评估每日工作的“三分类法Threefold Model”
确立事物的先后次序，也就意味着某些事情其他的更重要，但是这种重要性是对于什么而言的呢？在这里，我们说这个重要性是对于你的工作而言的——即从你自己或其他人那里接受的工作或任务。这里我们就需要在你的思考过程中引入接下来的两个评估体系了。他们能够帮助你确定你的工作内容。这里需要提醒各位，虽然GTD方法是立足于你的日常工作的，但是这里的“工作”却是更加广义的，它包含了你打算促成的任何事情，无论是职业的还是个人的。
对于当今的多数职业来说，每天的日常工作本身就已经成为了一项艰苦的挑战。了解到这一点，将对我们创建一个高效的管理系统有所帮助。就像我在前面曾经解释过的那样，在一天的工作中，在任何一个时间点，你所进行的活动无外乎以下3种：
l 执行事先安排好的工作
l 处理突发事件
l 安排自己的工作
也许你正忙于解决行动清单上的事情；或者正在对付刚刚冒出来的新问题；或者正在处理着新接收的信息，以决定接下来的具体行动，要么立刻动手，要么列入清单稍后执行。
这原本是一个基本常识，然而却有许多人围绕着第二项活动纠缠不休——似乎对付临时任务更容易一些——而对其他两项置之不理。这种做法对他们大为不利。
比如，星期一上午10点26分你正在办公室里。你刚刚接听了一个不期而至的电话，是一个客户打来的，足足谈了半个小时，你还做了长达3页的电话记录。11点时，也就是半个小时后，你还有一个预定的员工会议需要参加。头一天晚上，你陪岳父母一同外出到很晚，直到现在还感觉有些头晕脑涨、反应迟钝（你告诉你的岳父说，你今天要给他带回什么东西来着？）。你的助手刚刚把6个电话留言放在了你的面前。两天后，你还要参加一个大型战略决策会议，而你还没有把自己的想法写下来呢。早上你开车上班的路上，汽油表的警告灯亮了，该加油了。早些时候，当你在大厅遇到你的老板的时候她告诉你，在今天下午3点的会议之前，你应该仔细看看她发给你的电子邮件，会上要讨论相关内容。
在星期一上午10点26分时，你的系统是不是已经完好地建立起来，并能够协助你应付这个局面了呢？如果你仍然把某些情况存在头脑之中，如果你仍然在苦苦挣扎、试图拼命抓住你清单中“最关键性”的问题，那么我认为答案便是否定的。
通常，人们更容易被卷入随时冒出来的紧急事务之中，而不是按部就班地去处理你的工作篮、电子邮件和其他悬而未决的问题。
我已经注意到了，人们更倾向于处理意料之外的事情或者是紧急状况，而不愿意着手处理、组织、回顾、以及评估那些并不明了的工作。人们很容易陷入“忙碌”和“紧急”的状态之中，特别是当你的办公桌、电子邮箱以及大脑中堆积着大量尚待处理的问题时。
在我的生活和工作中，大多数事情都是不期而至的，通常它们都自然而然地成为了当时最重要的事情。这对于某些专业人士来说这毫不夸张，因为他们的工作性质要求他们能够当机立断地处理那些突然冒出来的新工作和新问题。比如，当你的老板突然出现并希望占用你几分钟时间，你就必须予以关注。一位高级管理人员要求你处理某个紧急情况，这个任务就一下子凌驾在你的所有工作安排之上，成了头等大事。在执行一位大客户的订单时，你发现了一个严重的问题，你就不得不立刻着手处理这个问题。
这些紧急的情况都可以理解。然而，当你没有对清单上的其他工作进行重新查看和评估时，你的焦虑情绪就会不断增加。这种焦虑，只有在你清楚地知道所有你“应该执行却尚未执行的工作（what you're not doing）”的时候，才不会继续困扰你。这就要求对工作篮进行定期处理以明确你的工作，并且坚持定期全面回顾包含了所有预定工作的各类清单。
如果你能根据情况，有意识地放弃事先已经确定的工作，转而去应对那些突发事件，那么这肯定你尽自己所能而做出的最佳选择。然而，大多数人在面对大量的项目和行动的时候，评估、管理和决定的能力还尚待提高。如果你盲目地让自己忙于处理随时冒出的突发事件，结果只能是导致精神沮丧和焦虑不安。人们经常将压力和效率低归罪于这些“意外的事件”。如果你清楚地认识了哪些事你做了，哪些事情该做而未做，“意外的事件”就只不过是发挥创造力和特长的好机会而已。
另外，如果工作篮和行动清单长时间地遭受冷落，那么，其中的某些事情，在经过一段时间之后，往往将会以紧急情况的面目浮出水面，从而进一步地增加了突发事件，这简直就是火上浇油。
许多人借口处理这些不断出现的突发事件，来逃避安排工作、管理清单的责任。特别是当你对个人管理系统失去控制的时候，往往更容易倾向于应付手头上那些并非十分重要的事情，我们经常以并以此为借口逃避堆积如山的工作。（修订者注：你是不是也有“忙碌了一整天，但是回想一下却不知道都干了什么”的时候？我以前常有，实行了GTD就明显改善了。）
在这里，我们就要提出“知识工作”技能的概念了。当今世界要求人们明确工作界限，管理和控制数量庞大的悬而未决的事务，但大多数人成长的环境却并非如此，所以大多缺少这方面的技能。一旦你培养起这种技能和习惯，对输入的信息进行加工处理，并输送到一个完善的系统中去，你就能够更加自信地决定：哪些事情应该去做，哪些事情可以稍后做，那些事情应该立刻做。
时刻保持自己的平衡
一个黑带级别的格斗家，可以像闪电一般地交替移动双脚。比如，当你处理工作篮时，助手走进来，告诉你有一个情况需要你立刻处理一下。别急——你的工作篮不会自己跑掉的，等你回来的时候还可以继续处理其中的内容。在你拨完电话号码，等待对方接听时，可以扫一眼你的行动清单，了解一下打完这个电话之后可以执行的另一项行动。当你等候会议开始时，可以拿出随身携带的“阅读/回顾”文件袋来进行阅读。当老板与你的谈话超出你的预估，让你离下一个会议开始前只有12分钟的可支配时间时，你仍然可以不费力地把一段时间的功效发挥得淋漓尽致。
对所有突发事件置若罔闻（即使有可能做到这一点），就意味着放弃了所有机会、丧失所有主动性，同时也失去了丰富多彩的生活。
——Stephen Covey
任何人都不可能多任务并行，都是一次只能做一件事。如果你停下手头的工作，与办公室中的某一个人攀谈起来，你就无法执行清单上的行动或者处理刚刚出现的情况。这要求你对自己做出的决定充满信心。
那么你应该怎样做出决定呢？这还是需要依靠你的直觉——某个意外出现的工作真的比其他工作更重要么？为了保证能够自信地做出决定，你要保证每隔多久清空一次工作篮？每隔多久对全部清单进行一次回顾？
人们常常抱怨说是接二连三的干扰阻碍了他们完成工作。然而，在现实生活中干扰和打断原本就是难以避免的。当你能够熟练地快速分析处理突发事件，并且学会利用各种零碎时间来完成行动的时候，你就可以在不同的任务之间敏捷地切换了。比如，你可以在等待电话会议接通的时间里浏览一下电子邮件。但是，这种切换的过程务必要保证整个管理系统的平衡。记住，要保证你的所有选择都服从你的生活或工作目标。
面对意外出现的工作时，一定要冷静地考虑清楚它是否值得你停下其它工作，千万不要为了忙碌而忙碌。
应付意外事件的能力是一个人工作能力的一个重要指标。但是，如果你没有做到将所有事情纳入你的管理系统、置于你的控制之下，即使你一天24小时都在忙忙碌碌地处理各种突发事件，也不能可达到理想的工作效率。为了让自己在面对突发事件时，知道该如何处理（是丢在工作篮中，还是打断手头的工作立刻处理），需要你对自己的工作和生活有着全面深入的认识。达到这一境界的唯一途径就是，在多个层次上，对生活和工作进行正确的评估。
博文
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