总体检视工作的“六级回顾法”
我们已经在第2章里讨论过，工作中的6个层次可以类比为高度：
l 5万英尺+：人生
l 4万英尺：3~5年的展望
l 3万英尺：1~2年的目标
l 2万英尺：责任范围
l 1万英尺：当前的工作
l 跑道：目前的行动
其中每一个层次都是其上一级层次的具体和细化，并要为上一级内容提供支持和服务。换句话说，每一层次都要服从上一级，越是在上面的层次重要性越高。如果你打算打某个电话，而这与你的生活目标或者价值观发生冲突，这时你应该毫不迟疑地维护自己所立场，取消这个行动。如果你的工作安排无法让你实现你的短期目标，那么你就有必要重新思考工作的重点和职责。
让我们一起来看一下有关由下至上管理方法的第一个实例。你需要打的这个电话（行动）事关你目前正在促成的一单合同（项目），这会直接影响你签订的合同总额（工作职责）。这单生意可能是你在销售方面有所进展和突破（工作目标）的一个良机，因为你所在的公司渴望进军这个全新的市场领域（机构的目标）。这将促使你在经济和事业两方面都更加接近你的奋斗目标（人生目标）
你要做的是发现哪些事情需要你做，然后全身心地投入其中。
——佛陀
或者我们换一个角度，从上往下来一次。你已经下定决心打算成为自己的老板，发挥你在某一领域中得天独厚的资源和才能（人生目标）。因此，你开始了自己的生意（前景），并在此期间完成了几个短期的具体目标（工作目标）。这赋予你一些重要的角色和职务（工作责任），还有一些需要尽快完成的任务（项目）。而这些项目，都需要你执行具体的操作才能发生进展（下一步行动）。
想要达到轻松掌控生活的境界，最好的方法莫过于对上面的各个层次进行平衡的掌控。无论对于那个层次，你都应当尽全力完全搜集其中的未尽事宜、内心的承诺等等牵扯你精力的事情。只有对自身和所处的环境都有全面客观的认识，才能让自己脱离忙碌的苦海。你的录音电话上还有没处理的留言么？你为孩子制定了哪些目标和项目？你的工作职责是什么？激励你工作下去的目的和动力是什么？这些都是你要搜集和处理的问题，有些问题通常隐藏的更深、难以发觉，但是在挖掘、搜索和处理的过程当中，你通常会变得更加敏锐，容易发现被忽略的重大目标。
洞察生活中的真实状况是一件令人不可思议的事情，对现实情况的正确观察所能带来的神奇作用，着实令我震惊。检查一下个人经济状况的精确细节，搞清你打算收购的这家公司的历史资料，或者在一起人际关系的纠纷中了解一下到底谁对谁说了什么话，即使无法立竿见影地解决问题，也会对你大有帮助。
取得成功的最佳场所是你目前的位置以及现在的工作。
——查尔斯
把事情搞定（Getting things done），并且对此感觉良好，这要求你要主动认知和管理进入你意识的所有事物。要想掌握摆脱压力、提高效率的艺术，这一点是不可缺少的。
自下而上地工作
人们为了提高工作和生活的效率，通常都是采用自上而下的思考方式。想想自己到底为何存在于这个世界上；然后找到能够实现自己人生意义的生活方式；什么样的职业或工作才能支持你实现这种生活方式；目前你的工作又需要完成哪些具体的事情；最后再考虑有哪些行动是需要你立刻实施和落实的。
在任何层次上，你都有充分的机会找到最重要的事情。你要做的就是关注那些需要你关注的方面。
实际上，你随时都可以从任何一个层次入手，来思考生活和工作的重点。对于我来说，在任何一个层次上都有一些我可以完成的事情，他们都可以加强我对生活和自身的认知。我从不会感到无所事事，等待我完成的事情太多了：描绘和展望愿景；重新评估目标；识别或创建项目；确定具体的行动。诀窍就是在恰当的时机去关注那些需要你关注的方面，以保持你自己和系统的平衡。
所有的事情重要程度都是由它的上一层次所决定的，因此人们都会认为采用自上而下的思考方式会更有效率。比如，你花费了大量的时间思考和筹划当前的工作，可随后发现这个工作并不是你所想做的，这样你就把本该用在另一重要工作上的时间和精力给“浪费”了。可问题在于，如果你在具体的工作实施阶段（进行中的项目和行动）缺少控制能力，并且对自己在某个层次的控制管理能力缺乏信任，那么盲目地采用自上而下的思考方式只能让自己不断受挫。
当底层已经陷入失控时，仍然自上而下地进行管理，将有可能成为效率最为低下的方法。
从实用的角度来讲，我建议采用从下而上的方式进行工作。这两种方式我都曾教授给我的学员，经过一段时间的观察，那些牢牢控制住工作和生活细节的学员，往往能在以此为基础，做到有效地提升视点。
采用这种自下而上的工作方式的首要原因就是，这种方式能够让你清理眼前的烦扰、释放受困的心灵，让你有精力去关注那些更有意义、更重要的方面。同时，这种方式还具备高度的适应性和自由度，无论你处理什么事情，它都会让你更有效率。因此，无论你目前从事何种工作，这种方法都是值得学习和借鉴的。改变你的想法吧！你会很快适应这种新的行事方法。这会让你见识到你其实完全有能力面对更大的挑战。相信我，没错的。
虽然“五万英尺”的高度是等级最高的层次，但是经验告诉我，只有我们完全了解和实施在其他各个层面的工作时（特别是“跑道”和“1万英尺”高度的事务），我们才可能获得更大的自由度、更丰富的资源，去关注和开展那些更加重要的工作。我们自下而上的方式绝不代表下面的层次重要性更高，但从实践的角度来看，在人们力求达到平衡、高效和舒适的生活境界时，它确实能起到极为关键的作用。
跑道：
首先你需要保证行动清单完整无缺，这本身就可能是一项十分艰巨的任务。那些专注于收集和落实这些行动的人发现，有许多事情已被他们遗失、忘记，或者干脆被彻底忽视了。
如果你所搜集到的日程表以外的“行动”和“等待”总数不超过50个（要包括所有的约会、会议等），那么很可能你的收集并不彻底。如果你按照我在第二部分中相关章节的步骤严格执行，那我确信你已经将所有任务完全收集起来了。如果你没做到这点，而你也确实想要将这个层次彻底搞定，那么我建议你专门留出一段时间，按照第4到6章的内容严格执行一次。
但你却是对这一层次的所有内容都已经完全掌控的时候，你会发现自己自然而然地对各个事情孰轻孰重（事情的优先级）有了一个清醒的认识，而在此之前，你是不可能达到这种状态的。
针对你当前的工作，列出在各个层次上的事务清单，这样你很容易看出这些事务的先后、主次、轻重缓急。
1万英尺
完成你的“项目Projects”清单。这个清单应该包含所有需要一步以上的行动才能够搞定的事情。这会帮你认识到你每周的工作内容，并且让你的大脑从无休止的回忆和思索中解脱出来，让它也有休息的机会。
如果你将生活和工作中所有想要完成的事情都列入了这个清单，你就会发现有更多的行动需要你执行，而这是你原来所没有意识到的。仅仅是创建这样的一个目标目录（Project list的另一种说法），就会让你清楚的知道，一旦你有了时间，你应该去做哪些事情。通常，在对“项目清单”的内容进行更新的时候，人们会发现有几件可以推动项目前进的事情是非常容易完成的，可以立即实施或者列入你的行动清单。
只有极少数的人完成了这步工作，并将自己的目标清楚的罗列出来。要知道，只有你切实掌握了你的所有目标，你才会知道今天下午你应该做什么。
再次重申，如果你已经按照本书所讲GTD方法严格实施，那你应该已经列出了你的项目清单。我所培训的大多数学员，通常会花费10-15小时来完成收集、加工处理和组织管理这几个阶段，这之后他们才能得到一个能让自己完全信任的项目清单。
2万英尺
这一层次是“目前的职责”。从职业的角度来讲，这个层次是关于你当前的职位和工作的。从个人角度来看。这个层次包含了你在家庭、社区所扮演的角色，当然还应该包含你对自己认知。
你可能对自己的角色早有认识，这样就可以写出其中的内容。如果你是最近刚刚接任了一个新职位，那么在合同或协议中肯定会对你的工作责任有清晰的描述，那这就很方便了。如果你以前进行过“个人目标设定”和“价值取向认知”之类的活动，那么你就可以把当时写下的内容也和前面的内容列在一起。
接下来，我建议你建立一个名为“焦点领域”清单。你可能会将这个清单分为“职业”和“个人”两个方面，以便于在回顾的过程中使用。这个清单将成为你自我管理过程中最有价值的核查清单之一。它不像“项目”清单那样需要你进行每周一次的回顾；它会在更长的时间周期上发挥作用。这个清单可以每一到三个月进行一次回顾，以帮助你启动新的项目，具体的时间间隔要以具体“领域”的情况变化速度决定。
如果你连你的工作职责范围都不知道，那么，你的工作肯定让你难以招架。
一般来讲，在一个人的职业中，主要的工作职责可以有4到7个方面，在个人生活中，这个数量也差不多。工作中常见的职责范围有：员工培训，系统设计，远期规划，行政管理，市场营销，设备维护，计划实施，质量控制，资产管理，诸如此类。在一家大型机构中供职或者自己拥有自己的企业，这两种情况会让你的注意力范围发生很大变化，在后一种情况中，你要注意的的东西会更多。你私人生活中，常见的职责有：抚养子女、配偶、宗教信仰、健康社区服务，家庭事务管理，家庭资产管理，自我提升，艺术爱好，等等。
设置“焦点领域”清单的目的在于，确保你不会遗漏所有的项目和下一步行动，从而牢牢掌控各个职责方面的情况。如果你客观地清理和评估你的各个自责范围，你就不难发现一些新的项目需要列入你的项目清单。在你检查这个清单的时候，你很容易的就能看出哪些方面进展良好，哪些方面遇到了阻碍，为了克服这些阻碍，就需要设立相应的项目，然后一步一步地完成它。还记得我们以前提到过的“引子triggers”的清单吗？实际上，“重点区域”只不过是“引子”清单的一个更加抽象和精练的翻版。
在过去的20年中，我所培训的每一个客户在有关这一层次的探索和整理中，至少会发现一个重大漏洞。比如，一个负责“员工培训”的经理或高管，在经过思考之后都会发现，在这一职责范围内，需要增加一两个项目，比如“对授课成果的反馈过程加以改善”。
要想确定“重要性”和“优先级”，前提条件就是要掌握所有事务，而且要对其在多个层次上进行思考和归纳。如果你能够建立一个“工作职责内容”的核查清单，并保持其时效性，你在工作中就会感到比别人更加轻松，控制力更强。从不知道自己该做什么，到确定地知道自己当前该完成那个行动，这之间的路程虽然不短，但只要你按照我的方法去实践，你就会达到目标。
3万~5万英尺以上
前面3个较低层次的内容大多是针对事物当前状态的（你的行动、项目、职责），再向上的层次则主要涉及指导方向、目标取向等方面的问题。在这里，我们依旧要整理出一个清单，但是其内容是关于“我现在要达成什么目标（what to do），我如何才能达成这个目标（how to）？”这其中会包含：你一年内的工作目标（
当你无法确定自己的目标时，你也就永远无法感到满足。
我把最上面的3个层次合并在一起，是因为他们其中的内容通常杂糅在一起，难以分门别类地挑选出来。此外，GTD的重点是实施技巧，而不是教人如何定义目标和前景，因此，我不想进行严密的论述。而且在这方面的研究通常会涉及一些复杂、艰深的领域，包括商业战略、机构拓展、事业规划、生活方向和价值取向。
我们的主要目的在于，抓住那些引发你当前行动的那些内在的、原始的动机。而根据深入的思考、分析以及直觉来确定你的进取方向和目标是否应该改变，则是另外一个议题。尽管如此，你还是能找到一些事情，能帮助你思考你的工作和其中的重要部分。
凭直觉想象一下12~18月后你所想要达到的境况，那时你的工作会是什么样的？这会引发什么样的变化？要尽量具体，要考虑方方面面的细节，然后你就会了解到，为了达成这一目标，你在个人方面要做出哪些牺牲，要对目前的环境和自己的状态做出哪些调整和改变。当今的职场变幻莫测，也导致了工作目标本身的飘忽不定，所以为了保证工作的正常进行，有必要为确定工作目标这一任务设定项目。
从个人的角度，可能会考虑这样一些事情：“我的事业可能停滞不前，除非我向老板阐明我个人的志向”；“明年我的孩子打算从事哪些新活动，而我需要为此改变哪些原有的作法”；还有“我需要进行哪些准备才能保证我可以应付刚刚发现的健康问题”。
从一个更长远的角度，会涉及这些问题：事业发展到何种程度了？个人生活进展如何？对于市场环境的种种变化，你的公司采取了哪些应对措施，这对于你个人有何种影响？这些是1年~5年层面的问题。面对这些问题，每个人的回答都是不同的，但意义却同样重大。
不久前我培训了一位在一家大型国际银行中任职的员工。几个月来，通过实践这个管理方法，他已经完全控制了每天的工作。而现在，他认为投资创办自己的高科技公司的时机已经成熟了。这个想法压在他心里已经多年，但一直没有办法开始行动。但是从“跑道”这一层面入手由下而上地一步步推进增强了这个计划的可行性，一切看起来都好像是水到渠成。
如果你目前参与了任何一项为时1年以上的活动（婚姻、孩子、一项事业、一家公司、某个艺术门类），你就有必要考虑一下，要做些什么才能让自己在这条路上走的更远，更好。
在这里，你应该向自己提出的问题是：
l 我们机构的长期目标是和目的是什么？为了履行我的责任，我需要完成哪些相关的项目？
l 我为自己设定的长期目标和目的是什么？为达成此目标，我该执行哪些项目？
l 还发生了哪些可能影响到我的行动的重大事情呢？
下面是回答这些问题时可能遇到的一些情况：
l 公司的工作重点不断转移，你的工作内容也随之不断变化。你打算不在公司内部解决员工培训问题，而是将这部分工作外包给别的公司完成。
l 你在事业上的目标和方向。根据目前的情况，你已经能够明确看到你一年之后的工作状况，而那并不是你想要的。所以你想尽力通过岗位调动或升职来对其进行调整，在事业上更加靠近自己的目标。
l 所在机构的目标和方向：全球化和国际业务。你可以预见到，不久你工作就会要求你频繁地进行跨国旅行。而你本人并不想过这种忙碌的生活，所以你需要思考一下如何重新调整自己的事业发展计划。
l 生活方式的喜好和不断变化的需求。当你的孩子逐渐长大，你也就不必时刻留在家里照顾他们了，而同时，你对投资和退休金计划的兴趣也在增加。
当处于顶级层面的思维过程时，你必须提出一些终极问题。你的公司为什么存在？你自己为什么存在？是什么样的因素或动力，驱使你在生活的各个方面做出选择？这就是所谓的“大局”，有无数的书籍、教师和实例专门指导你掌握这个要素。
“为什么Why？”对于我们进行的任何事情，这都是一个非常重要的问题。
在进行这一层次的思考时，你应当已经将其他层次的事务完全清理出来，并且安排的井然有序了。就算是在最基层的层次，有件很小的事情没有处理，它也会牵扯你的精力，让你感到不舒服的。
把有关重要事务的思考暂时赶出大脑
在本章的最后，我建议你抽出几分钟时间，将阅读本章过程中你脑子中想到的事情都记录下来。别管是什么样的想法，只要它在你的脑子里闪过，你就把它记录下来、写在纸上，别让它一直留在脑子里纠缠你。
下面我们就来一起处理这些笔记。你首先要判断，你写的某个事情是否需要你立刻执行或推动其发展。如果不需要，你就可以将对应的条目删掉，或者将其放入“将来/也许”清单，还可以放在一个特别的文件夹里面（可以命名为“在未来某一时候，我有可能实现的梦想和目标”，专门用来记录你的梦想）。也许你希望继续积累这类有关未来的思考，并对使用更加正式的方式来进行——比如，你可以与你的合伙人共同草拟一份商业计划，或者同你的配偶一起想像一下想要的生活，或者自己为今后3年的事业发展制定一个具体的计划，或者请一个私人顾问，让他协助你完成这一思考过程。如果你这样做了，就应该把你的思考结果列入你的“项目”清单，并确认它对的“下一步行动”。然后完成、指派、或推迟这一行动。
完成这些工作之后，你自然就会将注意力转移到那些已经确定却并未充实细节的“项目”上来（也就是那些没有完全思考成熟的项目）。现在，你就要开始对项目的“纵向”处理过程了。
博文
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