组织管理非行动性资料
很多人都习惯于将可执行的事务和大量不可执行的事务（这些事情或者资料是有价值的，但是不需要行动的）混在在一起，这恰好是很多人的个人管理系统所存在的最严重的问题之一。在工作和生活中，我们也应该将那些非行动性的事务和资料管理得井井有条，这一点和管理行动提示和项目提示同样重要。如果这些非行动性资料没有被很好的组织管理起来，它们很可能会影响我们整个系统的正常运作。
非行动性事务可以划分为大两类：参考资料；提示信息，它们所代表的事情当前不需要采取任何的行动，但日后可能有此种需求（也就是下文的“将来/也许”清单）。
参考资料
一般来说，你在工作和生活中接收的大部分资料都属于参考资料。它们不需要执行任何行动，但是它们包含了一些信息，出于各种原因你想保留它们。你所要决定的是：要保存多少资料，需要多大空间，以何种形式保存，要保存在什么地方。这要由个人或组织来决定，当然要基于相关的法律法规，并且考虑到后勤和个人方面的因素。在这个过程中一般不需要关心参考资料的具体内容，但如果由于系统中保存的信息过多或过少而需要对整个系统进行调整的时候，你就需要考虑参考资料的具体内容了。
大多数人都存在一个心理问题——他们搜集到的所有材料（stuff）仅仅是材料而已——也就是说，他们并没有分清哪些是行动性的，哪些是非行动性的。一旦你明确了它们各自的界限，作为参考资料的事物就不会再分散你的注意力，也不会形成待完成的工作，它仅仅是你的资料库而已。你所需要决定的仅仅是这个资料库需要有多大。当你充分地实行参考资料的管理之后，你会变成一只硕大无比的北美老鼠（善于贮藏物品），充分利用你的空间（包括实体的和数字形式的）才储藏各种参考资料。当我增大了电脑中的硬盘的容量，我也会随之保存更多的电子邮件。既然增加参考资料的数量不会给你增加任何的精神负担，何乐而不为呢。
各种参考资料管理系统
参考资料的分类管理方法有很多，可供选择的管理工具也非常丰富。下面我们简单地介绍一下最常用的几种：
1、 一般性参考资料归档系统——纸质和电子邮件类
2、 特殊资料的归档
3、 名片册和通讯簿
4、 图书馆/档案馆式的归档系统
一般性参考资料的归档系统
正如我说过的，一个好的归档系统是保证处理（Processing）和组织（Organizing）过程正常运行的关键。而且，当你面对大量需要处理的纸质资料的时候，一个良好的归档系统就是不可或缺的。按理说，你现在应该已经在清空工作篮的过程当中建立起了一个“一般性参考资料归档系统”了。这个归档系统应该非常的方便快捷、利于使用，它应该就在你的手边、伸手可及，甚至可以把归档的过程变成一种享受。如果你现在还没有建立起一个这样的系统，那么我建议你立即回到第四章，查看相关段落。
你的归档系统应该是一个方便快捷的数据库，他保存的应该是各种非行动性的资料，而不是行动、项目的提示信息。
大多数人会拥有200-400个实体文件夹，以及30-100个电子邮件文件夹，用来存放归档资料。
特殊资料的归档
如果关于某一主题的归档资料需要占用50个以上的文件夹，那么你就应该考虑为它划分一块专门的区域或者抽屉，并建立一个独立的字母排序的归档系统。比如说，你正在忙于两个公司和合并，需要保存大量的纸质文件，你就很可能需要整整两个文件柜来保存这些要用到的资料。如果你有某项特别的业余爱好，比如园艺、航海或者烹饪，那么你就可能需要一个抽屉来放置相关资料才能满足自己的要求。
这里要特别提出的是，如果某个参考资料同时可以归入多个领域（可以放入某个一般性归档的文件夹，也可以作为专门资料进行归档），那么你就很可能陷入一个两难的境地：放入一般归档资料系统呢，还是放入专门归档系统？当你读到一本关于木栅栏的工具书并想将其保存起来的时候，是应当放到“园艺”资料柜中的，还是将其作为普通的“家务事”而放入一般归档系统？一般来说，除非是确实属于某一特别的分类，最好还是将资料都归入一个统一的一般性参考资料系统。
名片册和通讯簿
你所需要保存的信息当中，有很大一部分是你所处的社会关系网中其他人的联系方式。你需要保存各类信息——住宅电话，商务电话，地址，手机、传真号码，电子信箱，等等。此外，如果你认为有价值，也许你还会保存生日、朋友和同事的家人、个人爱好、最喜欢的酒和食品等信息。如果是人事管理的角度，需要保存的信息就更多了：雇佣时间，工作履历，目标和前途等等这类信息。
市场上所出售的各种计划手册中，电话/地址簿（连同日程表）是最为常见的内容。人人都需要查电话号码。值得指出的是，这些信息是最为纯粹的参考资料，它们无需采取任何行动，将它们保存起来仅仅是为了将来查询之用。
对于这类信息的保存也没有太多神秘之处，你只要考虑个人需要和便携性就可以了。只有当人么试图将名片册中的信息当作行动提示的时候，问题才会不请自到。要知道这种方法根本行不通。既然你的所有行动的提示信息都已经纳入你的行动清单中了，也就没有必要让你的通讯簿去承担额外的任务了。
现在唯一的问题就是你要保存多少信息，要以何种形式（或设备）来保存，才能让你随时随地能够查阅呢？目前为止还没有一个完美的解决方案，但是随着数字设备的日臻成熟，你可以以更加方便的方式携带更加大量的信息。（修订者注：现在的手机的通讯录功能都非常强大，不少手机还能和电脑的通讯簿保持同步，年轻人都不用纸质电话本了吧。）
图书馆/档案馆式的归档系统：基于个人的
同一信息载体，在不同的层次上可能都包含着各种有用的信息。如果你足够钻研，你将能从中获得各种各样的大量信息。基于这个原因，保存多少资料、需要多详细、采用何种形式这些问题也就都没有确定的答案了，这取决于你的需求和发掘信息的深度。相对于你的个人管理和工作效率而言，只要你所有的项目和行动都已经纳入一个管理系统当中了，这就不会成为一个核心问题。
如果资料纯粹是为了参考，那么，惟一的问题是它所承载的信息与耗费的时间和空间是否等值。
建立某种程度的统一标准，会使归档这件事情变得更加轻松。那些随时需要查阅资料，就应当记入你的计划手册或者PDA中。那些需要在特定会议或事件中使用的资料，就应当放入公事包、电脑包或者书包中。那些在在办公室中才需要用到的资料，就可以放在办公室的个人归档系统中或者放在办公网络上的服务器中。那些工作中很少用到的资料，则应该放在档案部或者储藏室里。那么对那些在互联网上查到的资料呢？除非你需要在离线的情况下使用这些资料，否则你不用处理它们。你可以把这些网上的资料打印出来或者存入电子设备，这样你就可以把它们带在身边了。（修订者注：特别有用的网络资料可以放入浏览器的“参考资料”收藏夹中。）
你瞧，对参考资料系统的组织和管理，已经转变成了一系列简单的逻辑判断。在这里，区分行动性和非行动性是非常重要的一步。一旦你完成了这一步，要管理多少参考资料就完全由你来自由决定了。你保存的资料是否值得你所花费时间、空间和精力，这完全取决于个人看法。
将来/也许
现在在你的系统中，还有最后一个功能需要完善，那就是记录那些可能在以后需要付诸行动的事情。这可能涵盖的是：打算将来进行的一次旅行，想要阅读的书籍，下一个财年要着重解决的问题，或者是你想要学习的某项技能。为了实现这一功能，我们需要建立某种能记录事情，并让我们再次对其思考的机制。
“将来/也许”类的事情并非是毫无价值的。相反，它们通常是你生活中最有意思，最激动人心，最有创造性的事情。
有好几种方法可以实现上面的要求，他们都能够帮助你将这类事情清除到你的注意力范围以外，并且会妥善保管。你可以建立各种形式的“将来/也许”清单，也可以将这类事情写入日程表或者纸质“备忘录”中。
“将来/也许”清单
当你对自己的大脑进行“大扫除”的时候，通常会发现一些不确定何时进行的事情。在这一类型中，比较典型的情况有“学习西班牙语”、“为玛西弄一匹马”、“攀登华盛顿山”以及“盖一间客房”等。
无论你现在采用的是什么样子的个人管理系统，我都强烈建议你建立一个“将来/也许”清单。然后让自己把自己想到的事情都写到里面去，你会发现，这个过程会让你创造力大爆发，想出好多新奇的好点子。
你很可能还会惊奇地发现，你以前列在这个清单上的一些事情已经快要实现了，而你可能并未刻意为此进行过努力。如果你相信“想象会改善认知和行为”，那么也就不难理解“将来/也许”清单是如何在潜移默化中影响你的工作和生活了。至少，罗列清单的过程会让你对期许的事情有一个更加清醒的认识，也会相应的有所准备。“机会只垂青有准备的人”，这也是我长久以来的人生体验。（原文注：对我来说，“学习演奏长笛”和“学习驾驶帆船”都是这类事情。）除了你的工作篮以外，这类“将来/也许”的事情还有两个重要来源：你那富有创造性的想象力，还有你目前正在进行的项目清单。
为你创造性的想象力创建一个详单
当你有了时间、金钱和机会，你都希望做那些事情呢？把它们逐一地记录在“将来/也许”的清单上。典型的类型包括有：
l 为你的家庭弄到或者建造房屋
l 开始培养的业余爱好
l 想要学习的技能
l 想要研究的艺术品
l 需要购买的服装和饰品
l 想得到的玩具（或者玩意）
l 打算外出旅行
l 希望参加的组织
l 打算参与的公益性服务
l 想看的事情、想做的事情
重新评估当前进行中的项目
这是一个好机会，可以让你从一个全新的高度（即从你工作和目标的立场）出发，回顾检查你的“项目”清单，并且考虑你是否可能把当前的各种承诺和责任转移到“将来/也许”清单中。如果通过审慎的思考使你认识到，“项目”清单中的某项内容可能在今后几个月或者更长的时间内，都不会进入实施阶段，那你应该干脆把它转入到“将来/也许”清单中。
谁也无法面面俱到，把精力花费在最紧要的事情上吧。
——Aristotle
“将来/也许”的特殊类别
每个人都会有一些自己非常感兴趣的事情。将这些事情列入清单的过程，肯定会给你带来不少乐趣。比如：
l 食品——秘方、食谱、餐馆、葡萄酒等
l 子女——要和子女一起做的事情
l 想读的书
l 想听的CD
l 想买/租的影碟
l 要参与的文化活动
l 关于礼品的一些主意
l 对修整花园的想法
l 想要浏览的网站
l 周末的外出旅行
l 有关会议的想法
l 关于聚会的想法
l 其他想法——五花八门（意思是，你也不清楚应该归属于哪个类别）
这类清单处于“参考资料”类和“将来/也许”类的交叉区域。说它是参考资料，因为你可以只是收集它们，把你喜欢上等葡萄酒、餐厅、书籍添加到对应的清单中去，以备日后随时进行查询；说它属于“将来/也许”，是因为你需要经常回顾这些内容，以提醒自己在有机会的时候对清单中的内容尝试一下。
这一成为了组织管理系统的有一个理由：让你更轻松的抓住那些感兴趣的东西，让生活更加多姿多彩，而不是整日陷于于无边无际、扑面而来的工作。
堆积“保存及回顾”文档的危险
许多人都有堆积如山的“保存及回顾”文件夹或者一个塞得满满的抽屉，它含糊地涵盖了“将来/也许“类的事情。人们对自己说：“等我有空的时候，我会看看这部分的内容。”乍看起来，这个“保存及回顾”文件夹似乎是存放东西的一个极为方便的场所。但是我个人不建议采用这种系统，因为在我所接触的所有客户中，他们只做到了“保存”但却并不“回顾”。他们对这一大堆资料麻木不仁，而且充满抵触情绪。如果你无法定时对“将来/也许”清单保持关注，并头脑清醒地思考其中的内容的话，“将来/也许”清单也就丧失了它所存在的价值。
此外，我们还应当注意到，一个管理良好的“将来/也许”清单与保存各种“材料stuff”的收纳箱之间（也就是所谓的“保存及回顾”文件夹），是存在着巨大差距的。通常来讲，你收纳的大部分材料都是需要你进一步加工处理的，有的需要归入“阅读/回顾”类，有的需要放入参考资料系统，而有的则需要转化为实际的下一步行动并标注在日程表或者备忘录中。实际在大多数情况下，对那些“保存及回顾”文件夹中的内容进行恰当的处理之后，你会发现保存及回顾”文件夹已经被彻底清空了。
用日程表记录将来要做的事情
当你发现需要提醒自己在未来进行某个事情的时候，日程表将是一个非常好的选择。对于日程表的使用，很多人都习惯于在里面放置大量的事情（就像前文说到的），但是显然这是个不好的习惯，而且这样也远没有发挥出日程表的真正效用。
日程表的三大用途之一，就是记录那些特定日期要用到的信息。这类信息可以涵盖了不少东西，但是铭记要领，你记录在日程表里的事情，一定是你想暂时抛于脑后但是又希望在某一天得到提醒的事情。这样的情况数不胜数，下面列出几类。
l 提醒自己开始进行某个项目
l 你可能想要参与的活动
l 促进作出决定
提醒自己开始进行某个项目
如果你手头有一个项目，目前还不需要对其开展工作，但是需要在将来某个时间提醒自己开始行动，这时，你就可以在日程表中选择一个合适的日期，写入这个项目的提示信息。这些指定日期（同比指定时间）的信息，应该写在日程表的日期格中；当那一天到来的时候，你看到了这个提示信息，就会把这个项目列入你的“项目”清单中，从而激活这个项目，使之开始步入正轨。下面列出这类事情的几个典型：
l 需要提前着手准备的某些特殊活动（产品发布，集资活动等）
l 需要做前期准备的常规活动，如预算检查、年会、计划活动或者会议（比方说吧，你肯定不想现在就把下一年的“年度销售会议”添加到你的“项目”清单中吧，你就写到日程表中吧）
l 重要人物的纪念日，你可能打算有所举动（生日、周年纪念、感恩节等）
你可能想要参与的活动
也许你经常收到各种研讨会、演讲、培训班和社交文化活动的通知，你可能希望当活动临近时再决定是否参加。因此，你先确定出一个“临近”的时间，并在日程表中这个适当的日期上写上一笔，如：
“明天商会举办的早餐会”
“球赛的季票今天开卖”
“今晚8点，收音机上有特别节目”
“下周六的社区烧烤野餐会”
如果你现在突然想到了任何类似的活动，就立刻把它写入你的日程表吧。
提醒自己做出决定
有时候，你需要作出一个非常重要的决定，但是又无法（或不希望）立刻就决定下来。这没有关系，只要你确定决策所需的进一步信息是来自你自身，而不是外部（比如，你就是想把问题留在第二天解决）。（很显然，那些决策所需的外部信息应该列入“下一步行动”或者“等待”清单中。）然而，为了确保自己不会忘记去做这个决定，你需要一条“安全带“来提醒自己。而日程表正好可以承担这个重任。
如果你的系统中有一套延迟决策的机制，那么你对某些事情就可以暂时不做决策了。
属于此类的某些典型决定：
l 雇佣/解雇
l 合并/获取/销售/处置
l 改换工作/职业生涯
你肯定会想，“把如此重要的决定就这样放在日程表中，合适么？“那么回头问问自己：“是不是有些重大决定，我想要暂时抛于脑后，而保证不会让自己感到不安的呢？”如果答案是肯定的，那么日程表就是放置提示信息的最好地方。
“备忘录”文件夹
对于管理那些需要在日后进行的行动，还有一种堪称一流的方法，那就是“备忘录”文件夹。它可以称得上是立体版的日程表，能让你把各种事件的提示信息集合在一起，随时可以带在身边、拿出来查看。你可以把它看作是你自己的邮政系统，你可以通过它给未来的自己发个邮件，以通知未来的自己到时候去完成某件事情。我自己多年来就一直在使用“备忘录”来完成类似的工作，它甚至已经成为我生活中不可或缺的一部分了。
从本质上讲，备忘录就是非常简单的文件夹系统，他允许你将未来需要的各种提示信息收入其中，并在指定的日期提示你，就好象这些提示信息会“自动”地出现在你的工作篮中一般。
如果你有一个秘书或者助手，你就可以把这个任务交由他来完成，这个过程和备忘录文件夹的使用颇有几分类似。典型的例子有：
l “在我开会的那天早上，把这个议事日程交给我。”
l “既然星期三的会议上才会用到这个，那么，星期一时再把它交给我让我考虑一下。”
l “在去香港前两周时，提醒我一下，我们来安排一下具体细节。”
为一周中的每一天设立一个文件夹，每到一天，你就可以拿出来当天的文件夹，查看一下有什么要做的事情。
你如果只想在工作中让你的助手完成类似的工作，我没有意见；但是如果你想要将这种井井有条的管理方式融入你的生活，你就必须建立自己的备忘录文件夹。这个文件夹可以发挥许多的功能，至少它的工作范围可以超过你的助手，处理私人事务也得心应手。我利用自己的备忘录文件夹来管理我外出的票据；纸质旅行指南，议事日程，地图；各种通知单；要买的商品信息；诸如此类。
你只需要每天花费几分钟的时间，就能让这个备忘录文件夹系统运作起来。对比你的付出来讲，你得到的回报将是非常的收益。
建立一个备忘录文件夹系统
你需要准备43个文件夹：其中31个注明从“1”到“31”，代表一个月份的31天，另外的12个上面写上一年中12个月份。代表天的文件夹放在前面，最前端放置的是明天的文件夹(如果今天是10月5号，那第一个文件就应该是“6”)。随后的文件夹代表着本月中剩余的日子（从“6”到“31”）。在“31”文件夹后紧跟着下一月的月份文件夹（十一月份）。再往后，是编号“1”至“5”的日文件夹。接着是剩余的月份文件夹（十二月、一月到十月）。每天结束时，把下一天的文件夹中的内容放入工作篮中，再把这个文件夹排列到后面，（这时，这个原本代表
采用文件夹来建立你的备忘录系统的最大好处是，你可以在其中存储货真价实的文件资料（在某个日期你需要填写的表格，需要回顾的留言条以及必须落实行动的电话记录）。
为了促使这个系统正常运转，你必须做到每日更新。如果你忘记清空每日文件夹，你就不会再依赖这个系统来处理重要的资料，而不得不寻找其它途径来管理你的事务。如果你即将离开一段时间（或者在周末无法查看这些文件夹），那你必须在保证离开之前就检查在你离开那段时间内的文件夹，并对其内容进行预先的处理。
博文
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