它软件（如Outlook）可以在 “已发送邮件”中找到发送出去的邮件。在后一种情况下，对于许多人来说，最有效的方法是：当他们通过邮件分派任务时，给自己“抄送”或者“秘密抄送”一份，然后把接受到的邮件存入“@等待”文件夹中。（通过简单的设定，就可以让Outlook把你转发给自己的邮件自动保存在一个指定的文件夹中。）

将电子邮件“收件箱”清空

采用上面的方法，可以让你将收件箱中的所有邮件都清空——这可以让你视线更加清晰，头脑更清醒，工作更轻松。恢复“收件箱”的本来功能——它是一个接收信息的缓冲区，它所包含的信息需要你尽快处理，以为接受新的信息腾出空间。很多人把“收件箱”当作一个保存信息的仓库，归档文件、参考资料、未决定下一步行动的资料，统统混杂在一起，这肯定会让你对“收件箱”内的东西感到麻木——就算你双眼盯着屏幕，但你的大脑根本就不转。如果你接收的邮件永远不会超过一个整屏，那么是否清空收件箱还不是个问题，但是现如今大部分的人的邮件量都非常大，所以你最好尽早清空你的收件箱。

面对一封电子邮件要比同时面对一千封轻松得多。

再说一次，清空“工作篮”（在电邮里就是“收件箱”）中的内容并不意味着你已经解决掉了其中所有的问题。它仅仅代表着，你已经删掉了一切可以删掉的内容，把你暂时不需要行动但希望保存的事情归档了，完成了所有那些不需要2分钟就能解决的事情，并把那些等待结果和需要行动的邮件移入对应的文件夹中。现在，只要你打开“@行动”文件夹，就能看到所有需要你花时间进行行动的邮件。这与你手忙脚乱地搜索多个屏幕，生怕漏过一些重要事情，担心它们哪天会捅出个大娄子来是不是简单多了呢？

注意这些散落在四处的行动提示

把你要做的事情置于你的视线之外，这明显存在着危险。一个个人工作管理系统的首要任务就是让你能随时看到想要看到的行动提示，这样才能让你正确地选择将要进行的行动。当你要离开办公室之前，那些未确定下一步行动的邮件，就需要你一个一个地查看一次，就像你的“电话”和“在电脑旁”清单一样。而电邮软件中的“@行动”文件夹，其本质就是“在电脑旁”清单的一个延伸，所以对它们也应当一视同仁。纸质的“悬而未决”文件夹（记得前面提到的大量申请表格么？），也应当将其当作一个记录了提示信息的清单来处理。

“眼不见，心不烦”并不是真的心境坦然。

无论提示信息散落于何处——放在文件夹里，列在清单上，还是存在于电邮软件里——只要能够平等对待他们，并且保证能够定期回顾，那么这就不存在任何问题。你需要确定的就是不要把任何行动提示遗落在系统的角落中，而让他无法发挥应有的作用：提示你去行动。

为了能够做到真正做到心里没有牵挂、无忧无虑（为了与好朋友聚会、出去散步），你必须让自己确认所有的行动提示都已经妥善保管了，所有事情都在你的掌控之中，不用担心会漏掉任何事情。并且，你应该可以在几秒钟之内就能完成整个确认过程，而不用花费几天。