第十章 学会控制项目 （2）

哪些项目需要你进行计划？

列在你的项目清单中的大多数项目，实际上都不需要你进行刻意的“计划”，这些项目只需要你在大脑里过一下，自然而然的就会出现下一步行动了。比如说，你要“对车子进行保养”，你只要拿起电话打给你的4S店，约个时间按就好了。

然而有两种项目，确实需要我们进行某种形式的安排策划的：（1）那些你已经决定了下一步行动，却仍然吸引你注意力的事务；（2）还有那些你刚刚想到新点子，或者发现了一些新细节的项目。

第一种类型——这类项目，除了下一步行动以外，还有其他需要你确认和安排的方面——在你制定了一下步行动后，还要进一步的关注和处理。对于这类情况，就需要你应用自然计划法了（可能是其中一个或多个阶段）：定义目标和原则、展望成果、头脑风暴、组织整理。

第二种类型——这类项目的想法会突然冒出来，可能是在非办公场所和时间（海滩上、汽车上或者会议上）——需要将这些想法随时收集起来。这样一来，这些念头可以保存起来以后再做仔细考虑。

项目计划也需要下一步行动

你面前肯定会有几个项目是属于这一类的：你希望进行更加具体细致的安排，以确保万无一失。比如：你马上要去参加一个重要的会议，必须准备好会议日程安排以及一些相关的资料；或者你刚刚接受了一个安排公司年会的任务，你不得不尽快地使各种组织安排到位，并把一些具体的工作分派下去；或者你需要向人力资源部门描述一下一个新职位的工作要求。如果这些工作还没完全落实，现在立即确定一个下一步行动吧，并把它列入你的行动清单。这会帮助你开始对项目的计划，并有效地推进更深层次的规划。

典型的计划步骤

最常见的几种以确定行动为目的的计划方式为：个人头脑风暴、组织整理、召开会议、搜集信息。

头脑风暴：

对于那些一直吸引你注意力的项目，需要你开动脑筋，自由思考；特别是当你不清楚下一步行动是什么的时候尤其如此。对于这类情况有一个合适的下一步行动“想想关于某个事情的点子”。

对于这个下一步行动，也要列入你的下一步行动分类清单，所以你要确定在哪里进行、如何进行。在进行这类思考时，是在电脑上进行好呢还是用纸笔工具更合适？我会完全凭直觉选择其中的一种。对于我来说，要么把它记录到“在电脑旁”清单中，要么记录在“任何地点”清单上（因为随身携带笔和纸，我可以在任何地点绘制思维导图或者脑图来帮助思考）。

组织整理：

也许你已经为某些项目搜集到了足够的笔记和辅助资料，现在你只需要将它们整理一下，使之更有条理。在这种情况下，你的下一步行动很可能像这样——“组织整理某个项目的资料”。如果你必须在办公室里才能执行这一行动（因为所有的文件和资料都放在办公室，没办法随处搬动），那这个行动就应该记在“在办公室”的行动清单上；如果你搜集到的资料都是电子形式的，并存入了随身携带的笔记本电脑或PDA中，这个行动自然可以纳入“任何地点”清单中；如果你希望用一个文字处理器、绘图软件或者项目规划软件来辅助你的行动，就应该把这个行动列入“在电脑旁”清单中。

召开会议

通常，把相关人员召集到一起，共同讨论、群策群力会让事情取得一定的进展。这通常意味着给相关人员或者一个助手发一封电邮，或者给某个关键人物一个电话来敲定一个时间。

机构团体中提高效率的最大障碍是，在面对问题的时候，当事人不知道是否应该召开会议，也不清楚应该让哪些人参加。

搜集信息

有时，计划工作的下一项任务就是搜集更多的资料。也许你需要同某人打电话聊一下，掌握他的情况（“给比尔打个电话，了解一下他对经理会议的看法”）;或者你需要浏览一下你刚刚接手的有关去年会议的资料（“查看一下股东大会的归档资料”）；或者你希望在互联网上浏览一番，看一下你正在工作的领域有没有什么新闻发生（“查看一下各大公司的销售管理人员的情况”）

随机发生的策划思考

不要错过任何一个可能具有潜在价值的想法和创意。许多时候，当你处于一个与策划工作不相干的地点时，你头脑中却会冒出一些好点子来。比如当你正要去商店买东西时，会突然想到一个在下次员工会议上用的绝妙念头；或者你正在做饭时，你会突然想到下次用户会的时候要给参会人员送什么样的小礼品；或者你在看晚间新闻的时候，突然想到公司的顾问团遗漏了一个重要的人选。

如果你想到的点子不是可以列入行动清单的具体行动，你就有必要想办法把他们保存下来。当然，确保没有遗漏地收集的关键就是你的收集系统了——工作篮、记事本、纸片以及各种可以随身带在身上的这类东西（录音笔，PDA等等）。你需要保存所有的想法念头和创意，直到日后决定处置他们。