第九章 执行阶段：选最合适的行动 （1）

确定某一时刻具体行动的“四标准法Four-Criteria Model”

记住，当你决策下一步行动方案时，是依据下面的4重标准进行的：

1、 情景 Context

2、 有多少时间 Time available

3、 有多少精力 Energy available

4、 重要性 Priority

为了能够让你对这些标准更加深入地理解，下面来进行逐个说明。

情境

在任何时候，你首先要考虑的是你能够做些什么：你身处哪里？手头上拥有什么工具？是不是有一部电话？你是否能见到你需要见的人，与他当面讨论你早已写在日程表上三项内容？你是否在逛商店，而这里恰好有你想买的东西？如果因为不在合适的地点，或者手上缺乏合适的工具而没有办法完成某些行动，那么你也就没有必要考虑这些行动了。

正如我前面谈到的，你应该根据不同情境来组织你的行动提示——“打电话”，“在家里”，“在计算机旁”，“外出”，“与乔相关的事”，“有关员工会议的安排”，诸如此类。既然情境在你选择行动方案时是发挥作用的第一要素，那么，按照情境进行分类整理的行动清单，自然可以在你选择行动的时候减少大量不必要的选择。如果你把大量行动罗列在同一个清单中，但是却不能在同一个情境下全部执行，那么在选择行动的过程当中，你就不得不花费大量的经历对这些行动进行重新的思考和筛选，以决定到底该执行哪个行动。

如果你遇上塞车，唯一能做的就是用手机拨打电话了，这时如果能拿出一个“电话”的清单该多好。你的行动清单就应该根据情境来进行划分，并且就放在你的身边。

根据情境来对行动进行分类的另外一个好处是：这让你不得不在处理事务的时候就决定它的具体的下一步行动。我的所有行动清单都是按照这种方式组织起来的，所以我在确定某个行动应该放在那个清单中的时候，必须先确定该行动的具体内容（这个行动需要用到电脑么？还是用到电话？或者需要去商店？）。那些只给自己准备了一个“混合”行动清单的人，经常发现自己在应该执行行动的时候，却在思考具体的下一步行动是什么。

我经常鼓励我的客户，当他们开始清理工作篮时，就建立起不同类型的清单，因为这会自然而然地让他们明确，为了推进项目发展，所需要执行的具体工作是什么。（修订者注：这种“分类在先”的方式，能够让人“思考在先”，同时也就意味着执行行动的过程更加轻松。）

有多少时间

选择行动的第二个要素就是你所拥有的空闲时间的长短。“10分钟后必须参加会议”与“连续几个小时的空闲”，这两种情况一定会让你做出不同的选择。

显而易见的是，了解一下手头上可以自由安排的时间会大有帮助。如果你的行动清单中罗列的行动非常全面，那么它就能提供更多的选择，更全面的信息，而使你更加轻松地根据当前的空闲时间来选择恰当的行动。换句话说，如果你在开会之前只有10分钟的时间，你就应该选择执行一个10分钟内能够完成的行动。但是如果你的清单上只罗列着那些“重大”或者“重要”的工作，你就无从选择了，因为通常这类事情都无法在短短的10分钟内搞定。对于那些花费时间较短的行动，你完全可以利用每日的零碎时间来完成他们，这也是提高办事效率的最有效的途径。

有多少精力

为了提高工作效率，你可以改变所处的情景，或者转移工作的焦点，但是你所能做的也就仅此而已。每当一天快要结束时，经过了一整天紧张的工作，恐怕你就连给客户打个电话都感到力不从心了。但你完全可以选择给航空公司打个电话订个机票，或者处理一下积攒的报销票据，或者扫一眼商务日志。

每个人都有思维敏捷的时候，也都有思维迟钝的时候。

——Deniel Cohen

请将所有要执行的下一步行动都列入你的清单吧，这会让你根据自己的精神状况来选择最合适的行动去执行。

我建议你时刻带着这样一份小事清单，上面列出的都是一些需要极少经历或创造力就能完成的事情。当你精神疲惫、体力不支时，就可以拿出这份清单来执行。这类事情包括闲时浏览（杂志、文章和目录），需要录入到电脑中的电话号码或者地址信息，文件夹的整理，笔记本电脑中的资料的备份，甚至仅仅是给花浇浇水装订书钉——实际上，你有大量类似的琐碎工作等待你去完成，可不要将你的高效的时间浪费在这些事情上。

即使你状态不佳，也可以达到极高的办事效率。

这也就是你的个人管理系统为什么要界线分明的最好理由：即使当你并非处于巅峰状态时，它也可以使你能够轻松自如地保持较高的办事效率。试想，如果在你感到疲惫不堪时却面对这样一番景象——需要阅读的资料杂乱无章，各种票据摆满书桌，归档系统毫无条理，工作篮里面更是一团乱麻——这只会让你感到大量急待整理和组织的工作；你根本无法完成任何事情，只会让你感觉更糟糕、心情更郁闷。提升士气的最好办法就是完成某些工作，所以，经常留一些轻松的小事在手头上吧。

这就是选择下一步行动的3个首要标准（环境、时间和精力），同时也是对下一步行动提示系统的要求。在执行行动的过程当中，你是不需要思考的，因为这一过程应该早已完成了。这是，你要做的就是从众多清晰说明的下一步行动中选择适合当前状况的就可以了。

重要性

当你根据前三个要素，划定了下一步行动的选择范围的时候，你所面对的标准就是相对重要性：“在经过筛选的这些行动中，对我来说，哪一项最重要？

“我怎么样来决定哪个事情是最重要的呢？”这个问题经常能够从我的学员那里听到。通常他们面对的工作超过了他们的承受能力。所以必须做出某些选择，同时有些工作也就无法完成了。

除非你对工作了如指掌，否则，你不可能对抉择感到胸有成竹。

在你结束了一天的忙碌时，为了能够坦然地面对你未能处理的那些事情，必须对你的责任、目标和价值观有一个清醒的认识。这通常是一系列内容的复杂结合，包括你所在组织的目标、价值和方向，你生命中的重要人物，还有各种重要的关系等等。

（修订者注：这段也没看懂。我的理解是，有选择就意味着就放弃，那么你就要能够承担这种放弃。）